12 nasvetov za uspešno vodenje projektov: ključna orodja in tehnike

Čeprav se morda zdi, da je s podpisom pogodbe delo opravljeno, pa je resnica daleč od tega. Šele takrat pride na vrsto ključen del – trenutek, ko morate upravičiti zaupanje kupca in dokazati svojo dodano vrednost.

Zato ni pošteno, da temu ne bi namenili dovolj pozornosti oz. da ne bi imeli podrobno definiranega procesa, ki bi vam zagotavljal uspeh in doseganje (preseganje!) pričakovanj.

Od prodaje do začetka dela na projektu

Prvi korak je predaja projekta v izvajanje. Začne se z izmenjavo informacij – v tem primeru med prodajnikom, ki je posel sklenil (spoznal procese, zahteve in dogovoril pogoje s kupcem) in ekipo, ki bo izvedla implementacijo. V ta namen se skliče sestanek s člani ekipe, ki bodo v projekt vključeni.

Na sestanku (ali pa že pred njim) določimo vodjo projekta – glede na izkušnje, zahtevnost projekta, časovne okvire, ipd. Pri tem vodja ni nujno tisti, ki bo dejansko opravljal operativno delo, ampak tisti, ki skrbi in je odgovoren, da gre vse po načrtu.

Projektno ekipo oblikujemo glede na specifične potrebe projekta. Lahko vključimo strokovnjake za ožja področja (npr. povezavo s spletno trgovino, vodenje skladišč, ipd.), ali pa programerje za morebitne nadgradnje oz. prilagoditve rešitve zahtevam naročnika.

Na uvodnem sestanku skupaj pregledamo pogodbo, na podlagi tega pa določimo vloge posameznikov, razdelimo konkretne naloge in dogovorimo roke. Definiramo tudi uspeh – kaj želimo doseči, kako bo projekt izgledal, ko bo zaključen? S kakšnim razpletom bomo zares zadovoljni?

Vodenje projekta

Ob velikem številu naročnikov, projektov in vključenih oseb, je potrebno zagotoviti pregled in plan dela – to pa pomeni, da se stvari pridno zapisuje. Tako za lastno organizacijo in doslednost, kot tudi za primer odsotnosti katere od oseb – tako bodo vsi ostali vedeli kakšno je stanje, kaj je naslednji korak ter kdaj pride na vrsto.

Pri nas za pregled in vodenje projektov uporabljamo Intrix CRM. Tako na enem mestu združimo prodajni proces, vodenje projektov ter tehnično podporo.

Kaj mora omogočati orodje za vodenje projektov?

Pri sistemu za vodenje projektov je bistveno, da v njem lahko definirate:

• naziv in kratek opis projekta,
• naročnika oz. stranko,
• vodjo projekta (torej osebe, ki mora na vsaki točki vedeti kaj se dogaja, kakšno je stanje in naslednji korak, časovnica, ipd.),
• datum začetka (in konca) projekta,
• status (npr. v pripravi, v teku, zaključen),
• naloge in njihove izvajalce ter roke za izvedbo.

Opcijsko pa še opredelitev projektne skupine, artikel oz. področje, tip projekta, porabljen čas (in material), povezanost oz. medsebojno odvisnost posameznih nalog, ter izračun ROI.

Kako zagotoviti uspešnost projekta?

Prvi pogoj je postavitev realnih ciljev, drugi pa dosledno opravljanje dela.

Pri doslednosti je dobrodošlo, če orodje za vodenje projektov omogoča nastavitev opomnikov, ki so vezani na izvedbo oz. roke posameznih nalog. To se izkaže kot izredno koristno v primeru pomembnejših opravil in nalog, ki so časovno občutljive (npr. naročnik je na razpolago samo ob določenem času).

Koledarski pogled pa omogoča pregled celotnega projekta, zasedenosti projektne ekipe in drugih opravil, ki jih čakajo.

Pomembnost rednih tedenskih poročil

Pri zagotavljanju uspešno zaključenih projektov so ključna (in obvezna) tudi tedenska poročila o stanju.

Gre za kratek vprašalnik, ki ga vodja projekta izpolni vsak konec tedna – po potrebi spremeni status projekta, oceni stanje zaključenosti (v %) ter z “da” ali “ne” odgovori na:

• “Ali je potrebna sprememba roka?”
• “Ali je napredek v skladu s pričakovanji?”
• “Ali je stranka obveščena s stanjem projekta?”

Pri tem je upoštevanih nekaj pravil, npr. če je potrebna sprememba roka, potem ni mogoče navesti, da gre projekt po pričakovanjih – obenem pa mora vodja projekta navesti tudi razlog za zaostanek (ki je lahko v projektni ekipi, razvoju, ali na strani naročnika).

O izpolnjenem poročilu je obveščen direktor projektov (ki tako dobi hiter vpogled v stanje) ter po potrebi tudi drugi zaposleni in/ali člani projektne ekipe.

Katere KPI spremljati?

Pri nadzoru projektov nam pomaga tudi sledenje določenim ključnim kazalnikom uspeha (angl. KPI). Več o tej temi smo zapisali v prispevek Kako izboljšati pregled nad poslovanjem?

Z definiranimi KPI lahko namreč hitreje zaznamo odstopanja od standardov in lažje preprečimo morebiten neuspeh. Tudi opredelitev ključnih mejnikov projekta pomaga pri zagotavljanju, da gre vse po načrtu.

Pri vodenju projektov priporočamo naslednje kazalnike:

Dejanski stroški izvedenega dela: koliko denarja smo do te točke vložili v projekt

Profitabilnost = zaračunan znesek – stroški

Cost Performance Index (CPI) = proračun za projekt / dejanski stroški

• manjše od 1: stroški projekta so višji od pričakovanih
• nič: projekt gre po planu
• večje od 1: projekt presega pričakovanja

Planirana vrednost = delež nedokončanih nalog * projektni budget

ROI = prihodek / stroški (lahko spremljate na nivoju projekta, nalog, vodij projektov)

Cost Variance = zaračunan znesek – dejanski stroški

• manjše od 0: projekt je dražji od pričakovanj, presega budget
• nič: projekt je znotraj budgeta
• večje od 0: dejanski stroški so nižji od pričakovanih

Delež projektov z zamujenimi nalogami: kakšen % projektov ima pretečene roke

Delež zaključenih nalog: podatek je še bolj natančen, če upoštevate trajanja posameznih nalog (tako izničite dejstvo, da naloge trajajo različno dolgo, kar lahko vpliva na %)

Procent pravočasno zaključenih projektov = pravočasno zaključeni projekti / projekti z zamudo (KPI lahko spremljate na nivoju podjetja, produkta in/ali vodje projekta)

Planiran in porabljen čas (se lahko spremlja pri nalogi ali pri celotnemu projektu) = planiran čas – dejansko porabljen čas

Zadovoljstvo strank (NPS): odgovor stranke na vprašanje “Z oceno 1-10, kako verjetno bi vas priporočili svojemu prijatelju?”

Schedule Perforamance Index (SPI) = zaslužena vrednost / planirana vrednost
Schedule variance (SV) = zaslužena vrednost – planirana vrednost

Zaslužena vrednost je znesek, ki smo ga dobili z dosedaj opravljenim delom. Planirana vrednost je znesek, ki ga bomo zaslužili v izbranem časovnem obdobju

SPI pove v kakšnem procentu projekt odstopa od zadane časovnice.

SV pove, ali je projekt skrenil s časovnice ali ne.

• manjše od 0: projekt zamuja
• enako 0: projekt gre po planu
• večje od 0: projekt presega

Dobre prakse vodenja projektov

• Kot smo že omenili – tudi če vodja projekta ne izvaja vsakega opravila, mora poznati stanje in proaktivno slediti in spodbujati ekipo, da kvalitetno in pravočasno opravi svoje delo.
• Ključna je komunikacija! Potrebno si je ažurno in vestno izmenjavati informacije, pri tem pa biti tudi časovno učinkovit (torej uporabljati komunikacijske kanale, ki so v dani situaciji najbolj smiselni).
• Bodite transparentni: čim več informacij naj bo na voljo tistemu, ki jih potrebuje oz. išče – vključno z naročnikom. Pravico imajo vedeti kaj se dogaja z njihovo investicijo ter biti seznanjeni s kakršnimikoli nepričakovanimi situacijami ali spremembami.
• Postavljajte realistične cilje: morda slepi optimizem lepo izgleda v koledarju, v praksi pa bo za vse vključene strani bolje, če so dogovori izvedljivi in roki dosegljivi.
• Pričakujte, da ne bo šlo vse po planu: situacija se lahko spremeni pri naročniku, lahko zagodijo odsotnosti,… ali pa pride do globalne epidemije. Če roke postavljate ob predpostavki, da povsem nič ne bo šlo narobe, se projektu ne piše dobro.
• Držite se načrta in dogovora: tekom projekta lahko odkrijete področja, ki so prav tako zrela za spremembe in kjer bi stranki lahko pomagali. V želji ugajanja naročniku (ali pa, ker vas zaslepi nekaj dodatnih evrov), se hitro doda kakšen popravek, dopolnitev, izpolnitev “male” želje. Projekt pa tako postane obsežnejši, dražji in daljši.
• Analizirajte projekt po zaključku: pregled ključnih mejnikov projekta (angl. After-Action Review, AAR) lahko odkrije pomembne nauke, ki poskrbijo, da se iz projekta vsi nekaj naučite (ne zgolj vodja projekta ali projektna skupina). Pri nas AAR sestavljajo naslednja vprašanja:
  • Kaj ocenjuješ, da je šlo na projektu po načrtu in bi ohranili kot dobro prakso tudi za naprej?
  • Katera stvar na projektu je povzročila največ težav?
  • Kaj bi bilo po tvojem mnenju potrebno narediti drugače, da bi se izognil tem težavam?
  • Ali imaš kakšne dodatne predloge kako bi lahko naslednji projekt zapeljali še bolje?
  • O katerih stvareh bi se bilo po tvojem mnenju smiselno pogovoriti in jih razmisliti?
• Definirajte postopek v primeru odstopanj od načrta: kdo bo ukrepal, če pride do zamud? Kakšna pooblastila ima vodja projekta? V kakšnih primerih se obvesti direktorja podjetja in v kakšnih primerih se obvesti naročnika?
• Proces dobro dokumentirajte: ne zgolj za primer, če bi projekt moral prevzeti drug vodja, ampak tudi zavoljo dokazil naročniku – kaj, s kom in kdaj je bila določena stvar dogovorjena, kaj in kdaj je bilo neko opravilo končano, ipd.

Zaključek projekta

Projekt je sicer stvar, ki ima začetni in tudi končni datum, a ne mislite, da je s tem vsega konec … to je šele temelj za grajenje odnosa z vašo novo stranko.

Stranki določite skrbnika (angl. Key Account Manager, KAM), ki mora biti proaktiven – torej ne zgolj čakati na teževe, ampak v vsakem trenutku iskati priložnosti za pomoč stranki.

Eden od projektov, ki se jih lahko lotite (in testirate svoje veščine vodenja projektov) je uvedba brezpapirnega poslovanja. Nekaj namigov za to smo zbrali tudi v brezplačnem vodiču 7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju.

Lahko pa se dogovorimo za sodelovanje, da naš pristop k projektom izkusite tudi iz prve roke 😉