Med seboj sta izredno prepletena. Tehnologija in digitalizacija vplivata na želje strank (po hitrosti informacij, mobilnosti, enostavnosti) … želje strank pa zahtevajo vse novejšo in inovativnejšo uporabo tehnologije.
Del računovodstva bo kmalu avtomatiziran. Umetna inteligenca še ne bo prevzela delovnih mest, bo pa vplivala na način dela in delovne naloge – in potrebna bo prilagoditev.
To za računovodje hkrati predstavlja izziv in priložnost.
Čas je najpomembnejše sredstvo
Računovodsko delo je od nekdaj zaznamovala obilica ročnega dela. Od knjigovodenja in vnosa podatkov, do priprave najrazličnejših poročil.
Vse to zahteva čas. In tu se kažejo prednosti in nevarnosti tehnologije za računovodske servise. Priložnost: ponavljajoča dela je mogoče avtomatizirati in si tako prihraniti čas. Nevarnost: če procesov ne avtomatiziramo, to pa naredi konkurenca, bomo v primerjavi z njimi v slabšem položaju.
Do kakšne mere se torej sploh lahko odločimo glede (ne)uporabe tehnologije?
Upiranje spremembam
Ljudje smo od nekdaj iskali načine, da bi bili pri delu učinkovitejši.
Tehnološki napredek torej že po definiciji spreminja naše delo. S tem posega v tisto, kar nam je poznano in nas silijo izven cone udobja. Zato tehnologija včasih lahko izgleda kot sovražnik, dejansko pa je povsem neopredeljena in nevtralna.
Morda imamo občutek, da nam ponuja izbiro – sprejetje ali zavrnitev sprememb, ki jih prinaša. A v resnici veliko izbire nimamo. Smer razvoja je jasna in če se borimo proti toku sprememb, bomo hitro ugotovili, da se te bitke ne da dobiti. Kot Sizif, ki neuspešno vali skalo proti vrhu hriba …
Dobro je poznan primer podjetja Kodak – kljub temu, da so odigrali pomembno vlogo v razvoju digitalne fotografije (in da je bil trend tudi njim poznan), so se bolj osredotočali na zaščito svoje dominance na področju filma za analogne aparate … in se konkretno opekli. Danes podjetje posluje z manj kot 10 % nekdanjih prihodkov.
Če se torej nameravate obraniti tehnološkega napredka in sprememb, morate sprejeti podrejeno vlogo na trgu oz. si najti ustrezno tržno nišo. Teoretično lahko najdete podjetja, ki želijo računovodstvo, ki še vedno knjiži na roke v fizično glavno knjigo … a je druga skrajnost veliko bolje zastopana (tj. podjetja, ki od računovodstva pričakujejo najmodernejše storitve).
Če torej spremembe sprejmete in tehnologijo uporabite v svojo korist, imate na voljo neskončno priložnost za učinkovitejše delo.
Kaj obljublja avtomatizacija?
Avtomatizacija prinaša nov način razmišljanja o tem, kaj računovodski servis lahko ponudi svojim strankam. Ta spekter se skozi leta vse bolj širi. Od enostavnega knjigovodstva smo prišli vse do davčnega svetovanja in strateškega načrtovanja. In s tem se spreminja tudi vloga in vrednost računovodje v očeh podjetnika – iz zapisovalca preteklih dogodkov postaja svetovalec.
Na področju računovodskih programov tehnologija vpliva na dve pomembni področji. Na eni strani omogoča izboljšave vašega načina dela, na drugi pa lahko izboljšuje in širi vašo ponudbo (npr. pri analizi večje količine podatkov in pripravi relevantnih poročil, ki so pisana na kožo vašim strankam).
Obljuba avtomatizacije je vsekakor mamljiva:
- Večja učinkovitost in prihranek časa: določene aktivnosti, ki vam sicer vzamejo veliko časa, lahko prepustite tehnologiji – npr. pretipkavanje računov v računovodski program, opominjanje strank na dostavo dokumentov, ipd. Vprašajte se: “Ali ta aktivnost zahteva čas ali znanje?” – če zahteva čas (ne pa veliko znanja), je odličen kandidat za avtomatizacijo.
- Osredotočenje na aktivnosti z večjo dodano vrednostjo: prihranek časa na drugi strani pomeni več kapacitet za tista opravila, ki jih stranke bolj opazijo in cenijo – omogoča vam torej premik od vnašanja do analize podatkov.
Kakšno vlogo želite nameniti tehnologiji? Bo vaš nasprotnik, pomočnik ali pobudnik?
Priložnosti, ki jih prinaša avtomatizacija
“Tehnologijo” torej lahko razumemo kot “povečano učinkovitost” in/ali “nove zmožnosti”.
Kaj s časom, ki vam ga bo prihranila avtomatizacija?
- strankam lahko ponudite storitve, za katere do sedaj niste imeli časa,
- sprejmete tudi tiste stranke, ki ste jih v preteklosti zaradi obilice dela morali zavračati,
- posvetite se trženju in promociji računovodskega servisa,
- čas namenite izobraževanju in pridobivanju novih znanj (kar vam bo omogočilo tudi specializacijo),
- ali pa svoj delavnik zaključite nekoliko prej 😉
Avtomatizacija torej omogoča svobodo pri načinu dela in ponuja večjo fleksibilnost.
Računovodski servis, pripravljen na prihodnost
Rim ni bil zgrajen v enem dnevu in utopično je pričakovati, da bi lahko čez noč povsem modernizirali svoj računovodski servis.
Razmislite o svojem delu in področju, ki vam povzroča največ preglavic oz. porabi največ časa. Lahko določen del avtomatizirate? Izkušnje kažejo, da se kot najprimernejši prvi korak pogosto izkaže uvedba samodejne prepoznave podatkov iz računov (torej avtomatizacija prepisovanja podatkov v računovodski program) in samodejno obveščanje strank o dostavi dokumentacije.
Avtomatizacija vam je lahko v veliko pomoč tudi pri pripravi najrazličnejših poročil. Računovodski servisi s svojimi strankami pogosto največ komunicirate v času priprave bilanc in letih poročil … pomislite: kaj, če bi tem strankam nekatere storitve ponudili tekom celotnega leta? Marsikatero podjetje bo hvaležno za ažurno in jasno sliko o financah, prihodkih in odhodkih, denarnem toku, obveznostih, ipd.
Poleg tega pa lahko svojo ponudbo razširite z novimi storitvami, kot je vodenje kadrovske službe, izterjava neplačanih računov, ipd.
Predvsem je pomembno, da vedno ostanete odprti za ideje in inovacije. Govorite s strankami, preizkušajte različne pristope, izobražujte se, spremljajte in testirajte nove tehnologije.
Več kot ponudite strankam, večjo vrednost boste imeli za njih in manj verjetno vas bodo poskušali nadomestiti, ko bo na vrata potrkala (cenejša) konkurenca.
Računovodstvo prihodnosti
Glede avtomatizacije v računovodstvu vprašanje ni več “ali?” (da) ali “kdaj?” (zdaj). Ostaja le še “kako?” oz. “do kakšne mere?”.
Zavedanje in sprejemanje te realnosti je ključno za ohranjanje konkurenčnosti na trgu, kjer sta učinkovitost in inovativnosti bistvena za izpolnjevanje potreb strank. Transformacija računovodskega dela prinaša tako izzive kot priložnosti, predvsem pa zahteva nov pogled na vlogo računovodje v sodobnem poslovnem svetu.
Pomembno se je zavedati, da avtomatizacija ne ukinja računovodskega dela, niti ne zmanjšuje pomembnosti osebnega stika s strankami.
Preskok ni mogoč čez noč. Najzanesljivejša pot do uspeha je postopno, a vztrajno vpeljevanje avtomatizacije v delovne procese, od zajema podatkov z dokumentov, do kompleksnejših analiz.
Tudi na tem področju je pomembna izbira partnerja, ki vas bo spremljal na tej poti. Ni dovolj, da ima zgolj ustrezne rešitve, ki vam bodo avtomatizacijo omogočale – nuditi vam mora ustrezno podporo pri uporabi, imeti vizijo lastnega razvoja in kemijo, ki vam bo omogočala dolgoročno uspešno sodelovanje.
Na koncu ni pomembno le to, kako hitro sprejemate tehnološke spremembe, temveč kako pametno jih vključujete v svoje poslovanje, da postanete še boljši partner svojim strankam. Če bi pri tem potrebovali pomoč, smo vam z veseljem na voljo.
Kako naj se (uspešno) trži računovodski servis?
Poleg neposrednih, ima razvoj tehnologije tudi posreden vpliv na marsikatero področje. V dokumentu smo povzeli naše razmišljanje glede teh posrednih sprememb – konkretno trženja in pristop, ki bi ga ubrali mi, če bi se kot računovodski servis morali pozicionirati na slovenskem trgu.
