Če povzamemo: eRačuni so strukturirana in varna elektronska oblika računov, ki jih sicer vsi dobro poznamo – s tem, da je delo z njimi hitrejše, varnejše in cenejše.

To velja za celoten proces oz. življenjski cikel računa. Izdaja, tisk, pakiranje, pošiljanje, prejem, zajem, potrjevanje, plačilo in hramba.

Za eRačune veljajo enaka pravila kot za papirno njihovo verzijo. Vse od obveznih podatkov in (ne)podpisovanja, pa do hrambe oz. uničevanja. V grobem lahko delo z (e)Računi delimo na tri področja:

• izdaja,
• prejem, in
• hramba.

Izdaja eRačunov

Kot pri vsaki spremembi, je tudi v tem primeru najbolj smiselno, da se projekta lotite strukturiramo. Predlagamo naslednjih 5 korakov:

1. Registracija za uporabo eRačunov na bizBox portalu. Registracija je enostavna, hitra in brezplačna.
2. Opravite analizo kupcev. Kateri od vaših kupcev že lahko prejemajo eRačune? Tudi ta korak je povsem enostaven – podatek pridobite z uporabo eImenika, ki vam je na voljo brezplačno.
3. O spremenjeni obliki izdanih računov in prehod na elektronsko poslovanje obvestite svoje kupce. Uporabite lahko predlogo dopisa, ki smo jo pripravili za ta namen. Pridobljeno soglasje je lahko pisno (izpolnjen obrazec oz. privolitev), posredno (partner je vpisan v eImenik), ali pa “tiho” (sklepa se iz kupčevih aktivnosti, npr. plačila računa, ki ste jim ga poslali v obliki eRačuna).
4. Vaš AccountingBox skrbnik uredi povezavo med programom in vašim bizBox računom. Ob prvem pošiljanju eRačuna pa vpišete svoje bizBox podatke za dostop. Opcijsko: če želite račune podpisati z elektronskim podpisom, morate pridobiti SIGEN-CA certifikat in ga uvoziti v AccountingBox. Ta korak pa ni več obvezen, saj, kot rečeno, za eRačun veljajo enaka pravila kot za papirno verzijo.
5. Ureditev nastavitev v AccountingBox. Skupaj s skrbnikom nastavite parametre sistema, način poslovanja (obliko računa) pri kupcih, ipd.

Tako boste vse račune pripravili in pošiljali neposredno iz programa.

Pri tem se je potrebno zavedati, da je prehod na eRačune proces, ne enkraten dogodek. Ni povsem realistično, da bi že z eno prošnjo dosegli, da bi lahko vsem kupcem poslali račun v taki obliki. A nekje je potrebno začeti in z nekaj vztrajnosti boste dosegli tudi ta cilj – še preden ga zapove zakonodaja.

Ne glede na to, na kakšen način želi stranka račun prejeti (dokler možnost izbire še imajo – torej preden eRačun predpiše zakonodaja). AccountingBox bo torej račun izdal v najprimernejši obliki glede na potrebe vaših kupcev. Še vedno torej lahko račun natisnete ali pa ga posredujete kot PDF.

Prejem eRačunov

Tudi pri prejemu računov je proces zelo podoben. Dobra novica je, da je večino korakov, ki ste jih opravili v procesu priprave na izdajo računov, potrebno opraviti samo enkrat.

Na portalu bizBox ste torej že registrirani in povezava z vašim programom je urejena. Tudi analizo dobaviteljev opravite na enak način, s pomočjo eImenika.

1. Obvestite dobavitelje o prehodu na elektronsko poslovanje. Tistim, ki tega še ne počnejo, pa pošljite dopis in jih prosite, da vam v prihodnosti pošiljajo eRačune. Tudi v tem primeru lahko uporabite vzorec, ki smo ga pripravili za ta namen. Pomagate pa si lahko tudi z argumenti, ki jih najdete v tem zapisu.
2. Sprejmete račune v AccountingBox. Prevzem je namreč avtomatiziran – dokumenti se samodejno prenesejo iz vašega varnega elektronskega predala in so pripravljeni likvidaturo, knjiženje in plačilo.

Hramba eRačunov

(Ne)obveznost shranjevanja računov v elektronski obliki je tematika, ki že nekaj časa buri duhove. V nadaljevanju povzemamo interpretacijo strokovnjakov za eHrambo – govorili smo z dr. Rokom Bojancem iz ZZI, ki je ponudnik omenjene bizBox.eu platforme.

Uporaba certificirane elektronske hrambe za podjetja ni obvezna – vam pa lahko precej prihrani marsikatere skrbi, saj za varno in zanesljivo hrambo elektronskih dokumentov skrbijo certificirani ponudniki.

V primeru, da vas obišče inšpektor je pomembno predvsem, da ste sposobni račune prikazati v obliki, v kateri ste jih prejeli. Torej: račun na papirju lahko poskenirate, hranite elektronsko, potem ga pa (po potrebi oz. na zahtevo inšpektorja) ponovno natisnete. Večji problem je pri načinu dela, ko podjetje prejme eRačun, ga natisne in shrani v fascikel – tak račun pa je nekoliko težje spraviti nazaj v obliko eRačuna.

Z elektronskim arhivom lahko dokumente hranimo na način, ki nam omogoča lažje poslovanje, saj dokumente lahko hitreje najdemo, obenem pa so tudi varnejši pred morebitnimi zlorabami ali naravnimi nesrečami. Elektronski arhiv najpogosteje pomeni tudi hrambo na več lokacijah, kar še dodatno zmanjša tveganje za izgubo listin.

Zakaj pa bi potrebovali certificirano elektronsko hrambo?

Vsem dokumentom želimo za primer morebitnih kasnejših sporov (ne nujno za FURS) pripisati največjo možno težo in največjo možno pravno veljavnost. Seveda lahko veljavnost dokazujemo tudi z drugimi dokumenti, kot na primer pogodbe, naročilnice, elektronska sporočila.

Nam pa certificirana hramba zagotavlja, da bodo vsi dokumenti, ki bodo vloženi v takšen sistem zavarovani pred izgubo in nepooblaščenimi spremembami. To v praksi pomeni, da bodo ob vložitvi dokumenti opremljeni z ustreznimi časovnimi žigi, ki zagotavljajo, da je vsebina vloženega dokumenta od vložitve dalje nespremenjena.

Pogled v prihodnost

Najpogosteje se izkaže, da je v povezavi s podatki najpomembnejši prav »občutek varnosti«, ki pa nas žal nemalokrat prevara. Vam je varnost finančnih podatkov pomembna do te mere, da zaradi nje omahujete pri uporabi računalništva v oblaku?

Hramba podatkov v oblaku je varnejša

Večina globalnih podjetij, ki upravljajo z izjemno občutljivimi podatki, pri poslovanju uporabljajo hrambo podatkov v oblaku – med njih spadajo Amazon, Apple, AirBnB, NASA, idr.

Najbolj prepričljiv argument za uporabo računalništva v oblaku je samo dejstvo, da bi ponudniki spletnih rešitev z ogrozitvijo varnosti vaših podatkov tvegali lasten obstoj – ne morejo si namreč privoščiti škandala, ki bi ogrozil njihovo ime in zaupanje, ki ga uživajo na trgu, saj bi tako izgubili ves svoj posel.

Obstaja velika verjetnost, da v varnost podatkov ne boste investirali toliko kot podjetje, ki se s tem ukvarja. Vprašajte se – so vaši podatki, ki jih hranite v podjetju varni pred hekerskimi vdori, požari, potresi, poplavami in ostalimi naravnimi nesrečami, nepooblaščenim dostopom, ipd.? Upal bi staviti, da je za tovrstno varnost bolje poskrbljeno že pri povprečnem ponudniku računalništva v oblaku.

Vaša osrednja dejavnost in razlog obstoja namreč ni varovanje podatkov. V podjetju po vsej verjetnosti nimate zaposlenih strokovnjakov, ki bi skrbeli za to. Osredotočate se seveda na druge stvari, npr. zagotovitev najboljše storitve za stranke, pridobivanje novih poslov in strank, ipd.

Človeški faktor pri varnosti

Najšibkejši člen ne glede na varnostno postavitev bomo vedno mi sami – ljudje. Tehnologija lahko postavi okvirje, a človeška napaka (ali škodoželjnost) najde način, da zaobide te nastavitve. Raziskave kažejo, da ja ravno to razlog za kar 82 % zlorab podatkov. Poleg tega je velik del zlorab interne narave, torej s strani zaposlenih v podjetju.

Tudi zato je zelo pomemben vidik varnosti izobraževanje uporabnikov. Na ta način zmanjšate verjetnost nepravilnega ravnanja, kot so neustrezno rokovanje z dostopnimi podatki, odpiranje datotek iz nepreverjenih virov, pošiljanje datotek brez ustrezne avtorizacije, ipd.

Če vam je varnost pomembna, a hkrati ne bi želeli vložiti vrtoglavih zneskov v nakup in vzdrževanje infrastrukture, potem je odločitev za oblak najbolj smiselna. Kar je nekoliko ironično, glede na to, da je bila prav varnost eden glavnih pomislekov že vse od pojava računalništva v oblaku. A danes odločitev za varnost pomeni odločitev za oblak.

Mislite, da računalništvo v oblaku vseeno ni za vas?

Še vedno niste prepričani? V nadaljevanju povzemamo nekaj najpogostejših pomislekov in odgovore na njih.

Čigavi so podatki? Kaj, če jih ne dobim nazaj?!

Podatki so vedno vaša last in ponudnik spletnih rešitev vam v primeru prekinitve sodelovanja izvoza ne sme preprečiti. Če se torej odločite za drugega ponudnika, podatke preprosto izvozite in nato uvozite v svojo novo rešitev (pri tem vam bo nedvomno pomagal tudi nov ponudnik).

Ni mi všeč model najema oz. mesečnih stroškov.

Zavedati se morate, da mesečni strošek vključuje tudi tehnično podporo, nadgradnje sistema, ipd. Strošek najema bo tudi čez nekaj let enak in predvsem predvidljiv, brez nepričakovanih odpovedi sistemov, dodatnih stroškov za posodobitve in/ali menjavo opreme.

Ne razumem tehnologije, zato ji ne zaupam. Kaj je »oblak«?

»Računalništvo v oblaku je slog računalništva, pri katerem so dinamično razširljiva in pogosto virtualizirana računalniška sredstva na voljo kot storitev preko interneta.« (vir: Wikipedia) V praksi to pomeni, da za uporabo določene storitve (npr. aplikacij) ni potrebna namestitev na lasten računalnik, saj aplikacija teče na oddaljeni opremi, do katere dostopate preko internetne povezave. Uporabnik tako ni vezan na določen računalnik, ampak lahko do podatkov dostopa od kjerkoli. Na ta način povečamo svojo mobilnost, hkrati pa se bistveno zmanjšajo stroški uporabe. Kar nekaj informacij o oblaku smo zbrali tudi v vodiču Vse o poslovanju v oblaku, ki ga lahko brezplačno prenesete tukaj.

Računalništvo v oblaku je drago.

V primerjavi s čim? Hranjenjem podatkov na osebnih računalnikih? Zunanjimi diski? Izgubo podatkov? Če na varnost gledate bolj resno, potem izkušnje iz prakse hitro pokažejo, da so stroški oblaka bistveno manjši od nakupa strojne opreme – tudi zato, ker uporaba ne pogojuje visokih začetnih stroškov. Z računalništvom v oblaku si tudi manjša podjetja lahko zagotovijo enako raven varnosti, kot tista največja na trgu, a le za delček cene v primerjavi z investicijo v lastno infrastrukturo.

Ne zaupam ponudniku oblaka.

Razumljivo. Vsako partnerstvo zahteva vložek v odnos z obeh strani. Naj se ponudnik dokaže z referencami in naj bo sposoben razložiti in utemeljiti svoj pristop do varovanja podatkov. Pomaga tudi, če je na trgu prisoten že dlje časa in dobro posluje.

Podatke želim imeti pri sebi.

Zakaj? Videli smo, da investicija v lastno opremo dejansko pomeni manjšo varnost, a ob višjih stroških. Pomislite na koliko področjih že danes uporabljate spletne tehnologije: pošiljamo si elektronsko pošto (vsi podatki, ki ste jih kadarkoli poslali po e-pošti so zapustili “varno zavetje” vašega podjetja, ter so za to, da so prišli na cilj, uporabili oblak), uporabljamo družbena omrežja, na Google Drive ali OneDrive hranimo tabele s podatki o strankami, ipd. Podatki o poslovanju so logičen naslednji korak.

In tudi, če podatke hranite lokalno, so ti dostopni različnim zlorabam – vi pa ste na njih slabše pripravljeni kot strokovnjaki, ki se ukvarjajo z varnostjo podatkov.

Za vas smo pripravili kratek vodič, kjer boste našli konkretne nasvete in korake za uvedbo računalništva v oblaku tudi v vašem podjetju. Poleg povečane varnosti vam t.i. e-poslovanje prinaša tudi druge koristi, kot je večja preglednost in sledljivost, manj papirja in nižji stroški, dvig prodaje, ipd.

Če bi imeli kakšno dodatno vprašanje, smo vam z veseljem na voljo! Pokličite nas na 04 2800 800, ali pa se oglasite na kratkem sestanku.