Primer iz prakse: konkurent je svoje storitve dopolnil z razširjeno ponudbo svetovanj in stranke posledično sedaj podobno pričakujejo tudi od vas.
Kaj storiti v takšnih primerih?
- Tako stranko lahko odslovite.
- Lahko zavihate rokave in se ustrezno izobrazite, da boste storitev v prihodnosti ponudili tudi sami.
- Lahko jih usmerite na drugo podjetje, ki je primernejše za želje stranke (in morda celo dobite provizijo za priporočilo).
- Lahko pa posel sprejmete, aktivnosti pa v izvajanje predate partnerskim podjetjem, ki nastopajo kot vaši zunanji izvajalci.
Kaj je “outsourcing” in zakaj morate biti seznanjeni s tem konceptom?
Ne le storitve za stranke, partnerjem lahko predate tudi (in predvsem) interne naloge, ki vam kradejo čas za poglobljeno delo s strankami.
Oddaja storitev zunanjim izvajalcem (angl. outsourcing) pomeni najem drugega podjetja ali strokovnjakov, da opravijo določena dela namesto vas. To vam pomaga prihraniti čas, denar in omogoča, da se bolj osredotočite na tisto, kar delate najbolje.
Epidemija nam je v preteklih letih pokazala, da je marsikatero delo mogoče izvajati tudi izven pisarn oz. neodvisno od lokacije. Videli smo, da učinkovitost pri delu z oddaljenostjo od pisarne bistveno ne pada (v določenih primerih se celo poveča).
V računovodstvu so, bolj kot v marsikateri drugi panogi, izredno pomembni odnosi med obema partnerjema. Del spoštovanja si računovodski servis zagotovi z ažurnim delom, strokovnostjo in natančnostjo; del pa s proaktivnostjo, izkušnjami in uporabnimi nasveti.
Bolj uspešno, kot računovodja lahko avtomatizira prvi del, več časa mu ostane za drugega in osebno noto, ki je v poslu nepogrešljiva.
Zakaj mislimo, da je outrourcing dobra izbira?
Na trgu, kjer ponudniki bijejo oster boj za vsako stranko (in računovodstvo se uvršča med tovrstne trge), je še toliko bolj pomembno, da jih čim manj zavrnete s tistim “ne, s tem se ne ukvarjamo”.
Zakaj je predaja dela zunanjim izvajalcem lahko tako koristna?
Osredotočenje na tisto, kar delate najbolje
Z zunanjimi izvajalci in/ali tehnologijo lahko avtomatizirate marsikatero opravilo, ki danes predstavlja pomemben sestavni del vašega delovnika – kot je npr. vnos podatkov iz prejetih računov, opominjanje strank na dostavo dokumentacije, terjatve zapadlih računov, ipd.
Vse s ciljem, da se izognete ozkim grlom delovnih procesov (tj. točka, kjer se delo ustavlja ali upočasnjuje, ker ni dovolj hitro opravljeno). Nikomur ne koristi, da čas in energijo zapravljate za podporne aktivnosti, ki jih stranke niti ne opazijo.
Pomembno področje, kjer vam zunanji izvajalci lahko pomagajo, je tudi tehnologija.
Predate lahko skrb tako za strojno opremo (računalnike, strežnike), kot tudi za programske rešitve. Na ta način bodo vaši partnerji poskrbeli za varnost podatkov, nadgradnje, pravice dostopa in vse ostalo, kar spada zraven.
Najem spletnega računovodskega programa je dober primer učinkovite uporabe zunanjih izvajalcev.
Povečanje fleksibilnosti
Ob povečanju obsega dela (npr. v času priprav zaključnih bilanc) se računovodsko breme znatno poveča. Z vključitvijo zunanjih izvajalcev se lahko izognete potrebe po zaposlovanju dodatnih sodelavcev.
S tovrstnim sodelovanjem imate dostop do knjigovodij in računovodij, ki so že seznanjeni z uporabo vašega računovodskega programa, hkrati pa se izognete potrebi po izobraževanju in uvajanju novih sodelavcev – in iskanja dela za njih, ko obdobje bilanc mine.
Zunanji izvajalec lahko dela v vaši pisarni, na sedežu lastnega podjetja, od doma, ali pa na drugi strani sveta.
Kar naenkrat edini kriterij pri iskanju sodelavcev postanejo njihove kompetence, lokacija pa postane povsem nepomembna. Pomislite – ali želite biti najboljši ponudnik v okolici 30 kilometrov, ali pa imate višje cilje?
Preko sodelovanja z zunanjimi izvajalci si lahko zagotovite nekaj zanesljivosti in predvidljivosti (in varnostno mrežo) v času, ko je trg nestabilen.
Obenem povečate tudi fleksibilnost in prilagodljivost dela v svojem podjetju. V po-koronskem času je veliko govora o t.i. “velikem valu odpovedi” (angl. the great resignation). Nova generacija namreč na delo gleda drugače in večja fleksibilnost organizacij je logična in nujna posledica.
Razširitev ponudbe
Outsourcing torej omogoča, da v ponudbo dodate storitve, ki jih sicer ne izvajate – zaradi pomanjkanja časa, znanja ali želje.
Sem spada npr.:
- davčno svetovanje,
- kadrovsko svetovanje,
- tajništvo,
- revizija,
- spremljanje in prijave na razpise.
Hkrati pa s tem gradite sloves podjetja, ki se loti vsakega izziva. To pa je lastnost, ki odlikuje najbolj nepogrešljive poslovne partnerje.
Kako se lotiti sodelovanja z zunanjimi izvajalci?
- Kakšne so vaše trenutne zmožnosti in kakšne so potrebe strank? Kako veliko je razhajanje? Morda lahko situacijo rešite že z avtomatizacijo kakšnega enostavnejšega opravila in potrebe po dodatnih močeh dejansko nimate.
- Kako dobro poznate svoje delovne procese? Preden lahko karkoli predate drugim izvajalcem, morate najprej dobro vedeti, kako vaše delo dejansko poteka.
- Cena naj ne bo edini kriterij. Tudi, če delo predate v izvajanje zunanjemu izvajalcu, v očeh stranke ste za rezultate še vedno odgovorni vi. Zato bodite pozorni predvsem na strokovnost in zanesljivost partnerjev. Zavedajte se tudi, da če nekaj naredite sami, to ni “zastonj”. Tudi vaš čas je nekaj vreden in v tem času bi lahko sicer naredili nekaj drugega (kar ima večjo vrednost in morda lahko opravite samo vi).
- Zagotovite, da ste s parterji kompatibilni. Tako z vidika vrednot in načina komunikacije, kot tudi tehnologije, ki jo uporabljate. Veliko težav vam bo prihranjeno, če obe udeleženi strani uporabljata sodobne programske rešitve, ki omogočajo enostavno izmenjavo podatkov in povezave.
- Vzpostavite zdrav partnerski odnos. Zunanji izvajalci so podaljšek vaše ekipe in prav je, da jih na ta način tudi obravnavate. Dobri in dolgoročni odnosi se vam bodo obrestovali in vsak vložek v transparentnost, spoštovanje in prijaznost bo večkrat povrnjen.
- Dobra komunikacija je ključ. Na vseh nivojih – interno, s strankami in s partnerji.
- Izkoristite nauke zadnjega obdobja. Za organizacijo in pregled nad delom lahko izkoristite številne tehnike in metode, ki smo jih vsi prevzeli v času epidemije in dela od doma. Sem sodijo programske rešitve v oblaku, spletni sestanki, ipd.
- “Zunanji izvajalec” je lahko tudi tehnologija. Namesto, da najamete nekoga, ki pretipkava podatke z računov, lahko ta del popolnoma avtomatizirate z uporabo storitev, kot je DocumentBox.
- Spremljajte zadovoljstvo strank. Odločile so se za sodelovanje z vašim podjetjem in vsaka poteza partnerjev, katerim ste predali (del) storitev, se bo neposredno odražala na njihovem zadovoljstvu z vami. Zato budno in proaktivno spremljajte kako zadovoljni so s tovrstno ureditvijo dela.
Na določenih področjih vam lahko pomagamo tudi mi – neposredno v vlogi zunanjega izvajalca, ali pa vam priporočimo nekatera podjetja, ki bi vam morda lahko priskočila na pomoč.
Kako povečati število strank in dobiček?
Zakaj bi sploh želeli zrasti? »Zakaj bi si sploh želeli več strank in prihodkov? Saj je vse v redu, lačni nismo, več strank pa prinese samo več dela. Nimam časa, da bi se ukvarjal še z njimi.« S takim odgovorom ni prav nič narobe, razen enega samega dejstva – tovrstno razmišljanje je najhitrejša pot do propada.
