Na kaj morate biti pozorni pri menjavi programske opreme?

A spremembe se dogajajo, če nam je to všeč ali ne. Kar je odvisno od nas, je naša mentaliteta in ustrezen pristop, odprtost do novih načinov dela.

Mimogrede: na to temo smo pripravili tudi kratek webinar – če vam video oblika ustreza bolj kot branje članka, si posnetek lahko pogledate spodaj. V nasprotnem primeru pa nadaljujte z branjem …

Strah pred spremembo oz. zakaj bi sploh menjavali programsko opremo?

Steven Pressfield v svoji uspešnici Umetnost vojne (angl. War of Art) pravi, da je strah dobra stvar – pove nam, kaj moramo storiti. Bolj kot se nečesa bojimo, bolj smo lahko prepričani, da je to tisto, česar se moramo lotiti.

Strah izhaja iz nepoznavanja in nerazumevanja stvari, ki je pred nami. Iz ranljivosti koraka izven cone udobja. Iz tesnobe ob misli na izgubo.

Najboljši protistrup za strah so informacije. Z dobrim poznavanjem izziva, ustrezno pripravo in sistematičnim pristopom lahko omilimo ali odpravimo še tako veliko bojazen.

Vse to velja tudi pri posodabljanju ali menjavi programske opreme v podjetju. Najprej pa – kakšni bi sploh lahko bili razlogi, da bi razmišljali o menjavi?

Vsebina

Včasih orodje pač ni (več) dovolj dobro.

Do odstopanja med potrebami in dejanskim stanjem lahko pride iz več razlogov. Vplivi so lahko zunanji, ali pa interne narave.

Zunanji vplivi:

• spremembe v zakonodaji, ki se ne odražajo v načinu delovanja programa (ki tako postane zastarel in neustrezen),
• razmere v panogi in širše na trgu, vpliv globalizacije in konkurence (kar lahko vpliva na delovne procese – in preseže funkcionalni doseg programa),
• pritiski različnih interesnih skupin (npr. dobaviteljev, zaposlenih, kupcev),
• višja sila oz. globalne naravne razmere (spomin je še svež – rešitve v oblaku so svoje prednosti pokazale v času epidemije koronavirusa).

Notranji vplivi:

• kadrovske spremembe (mlajše generacije imajo bistveno manj potrpljenja s počasnimi programi in nerodnimi uporabniškimi izkušnjami),
• spremembe lastništva ali vodstva (novo vodstvo pogosto želi pečat pustiti tudi z menjavo opreme),
• nova dejavnost ali proizvodni program (npr. če ponudbi storitev dodate še izdelek, to lahko pomeni potrebo po vodenju zalog, upravljanju proizvodnje, ipd.),
• zastarelost programske opreme (rešitev sčasoma preprosto postane prepočasna in preveč neprilagojena, s tem pa ovira učinkovitost dela; pride lahko do tehnološke neskladnosti, če npr. posodobite strojno opremo, na kateri obstoječi program ne deluje več).

Tehnologija

Malo stvari se tako hitro in tako konstantno spreminja, kot tehnologija. Digitalizacija se je začela z osebnimi računalniki in internetu, danes govorimo o umetni inteligenci.

Glavna prednost, ki jo vse to prinaša v poslovanje, je (z)možnost elektronskega poslovanja. Če je torej tehnologija od nakupa (oz. zadnje posodobitve) vaše programske opreme napredovala do te mere, da zaradi tega trpi učinkovitost vašega dela, potem je tudi tehnološki napredek dober razlog za menjavo obstoječega programa.

Prepričani ste lahko, da konkurenca pri sprejemanju nove tehnologije ne počiva.

Kemija

Posel smo ljudje. In osebni odnosi, ki jih imate s svojimi poslovnimi partnerji, so pomembni.

Tako kot tehnologija, se spreminjajo tudi podjetja. Dobavitelj, s katerim ste sodelovanje začeli pred 5 leti, morda danes ni več enak. Ljudje menjajo službe, podjetja prevzemajo druga podjetja, ali pa druga podjetja prevzamejo njih.

In sčasoma se lahko zgodi, da nimate več enakih vrednot. Kompatibilnost se zmanjša, sodelovanje postane manj prijetno. In tudi to je povsem ustrezen razlog, da poiščete boljšo alternativo.

Kako pravilno načrtovati posege v programsko opremo podjetja?

Pomen vodstva

Čeprav bi lahko pomislili, da je programska oprema izključno tehnična domena, ki se rešuje na uporabniškem nivoju, pa ne smemo spregledati pomembnosti, ki jo ima za uspešnosti projekta vodstvo podjetja.

Če vodstvo ni vključeno, projekt menjave ne bo uspešen.

“Vključenost” v prvi vrsti pomeni zavedanje potrebe po spremembi. Če se vodja tega ne zaveda, se projekt pogosto vleče predolgo, ali pa celo prekine.

Izpolnjeni pa morajo biti tudi naslednji pogoji:

• dovolj visoka prioriteta projekta: če ima vse drugo višjo prioriteto, potem spremembe ne boste uspešno uvedli,
• ustrezna klima za uvedbo sprememb: vodstvo mora poskrbeti, da je ekipa pripravljena na sprejetje drugačnega načina dela (to najlažje dosežejo z vključevanjem, transparentnostjo in ustreznim izobraževanjem),
• izbira projektne ekipe: projekt menjave programske opreme mora prevzeti kompetentna ekipa, ki ima ustrezne lastnosti (in izkušnje) – ni zadosten pogoj zgolj to, da imajo čas,
• vključenost in spremljanje poteka projekta: projektna ekipa mora obveščati vodstvo o stanju projekta, morebitnih izzivih in doseganju zadanih ciljev ter časovnice.

Časovni in kadrovski vidik načrtovanja

Pri programski opremi za vodenje poslovanja (ERP) se uporabniki bolj kot na drugih področjih ujamejo v prepričanje, da je menjavo potrebno narediti z novim letom. Do 31. 12. torej uporabljate star program, s 1. 1. pa preidete na novega.

A za to ni potrebe. Program lahko menjate kadarkoli.

Pomembnejše je vprašanje glede faze razvoja podjetja – raste in se širi, stagnira? Kakšne bodo vaše zahteve v prihodnosti? So relevantne še kakšne druge specifične potrebe? Ali v kratkem načrtujete vstop na nove trge? Širite svojo ponudbo z novimi izdelki ali storitvami? Se obeta združitev z drugim podjetjem?

In pa: ali lahko zagotovite ustrezne kadre za uvedbo spremembe? Kdo bo v projekt vključen na vaši strani? Ali jim lahko zagotovite dovolj časa za delo na projektu? Kako boste to dosegli?

Finančni vidik načrtovanja

Pri ocenjevanju različnih alternativ se lahko hitro ujamemo v primerjavo “jabolk in hrušk”. Zaslepijo nas različni poslovni modeli, še dodatno zmedejo kompleksni ceniki.

Ko najdemo programsko rešitev, ki funkcionalno ustreza našim zahtevam, moramo za učinkovito medsebojno primerjavo upoštevati stroške, ki vključujejo:

• poslovni model (ali gre za nakup licence ali mesečni najem),
• stroške vklopa oz. inštalacije,
• šolanje,
• urno postavko ponudnika za dodatne prilagoditve,
• (ne)vključenost nadgradenj in zakonskih posodobitev,
• lastne stroške za implementacijo (npr. nakup nove strojne opreme in čas, ki ga bo morala vložiti vaša ekipa).

Zamenjava programske opreme in mejniki, na katere moramo biti pozorni

V podjetjih ogromno časa porabimo za zbiranje in obdelavo podatkov – in ravno zato je tako pomembno, da orodja, ki jih pri tem uporabljamo, niso ovira, ampak pomagajo pri učinkovitem delu in prihranku časa.

Prvi korak pri zamenjavi programske opreme je specifikacija potreb in zahtev. Ta se najpogosteje začne s (p)opisom delovnih procesov, ki vključuje:

• posnetek trenutnega stanja,
• analiza podatkovnih tokov (kje se podatki pridobijo, kaj se z njimi naredi in kam gredo),
• opis dejavnosti v kronološkem vrstnem redu za vse ključne procese.

Na ta način boste s ponudnikom govorili isti jezik, posledično pa lažje uskladili zahteve in pričakovanja.

Za sprejetje končne odločitve, za katero vam kasneje ne bo žal, je najbolje, da definirate seznam kriterijev in se za vsakega odločite, kako pomemben vam je. Nekaj stvari, ki jih ne smete spregledati:

• funkcionalnosti programa,
• odzivni čas podpore uporabnikom,
• velikost podjetja (večje ni vedno boljše),
• reference,
• cena,
• izkušnje v vaši panogi,
• enostavnost uporabe,
• varnost podatkov,
• integracije z ostalimi sistemi, ki jih uporabljate.

Pa tudi kako poteka vodenje projekta implementacije, kako dobra je komunikacija in kakšno izobraževanje uporabnikov je na voljo.

Kako se zamenjave programske opreme z našimi novimi naročniki lotevamo pri AccountingBox?

Sistematičen pristop k menjavi in uvedbi je vedno dobra ideja, še posebej pa se kot taka izkaže v primeru projektov s časovnico, ki je daljša od 1 meseca.

Pri tovrstnih projektih pri AccountingBox najpogosteje oblikujemo projektno skupino, ki šteje 2-5 strokovnjakov (1 projektni vodja in ostali člani glede na področje njihovega dela). Odgovorno osebo oz. vodjo projekta potrebujemo tudi na strani naročnika, saj je tako pretok informacij in usklajevanje bistveno lažje.

Pri projektu se postavi mejnike oz. roke za posamezne faze, ki jih vestno spremljamo. Hitrost in kvaliteto implementacije ter odlično podporo zagotavlja že poslovni model najema rešitev – zaračunavanje se namreč začne šele, ko je projekt zaključen in podpisan primopredajni zapisnik.

Po pripravi delovnega okolja, uporabniških računov in začetnih nastavitev (ter morebitnih povezav z obstoječimi podpornimi sistemi naročnika), najpogosteje sledi prepis podatkov. Kot rečeno, menjava in prepis podatkov nista vezana na določeno obdobje v letu.

Prepišejo se finančno-računovodski podatki (šifranti, partnerji, kontni načrt, otvoritveno stanje), podatki o plačah in kadrih (zaposleni s podrejenimi podatki) in pa določeni drugi podatki, če za to obstaja potreba, npr. v primeru blagovno-skladiščnega poslovanja (artikli, ceniki, partnerji, stanje zalog, ipd.).

Sledi organizacija šolanja uporabnikov. Pri AccountingBox se trudimo, da večino navodil za uporabo pripravimo v obliki kratkih in razumljivih video in pisnih navodil. Če se izkaže potreba ali želja, pa pripravimo tudi prilagojeno šolanje za naročnika, kjer uporabniki iz prve roke spoznajo delovanje programske rešitve na podatkih, ki so jim domači.

Strah ima (pre)velike oči

Vidimo torej, da menjava programske opreme ni noben bav-bav. Za spremembe se pogosto uporabi izraz “ugrizniti v kislo jabolko”. Pri tem pa ne upoštevamo, da so jabolka zdrava 😉

Če imate z obstoječo rešitvijo nenehno težave, če vsaka prilagoditev in pomoč pomeni dodaten strošek in/ali če ima zastarelost oz. neprijaznost programa negativen učinek na vašo produktivnost, rešitev pač zamenjajte.

Mi bomo poskrbeli, da bo proces neboleč, enostaven in da bo ostalo le še vprašanje: “Zakaj se tega nismo lotili že prej?”