Kako poenostaviti delo z dokumenti?

Ste se že kdaj znašli v situaciji, ko ste morali izgovoriti te besede? Kako ste se ob tem počutili? Se niste mogli znebiti občutka, da tovrstna prošnja marsikaj pove o vašem podjetju?

Dejstvo je, da dokumenti v vsako podjetje prihajajo po različnih kanalih in težko je imeti nadzor nad vsemi ter jih tudi ažurno obdelati. Dokumenti lahko pridejo po pošti, faksu, emailu ali drugih elektronskih poteh in hitro se zgodi, da se določen dokument izgubi. Še posebej, če ga mora pregledati več ljudi v podjetju … Prejmemo npr. račun dobavitelja za nakup materiala v vrednosti 700 €. Tajnica odpre kuverto z računom, ga vloži v mapo s prejeto pošto za vodjo nabave, ter mu jo odnese. Ker račun nekoliko odstopa od dogovora in je višji od 500 €, mora vodja nabave pridobiti še potrditev direktorice – zato ji račun (skupaj s komentarjem) posreduje. Potem ga pogleda ona, ga potrdi, in vrne nazaj, …

Če dokument potuje med različnimi osebami v podjetju to lahko pripelje do situacije, ko nismo povsem prepričani, pri kom se v danem trenutku dokument nahaja. Poleg tega tovrstno prenašanje tudi bistveno podaljša trajanje procesa in odzivni čas do partnerjev. Pogosto pa prenašanje dokumenta od osebe do osebe pomeni zgolj prelaganje odgovornosti.

Ko dokument opravi svoj namen (račun plačan, pogodba podpisana, ipd.), ga je potrebno arhivirati. Tu nastopijo nove težave:

• Kako zagotoviti varnost arhiva? Katere certifikate in priporočila upoštevamo?
• Kako hitro lahko najdemo dokument, ko se za to pojavi potreba?
• Kakšni so pogoji za dostop do dokumenta v arhivu? Kdo ga je sposoben najti? Kje se dokument fizično nahaja?

Delo z dokumenti je lahko preglednejše in bolj preprosto

Tovrstnih težav ne gre podcenjevati, a na srečo rešitev ni prekompleksna. Vse omenjene težave so namreč povsem rešljive s pomočjo tehnologije. Ta optimizacijo procesov obdelave prejete dokumentacije doseže z:

• vključitvijo papirja v omejenem obsegu, ali
• menjavo papirja z bolj učinkovitimi mediji.

Prednosti uporabe tehnologije so številne, v nadaljevanju pa predstavljamo tiste, ki jih uporabniki izpostavljajo najpogosteje.

Nižji stroški

Del stroškov je neposrednih (kopiranje, papir, ipd.) in hitro jih lahko odpišemo kot zanemarljive. Kljub temu pa se ob večji količini prejetih dokumentov naberejo in kmalu lahko predstavljajo pomembno postavko v končni bilanci.

Še pomembnejši pa so posredni stroški. Čeprav jih morda ne opazimo takoj, pa v resnici pogosto predstavljajo poglavitni razlog za neučinkovito delo. Gre za čas, ki ga zaposleni porabijo za arhiviranje, organizacijo in iskanje dokumentov.

Izračuni iz prakse kažejo, da lahko z digitalizacijo dokumentov podjetje prihrani tisoče evrov letno. Večja kot je organizacija, več dela z dokumenti ima in posledično so večje tudi možnosti za prihranek.

Pomislite, koliko časa dnevno porabite za iskanje dokumentov. Koliko časa jih urejate? Koliko časa to predstavlja na tedenski, mesečni in letni ravni? Koliko kopij naredite na printerju? Koliko prostora vam zavzamejo registratorji in koliko stanejo registratorji sami?

Izboljšana varnost

Podjetja so pogosto nezaupljiva do rešitev v oblaku, a jasno je, da so v 21. stoletju tovrstni strahovi povsem odveč. O tem pričajo številne raziskave, članki in zgodbe iz prakse. Tudi mi smo o tem že večkrat pisali.

Na kratko – ponudniki elektronskih arhivov morajo po definiciji poskrbeti za varnost podatkov na najvišji ravni. Izdelujejo varnostne kopije, kriptirajo podatke, omejujejo dostope, vodijo revizijske sledi, ipd. Večina podjetij, ki katerih posel ni povezan z informatiko in varnostjo, tovrstnih pogojev samo pač ne more zagotoviti. Najpogosteje so zlorabe podatkov posledica internih napak. Dejstvo je, da je veliko lažje izmakniti dokument iz direktorjeve mize, kot pa ga trajno izbrisati iz elektronskega dokumentnega sistema (kjer se beleži kdo je do dokumenta dostopal, je omejen s pravicami dostopa in varnostno kopiran).

Kaj omogoča digitalizacija prejete pošte?

1. Prvi korak digitalizacije pomeni zajem vhodne (ali izhodne) pošte. Ne glede na obliko dokumenta (papir, slika, PDF, XML, ipd.) bo rezultat zajema dokument v elektronski obliki. Z uporabo inteligentnih sistemov za zajem podatkov se npr. z računov prenesejo tudi vsi pomembni podatki, tako da odpade kakršnokoli ročno vnašanje dokumentov v računovodski program.
2. V primeru uporabe certificiranega elektronskega arhiva lahko nato originalne papirnate dokumente enostavno vržete proč!
3. Sledi kvalifikacija dokumenta, torej določitev njegovega tipa – gre za prejeti ali izdani račun, pogodbo, naročilnico, ipd.?
4. Naslednji korak je likvidacija dokumenta – dokument v elektronski obliki potuje do oseb, ki ga morajo pregledati in potrditi. Hkrati se vedno ve, kje se dokument nahaja, beleži pa se tudi zgodovina njegove poti in morebitni komentarji odgovornih oseb. V procesu potrjevanja dokumenta se lahko poslužite podpisovanja s kvalificiranimi digitalnimi certifikati.
5. Dokument se skozi celoten proces nahaja na istem mestu, v elektronskem arhivu. Če ima uporabnik zadostne pravice, lahko kadarkoli dostopa do njega, najde pa ga lahko z iskanjem po kateremkoli od njegovih lastnosti (tip, datum, pravna oseba, znesek, idr.).

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.

Kako enostavno je lahko delo z dokumenti lahko sami preverite z brezplačnim 30 dnevnim preizkusom AccountingBox-a. Lahko pa se dogovorimo za kratek informativen pogovor ob kavi, da skupaj ugotovimo, kako lahko poenostavimo vaše delo z dokumenti.