Študije primerov - AccountingBox

Kako so v MK Illumination iz treh sistemov prišli na enega

Anže — Fri, 18 Sep 2026 08:22:28 +0000

Izziv

Vsak projekt MK Illumination je proizvodnja v malem. Ponudbe za večje naročnike obsegajo 300 in več postavk, razdeljenih po lokacijah (pri občinah po ulicah in trgih, v nakupovalnih središčih po hodnikih in osrednjih avlah). Priprava večjega projekta traja tudi do 1 leto, izvedba pa se stisne v nekaj tednov.

Božično-novoletna sezona se začne v začetku oktobra. Nakupovalna središča in hoteli želijo imeti okrasitev nameščeno med 15. novembrom in 1. decembrom, občine med 1. in 10. decembrom. V tem času mora ekipa za vsak projekt vedeti, kdaj bo material iz posamezne proizvodnje na voljo, kdaj prispe v Slovenijo in kdaj ga lahko odpremi naprej. Okrasitev namestijo sami s podizvajalci, zato te informacije potrebujejo tudi ekipe na terenu.

“Največji izziv je bil točno v tem – kdaj bo kateri material na voljo in kdaj lahko začnemo s projektom,” pojasni Damijan Zalokar, Business Development Manager v MK Illumination Slovenija.

Poslovanje so pred tem vodili v 3 ločenih ERP sistemih: posebej za Slovenijo, za poslovno enoto v Srbiji in za Hrvaško.

Razlogi

Dejavnost podjetja je za večino poslovnih programov prezahtevna. Program, ki so ga uporabljali prej, je bil enostaven in je pokrival le osnovne funkcije. “Naša dejavnost je izredno kompleksna in vsem ponudnikom takšnih rešitev smo predstavljali velik izziv,” pove Damijan.

Večina programov tudi ne omogoča sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, zato je vsako okolje zahtevalo svoj sistem. Komercialisti v srbski pisarni tako niso imeli sprotnega vpogleda v blago, s katerim podjetje razpolaga. Napake v dokumentih (na primer pri davčnih osnovah in stopnjah pri izvozu in uvozu) so odkrili šele ob koncu meseca, ko so dokumentacijo predali računovodskemu servisu.

Potrebe

V podjetju so iskali rešitev, ki bi v enem sistemu povezala ponudbe, zaloge, lastno proizvodnjo in nabavo, hkrati pa podpirala poslovanje v več državah. Konkretno so potrebovali:

vodenje več poslovnih subjektov v enem sistemu, z upoštevano lokalno zakonodajo, davčnimi stopnjami in izpisi dokumentov za vsako okolje,
strukturirane ponudbe, v katerih naročnik jasno vidi, kaj naroča za katero lokacijo, in jih lahko hitro prilagodi,
sprotni pregled nad zalogami in prihajajočim blagom ter enostavno naročanje v lastnih proizvodnjah,
dokumente v jeziku poslovnega partnerja,
sprotno povezavo z računovodskim servisom.

Iskali so doma in v tujini. Tuje rešitve ne pokrivajo slovenske zakonodaje, na slovenskem trgu pa so preizkusili skoraj vse, kar je na voljo. Do AccountingBox so prišli po priporočilu svojega računovodskega servisa, ki uporablja AccountingBox. Odločili pa so se šele po temeljitem preizkusu.

Rešitev

Ena platforma za tri davčna okolja. Med slovensko enoto, srbskim okoljem in hrvaško davčno številko preklopijo z enim klikom. Program ima za vsako okolje prednastavljeno lokalno zakonodajo, davčne stopnje in obliko dokumentov. Komercialisti v Srbiji ves čas vidijo, s katerim blagom podjetje razpolaga in kaj lahko ponudijo.

Pregledne ponudbe s 300 in več postavkami. Ponudbo razdelijo po lokacijah, zato naročnik pri vsakem delu projekta vidi tudi elektroniko in material za priklop in namestitev (postavke, na katere sam pogosto ne pomisli). Če se naročnik odloči kakšen del izpustiti, ga ekipa odstrani z 2 do 3 kliki in nadaljuje s popravljeno ponudbo in predračunom.

Od potrjene ponudbe do naročila dobavitelju. Ko ponudba preide v naročilo kupca, program sam predlaga izdelke, ki manjkajo. Ekipa se nato odloči, ali jih naroči v eni od lastnih proizvodnj ali jih sestavi iz zaloge. Damijan to pokaže na primeru okrašenih jelk: vsak naročnik želi drugačno barvo okraskov, program pa takoj pokaže, ali so na zalogi in lahko dekoraterke začnejo z delom. Naročilo gre iz programa neposredno k dobavitelju po nabavnih cenah, brez vmesnega pretvarjanja v PDF, nazaj pa pride le potrditev. Ob prevzemu blaga nastane prevzemnica, izdaje, interne izdaje in dobavnice pa so povezane v sledljivo verigo. “Če pride do kakršnekoli napake, zelo enostavno vidiš, kje se je zgodila,” pove Damijan.

Dokumenti v jeziku partnerja. Jezik nastavijo pri posameznem partnerju. Ekipa dela v slovenskem vmesniku, dokumenti pa se izpišejo v jeziku, ki ga potrebuje naročnik ali dobavitelj – slovensko, hrvaško ali srbsko, naročila dobaviteljem v nemščini, francoščini ali angleščini.

Sprotna povezava z računovodstvom. Računovodski servis vidi izdane račune takoj. “Že naslednji dan lahko dobimo informacijo, da je nekaj narobe zavedeno, in zadevo popravimo. Pri drugih sistemih za napako izveš šele na koncu meseca, ko predaš vso papirologijo,” razloži Damijan. Servis tudi prilive knjiži sproti, zato ima vodstvo v vsakem trenutku pregled nad celotnim poslovanjem.

Rezultat

	Prej	Zdaj
Poslovni sistemi	3 ločeni ERP sistemi	1 platforma, preklop z enim klikom
Odkrivanje napak v dokumentih	ob koncu meseca	naslednji dan
Podatki o blagu za komercialiste	čakanje 1 do 2 tedna na nabavo	takoj, v programu
Naročanje pri dobaviteljih	Izvoz zaloge v Excel, izvoz projektov v Excel in križna pirmerjava znotraj Excela, nato prenos potrebnega blaga v Excel, pretvorba v PDF in pošiljanje po e-pošti	Neposredno iz programa, po nabavnih cenah z enim klikom na več dobaviteljev hkrati
Prilagoditev ponudbe	Vnos celotne ponudbe od začetka s prilagoditvami	2 do 3 kliki

Komercialisti zdaj sami vidijo, katerega blaga za projekt manjka, in lahko nabavo pospešijo. “Ne rabijo čakati teden ali dva, da se nabavni sektor odloči te podatke posredovati dalje,” pravi Damijan.

Na sezono prodajo približno 22.000 različnih izdelkov od različnih evropskih in slovenskih proizvodenj in dobaviteljev. V podjetju sta za točnost skrbeli dve osebi, ki sta to urejali v Excelu. Glede na kratek rok in pri tako velikem številu izdelkov, je vedno prihajalo do napak in nepotrebnih stroškov, ki so lahko znašali tudi do 20.000 EUR, brez upoštevanja stroška dela. Sedaj je to urejeno s tremi kliki in brez napak.

Zakaj AccountingBox

MK Illumination je pred odločitvijo preizkusil skoraj vse rešitve na slovenskem trgu. Po Damijanovih besedah je težko najti relevantne podatke o tem, kateri program je primeren, saj vsak ponudnik predstavlja svojo logiko in način razmišljanja. AccountingBox je izstopal po enostavnosti in preglednosti: ekipi omogoča, da ostane osredotočena na delo, informacije pa ima pri roki takrat, ko jih potrebuje.

Ključna je bila tudi možnost sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, ki je v drugih programih, ki so jih preizkusili, niso našli. Uporabo Damijan opiše kot intuitivno – kdor se nekoliko spozna na Excel, se v programu hitro znajde.

“Za program smo se odločili, ker je omogočil stvari, ki smo jih iskali. V tem trenutku dodatnih funkcij skoraj ne potrebujemo.”

Sodelovanje z ekipo

Kaj, če uvedba pade na začetek sezone?

Točno to se je zgodilo. Končna uvedba je potekala septembra, tik pred začetkom najbolj intenzivnega obdobja v letu. “V implementacijo smo šli ob najbolj neugodnem možnem času. Zadevo je težko opisati, treba jo je doživeti,” pove Damijan.

Del funkcij je ekipa PRONET razvila posebej za potrebe MK Illumination, pomanjkljivosti pa je odpravljala sproti. “Kljub nervozi z naše strani je bila ekipa izredno fleksibilna, izredno hitra in zelo profesionalna. Uvedba je kljub stresu potekala korektno in program deluje odlično.“

S programom smo izredno zadovoljni in ga ne bi menjali. Fokus ostaja na projektih, podatke, ki jih potrebuješ, pa vidiš v trenutku.

Damijan Zalokar, Business Development Manager

The post Kako so v MK Illumination iz treh sistemov prišli na enega appeared first on AccountingBox.

Kako so v Zdravstvenem domu Novo mesto optimizirali proces nabave

Anže — Mon, 11 May 2026 07:14:43 +0000

Izziv

Zdravstveni dom Novo mesto je javni zavod z razvejano mrežo ambulant, ki vsakodnevno potrebujejo širok nabor blaga in materiala – od medicinskih pripomočkov do pisarniške opreme. Celoten nabavni proces, od izraženih potreb ambulant do naročil dobaviteljem, pogodb in naročilnic, pa je slonel na zgolj dveh zaposlenih v nabavni službi.

Proces je bil močno odvisen od ročnega vnosa podatkov, stalnega usklajevanja med ambulantami in nabavo ter zamudnega preverjanja napak.

Z naraščajočim obsegom dela in zahtevami javnega naročanja je postalo jasno, da tak način dela ni več vzdržen.

Razlogi

Nabavni proces v javnem zdravstvenem zavodu je po naravi kompleksen. Vključuje večje število naročnikov (ambulant), stroge omejitve javnega naročanja, minimalne količine, pogodbe z dobavitelji in obvezno poročanje.

Obstoječi način dela je bil zamuden, nepregleden in je dopuščal preveč možnosti za napake. Nabavna služba je bila preobremenjena, proces odobritev nepregleden, morebitni popravki pa odvisni od drugih oddelkov.

Kot opisuje Bojana, nabavna referentka: “Proces nabave je zelo obširen in kdor ni delal v nabavi, težko ve, kako je sestavljen. Dve osebi skrbiva za nabavo vsega potrebnega za celoten zavod – in brez ustreznih orodij si hitro preobremenjen.”

Potrebe

V zavodu so iskali celovito rešitev, ki bi odpravila ključna ozka grla na dveh ravneh:

Na ravni ambulant: omogočiti samostojen in strukturiran vnos potreb z vgrajenimi omejitvami (npr. količine, razpisi) ter vključevala varovalo potrjevanja s strani vodje pred posredovanjem nabavi.
Na ravni nabavne službe: ohraniti popoln pregled nad naročili, hkrati pa zmanjšati ročno delo in omogočiti sprotno odpravljanje napak.

Rešitev

ZD Novo mesto je vpeljal tri medsebojno povezane module AccountingBox-a. Pred tem so uporabljali več rešitev, danes pa imajo celoten proces pokrit v sklopu ene platforme.

eNaročanje ambulant: Ambulante zdaj same vnašajo svoje potrebe neposredno v sistem. Program dovoljuje le naročanje artiklov iz veljavnih razpisov in upošteva nastavljene limite. Vodja oddelka pregleda in potrdi naročilo, šele nato ga prevzame nabavna služba. Po obdelavi sistem avtomatsko kreira naročila dobaviteljem. Nabava ima ves čas vpogled v vnose ambulant in lahko opozori na napake še pred zaključkom naročila. Bojana je povzela: “Nabavna služba ne vnaša več naročil ambulant v sistem, saj je to že narejeno s strani ambulant samih – posledično je proces obdelave hitrejši.”

eNaročilnice: Modul pokriva celoten proces od pogodbe do naročilnice. Ambulante vnesejo predlog izvedbe naročila, vodja ga potrdi, nabava izdela naročilnico. Vsa dokumentacija (pogodbe, priloge, naročilnice) je centralno shranjena, naročilnice pa so povezane s pogodbami in razvrščene glede na tip (letne, obdobne, enkratne). Sistem omogoča tudi enostaven izpis podatkov za tekoča in letna poročila, kar bistveno izboljša preglednost, hitrost iskanja in sledljivost.

Blagovno poslovanje: Omogoča hitrejši prenos podatkov brez ročnega posredovanja nabavne službe. Sistem vsebuje celoten nabor artiklov iz razpisov in je po Bojaninih besedah enostaven za uporabo in prijazen uporabnikom. Številna varovala in kontrole pa preprečujejo morebitne napake.

Rezultat

Danes dve osebi v nabavni službi učinkovito upravljata celoten nabavni proces zavoda – od želja ambulant do naročil dobaviteljem in priprave poročil.

Brez ročnega prepisovanja podatkov, z digitalizacijo procesa in s popolnim pregledom nad dokumentacijo ter realizacijo načrtov so prihranili več kot 50 % časa pri obdelavi naročil.

“Program se je v praksi izkazal kot zanesljiv in enostaven za uporabo. Njegovo delovanje je stabilno, brez večjih težav, kar omogoča nemoten potek dela.

Ena izmed glavnih prednosti je zagotovo prihranek časa, saj so določeni procesi hitrejši in bolj pregledni kot prej. Delo je zaradi tega bolj organizirano, hkrati pa se zmanjša tudi možnost napak.

Na splošno program pozitivno vpliva na učinkovitost dela in predstavlja dobro podporo pri vsakodnevnih nalogah.”

Bojana, nabava

The post Kako so v Zdravstvenem domu Novo mesto optimizirali proces nabave appeared first on AccountingBox.

Kako je Lepa afna optimizirala delovanje spletne trgovine

Anže — Wed, 20 Oct 2021 10:54:17 +0000

Lepa afna d.o.o. je novo nastalo slovensko podjetje, ki se ukvarja z promocijo, kreativo in trgovino. Oblikuje proizvode za mlade in mlade po srcu in jih lansira na trg pod blagovno znamko “lepa afna”. Izdelki so na voljo pri nekaterih trgovcih v Sloveniji in v spletni trgovini lepaafna.si/trgovina

Izziv

Z vzpostavitvijo spletne strani in trgovine se je pričakoval povečan obseg transakcij in brez povezav podpornih sistemov bi to predstavljalo veliko ročnega dela pri obdelavi naročil,
spremenjen poslovni proces je potreboval informacijsko podporo na vseh korakih, od prikaza izdelkov na spletni strani, obdelave naročila in distribucije artiklov, do prenosa podatkov v računovodstvo,
s povečevanjem obsega poslovanja je administrativno delo predstavljalo vse večjo oviro pri opravljanju osrednjega poslanstva podjetja.

Razlogi …

Poslovni ekosistem podjetja je sestavljalo več medsebojno nepovezanih podpornih sistemov, s prenovo spletne strani lepaafna.si pa se je pričakoval povečan obseg poslovanja.

… in potrebe

Zato je bila potrebna povezava spletne trgovine s sistemom za izdajanje računov, ki pa je moral omogočati izmenjavo podatkov z distributerjem paketov. Dodatno bi proces poenostavilo tudi avtomatično prenašanje podatkov v računovodski sistem.

Rešitev

uvedba AccountingBox rešitve z možnostjo izdajanja davčno potrjenih računov,
povezava sistema z obstoječo spletno trgovino na platformi WooCommerce,
integracija AccountingBox s sistemom paketnega distributerja, saj se vsak podatek vpiše samo enkrat (in se iz sistema AccountingBox avtomatično prenese v distributerjev sistem za izpis nalepk za pakete) – to je še pospešilo proces dostave izdelkov do strank,
vzpostavitev elektronskega arhiva dokumentacije in z možnostjo dostopa kjerkoli in kadarkoli,
povezava z računovodstvom omogoča takojšnjo izmenjavo podatkov in manj medsebojne korespondence, kar obem stranem omogoča višjo dodano vrednost.

“Z uvedbo AccountingBox in povezavo z ostalimi podpornimi sistemi se nam je poslovanje bistveno poenostavilo. Kar nam je manjkalo ste uredili.
Zelo sem zadovoljna z sodelovanjem, pomočjo in odzivnostjo svetovalne ekipe. Z lahkoto AccountingBox priporočim naprej.”

Lea Filipovič, direktorica

The post Kako je Lepa afna optimizirala delovanje spletne trgovine appeared first on AccountingBox.

Kako so na računovodskem servisu Cosinus prihranili

Anže — Thu, 30 Sep 2021 10:12:24 +0000

COSINUS d.o.o. je računovodski servis z več kot 20 letno tradicijo. Strankam ponujajo celovite računovodske in knjigovodske storitve, ter davčno svetovanje. Svetujejo tudi pri poslovnih in kadrovskih problemih, ki se vam porajajo. Skrbijo za naročnike najrazličnejših panog od odvetnikov in zdravnikov do malih podjetnikov in večjih družb. Vsem je skupno, da želijo imeti kvalitetne in ažurne informacije, ki so zahvaljujoč poslovanju v oblaku dostopne kadarkoli in hitreje obdelane.

Izzivi

Glavni izziv, s katerim se soočajo pri poslovanju, je zamudna ročna obdelava dokumentov. Obdelava pomeni sortiranje, vlaganje, kontiranje in arhiviranje. Časovni obseg teh rutinskih opravil pomeni, da manj časa ostaja za svetovalne dejavnosti in davčno optimizacijo, ki za stranke lahko pomenijo večjo dodano vrednost in za servis konkurenčnost prednost.

Razlogi

stranke ne pošljejo dokumentacije pravočasno ali pa je ta neurejena,
vsak izdani in prejeti dokument je potrebno prevzeti iz pošte, ga pregledati, po potrebi dodeliti na ustrezno stroškovno mesto, ter ročno vnesti v računalniški sistem ter arhivirati,
rutinska opravila in poročanje stranki o stanju poslovanja (izpisovanje in pošiljanje poročil po želji stranke, npr. mesečne bilance, odprte postavke, stanje za izplačilo potnih nalogov, ipd.),
zamudna in pogosta korespondenca s stranko (e-pošta, telefonski klici, obiski).

Potrebe

Potrebovali so sistem, s katerim bi lahko hitreje obdelali dokumente, z manj ročnega dela in z manjšo možnostjo napak, hkrati pa bil dovolj enostaven, da bi ga lahko uporabljale tudi stranke in tako zmanjšale obseg rutinskih poročanj in količine mesečne korespondence.

Rezultat

64 % prihranek pri mesečnih stroških dela pri obdelavi iste količine dokumentov,
93 % prihranek pri obdelavi izdanih računov in 60 % prihranek pri obdelavi prejetih računov,
odprava ročnega dela pri zajemu podatkov (in brez napak),
vzpostavitev elektronskega arhiva,
približno 50 % zmanjšan obseg opravil v sklopu analize poslovanja in korespondence,
večja ažurnost poslovanja, kot dodana vrednost za stranke.

“AccountingBox-a v COSINUS-u ne uporabljamo zgolj sami – ker je enostaven, ga delimo z našimi strankami. Stranke tako lahko prevzamejo del opravil, ki jih opravijo same. S tem program ponudi pregledovanje določenih evidenc, analiz, in tako naprej, ki pomagajo strankam za boljše odločitve. Tako pospešujemo uspešno sodelovanje med našimi strankami in računovodskimi servisi.”

Borut Lovišček, direktor

The post Kako so na računovodskem servisu Cosinus prihranili appeared first on AccountingBox.

Kako je Kmetijska zadruga Metlika digitalizirala svoje poslovanje

Anže — Thu, 30 Sep 2021 10:02:36 +0000

S svojo zgodovino poslovanja, kvaliteto ponudbe in širino prodaje je KZ Metlika, z.o.o., danes največja zadruga v Sloveniji. Organizirani smo v 4 samostojne enote-programe in skupno upravo:

program GASTRO – oskrba v gostinstvu, ustvari večino prometa v zadrugi
program VINO zajema vinsko klet s polnilnico in podprogram vinogradništvo
program MESNINE zajema klavnico in mesni diskont ter tehnološko mesnico
program TRGOVINA sestavljajo maloprodajne trgovine
uprava in skupne službe

Glavni steber zadruge je oskrba gostinstva, preko katerega poskušamo prodati čim več lastne proizvodnje. V KZ Metlika lahko vedno vsak najde nekaj zase, saj naš bogat asortiment izdelkov zadovolji želje gurmanov, poznavalcev vin, gostincev, trgovcev, podjetnikov, kmetov, vinogradnikov ali vrtičkarjev. Želeni asortiment izdelkov lahko stranke naročijo telefonsko, preko e-pošte, preko spleta ali pa v naših prodajalnah, mesnicah in prodajnih centrih po celi Sloveniji.

Izziv

Cilj nam je širiti asortima pri obstoječih kupcih, pridobivati nove kupce in nove trge, kjer še nismo prisotni in postati vodilni in najsodobnejši trgovec oskrbe gostinstva. To želimo doseči z digitalizacijo poslovanja, spremembo načina dela z našimi kupci, dobavitelji in drugimi deležniki, z namenom zagotovitve trajne konkurenčnosti.

Glavni izziv je bil neučinkovit način dela. Različne procese je opravljalo veliko število ljudi, hkrati pa ti procesi med seboj niso bili povezani. Tako je prihajalo do podvajanja dela in netransparentnosti pri opravljenih opravilih, kar je prispevalo tudi k slabšemu poslovanju podjetja. Poseben izziv je bil tudi del starejše ekipe, ki se je upiral vsem spremembam v smislu digitalizacije in poenostavitve procesov.

Razlogi

Ob iskanju ponudnikov, ki bi nam pomagali pri digitalizaciji in vpeljavi novih rešitev (dokumentni sistem, e-hramba dokumentov, e-naročilnice, …) smo želeli poslovnega partnerja, ki ima za nas primerne programske rešitve, profesionalen kader, dovolj veliko ekipo za zagotavljanje uspešne implementacije in podpore uporabnikom ter bo ob tem še finančno konkurenčen ostalim ponudbam. Prav tako smo se zavedali, da si bomo v bližnji prihodnosti želeli še dodatne digitalizacije in vpeljave novih rešitev, zato nam je bilo pomembno, da ima izbrani partner vizijo za naprej, da nam lahko svetuje in nas usmerja na naši poti digitalizacije z dodatnimi predlogi. Želeli smo, da je prav tako sposoben obstoječe rešitve prilagoditi našim potrebam in, v kolikor se po tem pojavi potreba, za nas razviti nove programske rešitve. Vse to smo našli v podjetju PRONET, Kranj, d.o.o.

Potrebe

V KZ Metlika smo imeli več področij, na katerih smo se želeli digitalizirati:

Vpeljava dokumentnega sistema in e-hrambe
Omogočanje spletnega kreiranja računov za naše dobavitelje, ki še ne poslujejo v e-obliki
Razširitev dokumentnega sistema na nam prilagojen sistem za zajem, shranjevanje in pregled pogodb podjetja
Razvoj specializiranega poštnega nabiralnika, ki je namenjem prejemanju e-dokumentov
E-likvidacija oz. avtomatiziranje likvidacije računov preko dokumentnega sistema
Razvoj vmesnikov in izmenjav podatkov z našim ERPom
Vpeljava e-naročilnic in e-dobavnic in povezava z računi
B2B, B2C, CRM

Rezultat

Rezultat projekta je centralni dokumentni sistem z elektronskim potrjevanjem računov ter sistem za oddajo naročil dobaviteljem (ter povezava s prejetimi računi).

Sedaj naročanje dobaviteljem izvajamo izredno transparentno, saj se naročilo kreira avtomatično in je takoj vidno tudi nadrejenim v procesu. Ob prispetju prejetega računa, se preverijo podatki naročilnice in stroškovnega mesta, tako pa lahko oseba, ki je naročilo oddala enostavno in elektronsko potrdi pravilnost računa glede na naročilo.

Podatki so avtomatsko preneseni tudi v finančno-računovodski del podjetja, kjer jim ni več potrebno iskati povezav med naročili, prejetimi računi, stroškovnimi mesti … Torej je tudi sam postopek knjiženja prejetih računov bistveno hitrejši.

V kombinaciji z dokumentnim sistemom smo posebej dodelali klasifikacijo delovnih mest in s tem dosegli, da vidijo dotični oddelki ali dotične osebe izključno dokumente, ki pripadajo njim (skladno z definiranimi pravicami oz. dostopi).

Sam dokumentni sistem nam omogoča hitro in učinkovito iskanje vseh shranjenih dokumentov, celoten sistem pa je povezan tudi z našo izbran ERP rešitvijo..

“Vsaka uvedba sprememb delovnih procesov je v večjih organizacijah poseben izziv. Zato smo veseli, da smo v PRONET Kranj našli strokovnega in zanesljivega partnerja, v AccountingBox pa sodobno in uporabno rešitev.

Zavedamo se, da je digitalizacija proces, ki nenehno poteka, hkrati pa vemo, da smo z uvedbo dokumentnega sistema, elektronskega potrjevanja računov in elektronskega naročanja na dobri poti.”

Primož Franko, služba za informatiko

The post Kako je Kmetijska zadruga Metlika digitalizirala svoje poslovanje appeared first on AccountingBox.

Kako je javna agencija SPIRIT Slovenija poenostavila delo z dokumenti

Anže — Thu, 30 Sep 2021 09:41:49 +0000

Izziv

Agencija je kot posredni proračunski uporabnik zavezana k upoštevanju predpisov, ki veljajo na področju javno proračunskih uporabnikov. Tako mora nujno upoštevati nekatera pravila/zakonska določila, ki se jih za gospodarstvo ne predvideva. Za primer naj naštejemo: varni elektronski podpisi, elektronsko shranjevanje dokumentov, možnost izpisa elektronsko podpisane dokumentacije, elektronsko likvidaturo, ipd.

Velik izziv pa za agencijo predstavlja uvedba procesa samega, torej varnih elektronskih poti namesto utečenih ročnih postopkov, kar sicer predstavlja bolj organizacijski izziv, katerega pa je z ustrezno tehnologijo mogoče učinkovito obvladati.

Potrebe in rešitev

Vse tri izzive smo predstavili svetovalcem podjetja PRONET, s katerim sodelujemo že vrsto let. Po posnetku stanja in analizi naših poslovnih procesov in obstoječe organiziranosti, smo se dogovorili za postopnost. To pomeni, da smo posamezne segmente Dokumentnega sistema vključevali z časovno dinamiko, s katero smo lahko poleg uvedbe sodobne tehnologije v naš informacijski sistem, uspeli ustrezno spremeniti tudi procese in organizacijsko kulturo. Tako smo do danes veliko delovnih procesov avtomatizirali in uvedli brezpapirno poslovanje. Pri spremembi odnosa do elektronskega poslovanja je zelo veliko prispeval tudi uporabniški vmesnik sistema AccountingBox, ki s primerljivimi, pomeni veliko boljšo uporabniško izkušnjo in zato prijaznejši dostop do podatkov in dokumentov. Spletna tehnologija, ki jo sistem uporablja, pa kvaliteto uporabniške izkušnje samo še dodatno dvigne.

Osnovne komponente uvedbe Dokumentega sistema:

zajem prejetih računov iz UJPNeta in posredovanje dokumentov v finančno računovodski sistem,
elektronsko potrjevanje (likvidatura) prejetih računov,
uvedba ceritificiranega podpisovanja prejetih računov in ostalih lastnih dokumentov,
uvedba avtomatizacije internega naročanja in elektronskega potrjevanja naročil,
prenos potrjenih, elektronsko podpisanih dokumentov v dokumenti sistem,
vključitev strojnega (OCR) branja podatkov za tipske dokumente (pogodbe, sklepi),
prenos ostale potrjene poslovne dokumentacije v dokumentni sistem,
elektronsko odobravanje službenih poti zaposlenim,
izmenjava dokumentov z elektronskim arhivom.

Nekaj izzivov smo ohranili še za prihodnje obdobje. V vsakem primeru pa lahko rečemo, da smo s pomočjo sodelavcev podjetja PRONET in rešitve AccountingBox avtomatizacijo elektronskega upravljanja z dokumenti dvignili na zavidljivo raven.

Rezultat

Zaradi spletne tehnologije je sistem, z ustrezno trinivojsko zaščito, dostopen kjerkoli in kadarkoli in ni odvisnosti od delovnega mesta,
zaradi vključenosti sodobne tehnologije, uporabljamo strojno branje podatkov, ki optimizira čas branja,
zaradi uvedbe elektronskega potrjevanja dokumentacije, je čas od zajema do odobritve skrajšan za vsaj 3x,
nadzor nad dokumentacijo je veliko večji in preglednejši,
v vsakem trenutku je zagotovljeno 100% sledenje dokumentacije,
čas, katerega so sodelavci v preteklosti porabili za ročne postopke (prepisovanje, prenašanje, fotokopiranje, ipd) sedaj v celoti odpade,
krajši in učinkovitejši procesi, so vidni tudi pri finančnih učinkih.

The post Kako je javna agencija SPIRIT Slovenija poenostavila delo z dokumenti appeared first on AccountingBox.

Kako je podjetje OPH Oktal Pharma avtomatizirala naročila strank

Anže — Thu, 30 Sep 2021 07:03:25 +0000

S svojo zgodovino poslovanja, kvaliteto ponudbe in širino prodaje je KZ Metlika, z.o.o., danes največja zadruga v Sloveniji. Organizirani smo v 4 samostojne enote-programe in skupno upravo:

program GASTRO – oskrba v gostinstvu, ustvari večino prometa v zadrugi
program VINO zajema vinsko klet s polnilnico in podprogram vinogradništvo
program MESNINE zajema klavnico in mesni diskont ter tehnološko mesnico
program TRGOVINA sestavljajo maloprodajne trgovine
uprava in skupne službe

Izziv

Razlogi

Potrebe

V KZ Metlika smo imeli več področij, na katerih smo se želeli digitalizirati:

Vpeljava dokumentnega sistema in e-hrambe
Omogočanje spletnega kreiranja računov za naše dobavitelje, ki še ne poslujejo v e-obliki
Razširitev dokumentnega sistema na nam prilagojen sistem za zajem, shranjevanje in pregled pogodb podjetja
Razvoj specializiranega poštnega nabiralnika, ki je namenjem prejemanju e-dokumentov
E-likvidacija oz. avtomatiziranje likvidacije računov preko dokumentnega sistema
Razvoj vmesnikov in izmenjav podatkov z našim ERPom
Vpeljava e-naročilnic in e-dobavnic in povezava z računi
B2B, B2C, CRM

Rezultat

Rezultat projekta je centralni dokumentni sistem z elektronskim potrjevanjem računov ter sistem za oddajo naročil dobaviteljem (ter povezava s prejetimi računi).

Sam dokumentni sistem nam omogoča hitro in učinkovito iskanje vseh shranjenih dokumentov, celoten sistem pa je povezan tudi z našo izbran ERP rešitvijo..

“Po mojih izkušnjah so fantje zanesljivi ter mojstri svojega področja. Vse zagate rešijo hitro in strokovno. Za pomoč so dostopni prek vseh kanalov (telefon, mail, remote dostop). Nastalih situacij se lotijo z vso potrebno resnostjo in kančkom humorja, ki v napetih trenutkih še kako prav pride.

Z veseljem sodelujem s takšno ekipo, za katero veš, da ti vedno stoji ob strani.”

Kata Ivanović, skrbnica kupcev

The post Kako je podjetje OPH Oktal Pharma avtomatizirala naročila strank appeared first on AccountingBox.

Kako je Kokos Agency poenostavil izdajo računov s pomočjo AccountingBox

Anže — Fri, 24 Sep 2021 11:10:25 +0000

KOKOS smo iskriva, domiselna, a hkrati strokovna in k uspehom naravnana ekipa, ki ve, kaj hoče, in zna do tega tudi priti. Vsekakor nismo pravkar padli s palme! Skupaj imamo več kot 60 let izkušenj v digitalnem marketingu doma in v tujini, v preteklosti smo delali na številnih uspešnih projektih, tako z večjimi podjetji, kot s tistimi, ki svojo podjetniško pot šele začenjajo, in tudi danes se lahko pohvalimo z več kot 250 naročniki, od malih podjetnikov do največjih podjetij.

Vodilo našega dela je osvežitev, najsi gre za celostno podobo ali pristop k oglaševanju, komunikacijo na družbenih omrežjih ali transparentno sodelovanje z naročniki. Cilj pa vedno enak – preseganje doseženih uspehov in doseganje novih.

Skratka, smo ekipa, ki jo združuje ljubezen in navdušenje do vsega digitalnega, do kakovostnega dela, predvsem pa do odkritih in dobrih odnosov ter čistih računov. To so vrednote, ki jih visoko cenimo ne le znotraj ekipe, temveč tudi v odnosu do strank, zato je pomembno, da so tudi pravi računi naročnikom korektni, poslovni procesi pa kar najbolj optimizirani, saj se le tako lahko izognemo neželenim napakam.

Izziv

Digitalno oglaševanje resnično nikoli ne počiva, ni vezano na ure, dneve, niti na časovne pasove, temveč štejejo želje in cilji naročnikov, število kampanj in še bi lahko naštevali. Zaradi narave dele je način obračuna za stranke bistveno kompleksnejši, saj je vsak mesec odvisen od rezultatov oglaševalskih kampanj.

Priprava računov za stranke je v preteklosti, zaradi številnih različnih postavk in več manjših zneskov, terjala veliko časa, poleg tega je bil obračun voden v ločenem sistemu, zato je bilo podatke treba prenašati na fakture.

Ker se podjetje razvija in raste, tak način priprave računov kmalu ne bo več vzdržen, zato je nujna rešitev – bodisi z zaposlitvijo dodatne osebe zgolj za administrativno delo, bodisi s specializiranim programom, ki bi pripravo računov olajšal.

Razlogi

Kokos Agency smo mlado podjetje, zato so vse naše moči usmerjene k utrjevanju temeljev in izpolnjevanju naših ciljev ter poslanstva, vsaka dodatna administracija pa predstavlja izgubo dragocenega časa.

Pomembni elementi v panogi so obstoječe digitalne platforme, kjer se odvija naše delo, a ker se npr. Google in Facebook ne prilagajata manjšim partnerskim agencijam, se je treba prilagoditi gigantom, kot sta omenjeni podjetji.

To pomeni, da moramo kar najbolj učinkovito povezati vse sisteme, ki jih potrebujemo in uporabljamo, da lahko optimiziramo poslovanje in energijo ter čas namenimo osnovnemu poslanstvu.

Potrebe

Kljub temu, da smo mlado podjetje, ga že od samega začetka sestavlja relativno številčna ekipa, pretok informacij med vsemi člani pa mora biti nemoten in ažuren. V digitalnem okolju je hitra odzivnost ključnega pomena, zato enako želimo in pričakujemo tudi od podpornih sistemov, ki jih uporabljamo pri delu.

Za pretok podatkov pa je pomembna tudi povezava med podpornimi sistemi, predvsem s CRM rešitvijo, kjer je zabeležena poraba časa glede na posamezno stranko.

Rešitev

Vzpostavili smo AccountingBox, od uvedbe te rešitve izdaja računov zahteva le minimalen napor in nič dodatnega dela, saj so podporni sistemi povezani med seboj, zato vsak račun že vsebuje vse podatke, ki so pomembni za stranko. Za primer: obračun ur se iz sistema Intrix (izbrana CRM rešitev) avtomatično prenese na izdan račun za posamezno stranko.

Odkar smo v naš nabor podpornih sistemov dodali AccountingBox, smo:

učinkovitost in hitrost obdelave prejetih računov povečali za 40 %,
zmanjšali možnost napak,
izboljšal se je tudi pretok informacij računovodskemu servisu in obratno.

Poleg prihranka časa in denarja to pomeni predvsem bolj ažurne informacije, ki nam omogočajo lažje in bolj učinkovito sprejemanje poslovnih odločitev.

Lea Filipovič, direktorica

The post Kako je Kokos Agency poenostavil izdajo računov s pomočjo AccountingBox appeared first on AccountingBox.