Za hrambo (arhiviranje) dokumentacije je odgovorno poslovodstvo podjetja. Natančnejša pravila arhiviranja je smiselno opredeliti v Pravilniku o računovodstvu oz. splošnem aktu in sicer:
- način arhiviranja (v papirni ali elektronski obliki),
- roke arhiviranja,
- kraj arhiviranja,
- odgovorne osebe,
- drugo.
Roki arhiviranja različnih dokumentov in evidenc
Trajno:
- letna poročila (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz bilančnega dobička/izgube, pojasnila k izkazom),
- evidence o plačah (obračuni plač oz. plačilne liste za vsa obdobja zaposlitve),
- glavna knjiga (bruto-bilanca, kontne kartice, dnevnik knjiženja),
- knjigovodske listine o investicijah (npr. register osnovnih sredstev – priporočljivo trajno),
- računovodska dokumentacija o nepremičninah (obvezno 20 let v skladu s ZDDV-1, priporočljivo trajno).
Najmanj 10 let od dneva, ki bi bilo treba plačati davek od dohodkov pravnih oseb (30. 4. 20xy):
- izdani računi,
- prejeti računi, obračuni in pogodbe, ki so podlaga za knjiženje stroškov in odhodkov (obračuni amortizacije, porabe materiala, drobnega inventarja, embalaže, nadomestnih delov, proizvodnje, obračuni stroškov službenih potovanj, najemnin, obračuni rezervacij, obresti, obračuni prodaje trgovskega blaga in materiala),
- dokumentacija, ki je podlaga za uveljavljanje olajšav za namene davka od dohodkov pravnih oseb,
- obračuni, ki so podlaga za izplačila dohodkov po Zakonu o dohodnini (avtorski honorarji, podjemne pogodbe, najemnine fizičnim osebam, bonitete zaposlenim, itd.),
- obračuni trošarin, davka na promet motornih vozil,
- dokumentacija v zvezi s transfernimi cenami – povezane osebe (10 let po letu, na katero se nanaša).
Najmanj 5 let po zaključku leta, na katero se nanaša (ni zakonsko določeno), vendar se priporoča:
- knjigovodske listine plačilnega prometa (že zaradi zastaralnih rokov najmanj 5 let),
- analitične evidence terjatev in obveznosti,
- materialne in blagovne evidence,
- blagajniški dnevniki (prejemki, izdatki).
Vsa preostala dokumentacija se hrani po lastni presoji, saj je potreba po tem odvisna tudi od opravljanja posamezne dejavnosti in drugih dejavnikov.
Zapis je prispevalo Vizija računovodstvo d.d. V kolikor želite nasvet ali pa bi se odločili za prenos vašega računovodstva k njim, jih kontaktirajte in z veseljem vam bodo pomagali ali pripravili ponudbo.
Več na www.vizija-racunovodstvo.si
Vse o AccountingBox
V poslu niste, ker bi vas veselila birokracija. Pa vendar ta predstavlja sestavni del podjetniškega vsakdana. Kaj, če bi se lahko administracije rešili? Kako lahko rešitev za vodenje poslovanja pri tem pomaga in kako to uspeva AccountingBox?
