Resnični stroški digitalizacije prejetih računov

Ena od ključnih lastnosti sprememb je, da težko ocenimo njihov vpliv. Naš posel je kakopak specifičen in ne verjamemo, da bo sprememba prinesla enake rezultate kot pri drugih podjetjih.

Sprememb se namreč pogosto bojimo in ne verjamemo, da bodo nujno vplivale pozitivno. Zato v razmisleku ob sprejemanju odločitev poskušamo vpliv sprememb karseda osamiti: »če spremenimo samo ta del, vse ostalo pa ostane enako…« Pričakujemo, da bomo na ta način lažje ocenili rezultate, a temu ni tako.

Predstavljajte si, da je proizvodno podjetje soočeno s prostorsko stisko. Kupili bi lahko nov stroj, ki zavzame manj prostora. Če investicijo ocenjujejo zgolj z vidika velikosti naprave, potem bodo lahko hitro zaključili, da nakup ni smiseln in da bodo raje še naprej delali tako kot do danes. Če pa bi upoštevali tudi dejstvo, da bi jim stroj za 25 % zmanjšal stroške, prihranil 40 % časa in zmanjšal izmet za 12 %, potem lahko spremembo hitro vidijo v povsem drugačni luči.

Kako pogosto se vprašate: »Ali je naloga, ki jo izvajam ta trenutek res najboljša poraba mojega časa?«

Gre za eno ključnih vprašanj pri izboljševanju produktivnosti (učinkovitosti) poslovanja. Dandanes v računovodstvu na primer pomemben delež opravil še vedno predstavlja pretipkavanje podatkov s prejetih računov v računovodski program. To je naloga računovodij (ali knjigovodij), ki se že desetletja ni spremenila. Vprašanje, ki si ga zastavijo napredni (in uspešni) računovodje pa je: »Zakaj bi to počeli v času, ko je na voljo tehnologija, ki lahko ta proces povsem avtomatizira?«

Tehnologija, ki jo imajo v mislih je DocumentBox.

Gre za sistem, ki z optično prepoznavo znakov omogoča zajem podatkov iz prejetih računov in drugih dokumentov. Na kratko – v praksi to pomeni, da računovodji ni več potrebno pretipkavati dokumentov v računovodski program.

Zajem je možen na več načinov – dokument lahko slikate s telefonom, ali pa ga poskenirate. Nato ga le še pošljete na določen e-poštni naslov in kmalu se bo pojavil v vašem računovodskem programu. Preizkusite ta trenutek – s telefonom slikajte račun, ki ga imate pri roki in ga pošljite na racun@accbox.net.

Obstajata torej dve možnosti, ki pa se med seboj ne izključujeta:

• a) Podjetnik lahko še naprej v računovodstvo dostavi račune na enak način kot do sedaj (beri: enkrat mesečno). Računovodja nato račune poskenira in jih na ta način spravi v svoj računovodski program. Brez pretipkavanja.
• b) Podjetnik sam skenira ali slika svoje račune in jih posreduje v DocumentBox. Z OCR tehnologijo obdelani se bodo avtomatično pojavili v programu, ki ga uporablja računovodja.

Drugo opcijo je morda enostavno odpisati (“Moje stranke tega ne bi počele”), a v praksi se pokaže, da so podjetniki izredno dovzetni za tak način dela, zato jih nikar ne podcenjujte. Tisto, kar je mlajši generaciji samoumevno (elektronska izmenjava dokumentov) je mogoče z prikazom učinkov doseči tudi pri izkušenejših podjetnikih – predvsem, ker tako prihranijo pri delu in stroških.

Večina naprednih računovodstev se torej poslužuje kombinacije obeh scenarijev (za nekatera podjetja prvega, za ostala drugega).

Dobrodošlo je tudi dejstvo, da za uporabo DocumentBox-a ni potrebno menjati računovodskega programa, saj je povezljiv z večino najbolj razširjenih aplikacij. Če ga lahko uporabljate tudi v svoji rešitvi, lahko preverite tukaj.

Vemo, da se pri marsikomu v tem trenutku pojavijo različni dvomi. Izvirajo verjetno v “coni udobja”, o kateri smo govorili. Za začetek pomaga že samo zavedanje dejstva, da so spremembe gonilo napredka.

Sprejemanje vsake odločitve načeloma poteka na zelo podoben način – pretehtamo tveganja in koristi. Če koristi rešenega problema ocenimo kot večje od tveganj, potem bomo spremembo najverjetneje sprejeli. Če je večje tveganje (in udobje v trenutnem načinu dela), bomo iskali načine, kako spremembe za čim dlje odložiti.

Če digitalizacijo vidite zgolj kot nekaj, kar boste dodali trenutnemu načinu dela, potem vam lahko takoj povemo, da je strošek previsok. Digitalizacije se ne da osamiti na en sam proces.

Vzemimo primer obdelave prejetih računov, ki vam jih prinese oz. posreduje stranka. Ste kdaj poskušali izračunati, koliko vas stane ročni vnos dokumenta? Koliko časa porabite? Gre za tako osnovno opravilo, da o tem pogosto niti ne razmišljamo – ali pa še huje, o tem razmišljamo na napačen način.

Če primerjate »neto« porabljen čas ročnega vnosa dokumenta z avtomatizirano obdelavo, potem obstaja verjetnost, da boste prišli do zaključka, da je digitalizacija predraga. Vendar pa sem prepričan, da kot računovodje znate oceniti realne stroške – da imate račun pred seboj in ga pretipkavate v računovodski program, je rezultat še nekaterih drugih opravil:

• Kako je dokument prišel do vas? Če vam ga je stranka poslala po pošti to pomeni, da ste morali prevzeti pošto, račun vzeti iz kuverte, ipd. Če pa ga je stranka osebno prinesla, ste po vsej verjetnosti nekaj časa namenili tudi klepetu, morda kratki kavici,…
• V kakšnem stanju so računi? Bržkone ste jim morali nameniti še nekaj časa, da uredili zmedo dokumentov, jih razvrstili po vrsti, ipd.
• Ali imate enak arhiv kot vaše stranke? V kolikor bo v prihodnosti prišlo do vprašanj, ste prepričani, da imate v svoji evidenci povsem enak dokument, kot stranka? Obstaja možnost, da boste nekaj časa porabili za usklajevanje podatkov?

Če ta čas razdelite na dokument, boste lahko ugotovili, da vas obdelava vsakega prejetega računa (skupaj s pretipkavanjem) »stane« med 1,5 in 2 minutama časa. Čas je denar, a to dejstvo pogosto odpravimo z zamahom roke, npr. »Bom naredil kar sam, to me nič ne stane.« Kdaj smo nehali ceniti svoj čas (in čas svojih sodelavcev)?

V spodnji tabeli si lahko pogledate stroške obdelave prejetih računov pred in po uvedbi elektronskega zajema dokumentov. Mimogrede, opazite lahko, da se ni zmanjšal le porabljen čas za vnos dokumenta, ampak je sprememba vplivala na več področij.

Na tem mestu se vedno spomnim na pogovore, ki smo jih imeli s podjetniki in računovodji ob zakonski uvedbi e-računa. Marsikdo je bil ogorčen, da bo vsak poslan e-račun stal 0,25 €. »Tega si ob naši količini računov ne bomo mogli privoščiti!« Vseeno so očitno nekje našli dovolj denarja, da so plačali 0,48 € za znamko pri vsakem izdanem računu… Seveda, enako kot digitalizacija prejetih dokumentov, tudi e-račun ni dodaten strošek, ampak strošek, ki nadomesti trenuten način dela.

Če bi torej v tabeli gledali zgolj drugo postavko, bi morda lahko zaključili, da se vam skoraj bolj splača zaposliti novo osebo, ki bi opravljala to delo.

Naj vam v povezavi s tem navedemo nekaj podatkov, ki vam bodo olajšali razmislek:

• večina delodajalcev čas uvajanja novega zaposlenega do popolne samostojnosti ocenjuje med 1 in 3 leti,
• strošek novega zaposlenega poleg plačila sestavljajo tudi izobraževanja (seminarji in/ali mentorstvo, preverjanje dela in obenem izpad dela mentorja) in integracija v delovno okolje (umestitev v pravo ekipo, delovna postaja, ipd.),
• v prvem mesecu po zaključenem treningu nov zaposleni deluje na približno 25% produktivnosti, v obdobju od 5. do 12. tedna se ta odstotek poveča na približno 50%, v 13. do 20. tednu 75%, nekje po 5 mesecih pa nov zaposleni začne delati s 100% produktivnostjo,
• povprečno trajanje zaposlitve pri istem delodajalcu v Sloveniji je iz leta v leto krajše in po zadnjih podatkih traja okrog 10 let (v ZDA pa le 4,4 leta), pri študentskem delu je trajanje sodelovanja še drastično krajše.

Obstajajo ocene, ki pravijo, da skupni stroški menjave oz. usposabljanja kadrov nanesejo do 150% letne plače. Niti študentsko delo ob vsem tem ne deluje več tako poceni…

Še ena anekdota iz prakse – pred kratkim smo se pogovarjali z računovodskim servisom, ki se je znašel pred pomembno odločitvijo. V podjetju sta bili zaposleni dve računovodkinji, vendar se je ena izmed njih upokojila. Pred edino preostalo zaposleno je stala odločitev:

1. Vse stranke bi lahko vodila sama, vendar bi to pomenilo, da bi morala vsak dan delati med 10 in 12 ur. Ne najbolj privlačen predlog.
2. Lahko bi se odpovedala nekaterim strankam, zmanjšala obseg poslovanja in upala, da se v bližnji prihodnosti katera od strank ne odloči za menjavo računovodskega servisa. Sigurno ne strategija, ki bi vodila v dolgoročen razvoj, varnost in rast.
3. Zaposlila bi lahko novo sodelavko, ki bi prevzela delo. A to pomeni začasen izpad produktivnosti in stroške uvajanja (poleg plačila).
4. Odločila bi se lahko za digitalizacijo oz. avtomatizacijo tistih opravil, ki pomenijo največji vložek časa, a imajo nižjo dodano vrednost za stranko.

Katera opcija pa se vam v dani situaciji zdi najboljša?

Četudi smo torej prepričani, da je digitalizacija prava smer in se odločimo, da bomo naredili spremembo v načinu dela, pa do zadržkov pogosto pride, ker ne vemo, kako se sploh lotiti njihove uvedbe. Kaj je prvi korak?

Na srečo na vsakem področju obstaja nekdo, ki je podobno pot že prehodil. Še več, obstajajo strokovnjaki, ki delijo navodila in smernice o pristopih, ki nas pripeljejo do želenih rezultatov ob minimalnem naporu in tveganjih.

Za področje uvajanja elektronskega poslovanja v podjetju najpogosteje zasledimo naslednjih 6 korakov:

1. Priprava na spremembe – definicija cilja, a hkrati tudi priprava okolja, ki vključuje pogovor s sodelavci; digitalizacija je proces, ki zadeva vse zaposlene v podjetju in je mogoča le, če vsi stremijo k istemu cilju
2. Popis delovnih procesov – potrebno se je zavedati trenutnega načina dela, da lahko identificiramo ozka grla in priložnosti za izboljšavo
3. (Pre)vzgoja partnerjev – narava vsakega posla je, da imamo opraviti z različnimi partnerji (dobavitelji, kupci, ipd.) in digitalizacija vašega podjetja bo posredno vplivala tudi na njih – kar pa pomeni, da vam lahko na tej poti izredno pomagajo
4. Prilagoditev poslovnih procesov – ko imate jasno sliko kaj želite doseči in definirano pot do tega cilja, potem lahko spremembe uvedete tudi v prakso
5. Izbora pravega orodja – šele v tej fazi pride na vrsto izbira orodja (programa), ki vam bo pomagal pri učinkovitejšem izvajanju novo definiranih poslovnih procesov
6. Merjenje učinkov – zadnji, a bistven korak pa je nenehno merjenje uspešnosti, saj lahko izboljšate le tisto, kar lahko tudi izmerite

Kot vsake spremembe, tudi prilagoditve delovnih procesov vključujejo skrite pasti, v katere se lahko nehote ujamemo v želji po izboljšavah. Da bi se jih lažje izognili, navajamo nekaj najpogostejših napak, do katerih lahko pride:

• Prepozen začetek – če z uvajanjem sprememb predolgo čakate, lahko pride do tega, da le-te postanejo nujne (npr. jih je uvedla vsa konkurenca in sedaj bistveno zaostajate za njihovo ponudbo). Ker bi želeli nadoknaditi zamujeno, lahko nato (pre)hitro sprejemate drastične ukrepe, brez da bi za to pripravili teren in raziskali morebitne alternative.
• Slaba komunikacija z ekipo – spremembe v poslovnih procesih zadevajo vse sodelujoče oz. zaposlene. Če ekipe ne seznanite pravočasno in so o tem seznanjeni iz drugih virov, boste povsem brez potrebe ustvarili negativno klimo v podjetju. Pri komunikaciji ne bodite pasivni! Do podobnega problema lahko pride, če si ne vzamete časa, da bi ekipi spremembe tudi ustrezno argumentirali.
• Slabo vodenje projekta – uspešen zaključek uvedbe sprememb zahteva od vodstva velike napore, saj mora skozi celoten proces pokazati ogromno znanja, veščin in potrpežljivosti. Pomembno je, da se pri oblikovanju kazalnikov uspeha ne osredotoči zgolj na kratkoročne ali dolgoročne kazalnike, pač pa določi kombinacijo, ki bo pokazala najbolj realno sliko.

Dobra novica je, da vam dober partner lahko pomaga prav pri vseh korakih uvajanja sprememb, hkrati pa uporabi izkušnje preteklih projektov, da se izogne omenjenim pastem.