Posledično se težave in slabe prakse, s katerimi se soočajo podjetja, prenašajo tudi na računovodske servise. Gre za:
- slabšo sledljivost dokumentov,
- zamudno iskanje dokumentacije,
- usklajevanje internih oznak,
- prelaganje odgovornosti,
- slabo varnost,
- dolge roke za izvedbo likvidacijskega postopka,
- obvezno prisotnost na delovnem mestu,
- ipd.
Količina papirja v računovodskih servisih
Večina računovodskih servisov in podjetji še vedno tradicionalno uporablja registratorje oz. fascikle. Nakup in arhiviranje fasciklov pa je nezanemarljiv strošek in kljub skrbnemu načrtovanju lahko zmanjka prostora na policah.
A ker je hranjenje dokumentacije v originalni obliki in prenos v elektronsko obliko v določeni meri tudi zakonsko opredeljen, okorel in neprilagojen majhnim podjetjem, se boj za spremembe zdi izgubljen… vendar ni!
Certificirani arhiv v računovodskem servisu
Uvajanje brezpapirnega poslovanja je namreč skladno z vso veljavno zakonodajo in podkrepljeno s prevzemom namenskih, vzorčnih notranjih pravil, katerih ustreznost je potrdil Arhiv RS.
Za naše naročnike uvajanje poteka skupinsko in pod strokovnim vodstvom našega partnerja (Logitus d.o.o.), ki poskrbi, da je ustanovam dosega cilja čim lažja.
Povezava med AccountingBox-om in eHrambo Logitus omogoča, da se zajem dokumentov izvede brez podrobnega poznavanja elektronskega arhiva, in to bistveno hitreje kot bi bilo potrebno za hrambo in urejanje dokumentacije v papirni obliki. Ob zajemu dokumenta se določi tudi klasifikacijski znak (glede na vrsto dokumenta) in rok hrambe.
Poleg tega, da se z brezpapirnim poslovanjem izognemo kopičenju dokumentacije, pretiranem tiskanju in ponovnem skeniranju, pa zagotovimo tudi jasno sledljivost nad kreiranjem, vpogledi in popravki dokumentov.
“Sočasno z uvedbo notranjih pravil se vzpostavijo tudi dokumentirani popisi procesov ter ustrezna informacijska pravila, kar ustanovam dodatno pomaga pri urejanju lastnega poslovanja in zagotavljanja informacijske varnosti,” je povedal Tomaž Gorenšek, direktor podjetja Logitus.
AccountingBox Dokumenti omogočajo varno in pregledno hranjenje ter organizacijo celotne dokumentacije, kar pomeni hitro in učinkovito iskanje in popolno sledljivost dokumentov.
Na podlagi avtorizacije je omogočeno dodeljevanje pravic za vpoglede v podatke in za izvajanje posameznih aktivnosti. Tako je omogočena revizijska sled vseh dostopov in sprememb tako v sistemu, kot tudi na pripeti dokumentaciji.
“Podatki v elektronski hrambi so hranjeni na večih varnih lokacijah v Sloveniji ter nedostopni napadom. Hramba pri certificiranem ponudniku se letno redno preverja s strani Arhiva RS, s čimer se zagotavlja izpolnjevanje najvišjih standardov varovanja podatkov, ki jih ustanove samostojno običajno ne morejo doseči.” dodaja Gorenšek.
Sveti gral – brezpapirno poslovanje
Z uporabo certificiranega arhiva se način dela v računovodstvu ne spremeni bistveno, prinaša pa številne koristi.
- Prvi korak digitalizacije pomeni zajem vhodne (ali izhodne) pošte. Ne glede na obliko dokumenta (papir, slika, PDF, XML, ipd.) bo rezultat zajema dokument v elektronski obliki. Z uporabo inteligentnih sistemov za zajem podatkov se npr. z računov prenesejo tudi vsi pomembni podatki, tako da odpade kakršnokoli ročno vnašanje dokumentov v računovodski program.
- V primeru uporabe certificiranega elektronskega arhiva ter prevzema namenskih vzorčnih notranjih pravil, katerih ustreznost je potrdil Arhiv Republike Slovenije, lahko nato originalne papirnate dokumente enostavno vržete proč oziroma hranite samo še elektronske verzije gradiv!
- Sledi kvalifikacija dokumenta, torej določitev njegovega tipa – gre za prejeti ali izdani račun, pogodbo, naročilnico, ipd.?
- Naslednji korak je likvidacija dokumenta – dokument v elektronski obliki potuje do oseb, ki ga morajo pregledati in potrditi. Hkrati se vedno ve, kje se dokument nahaja, beleži pa se tudi zgodovina njegove poti in morebitni komentarji odgovornih oseb. V procesu potrjevanja dokumenta se lahko poslužite podpisovanja s kvalificiranimi digitalnimi certifikati.
- Dokument se skozi celoten proces nahaja na istem mestu, v elektronskem arhivu. Če ima uporabnik zadostne pravice, lahko kadarkoli dostopa do njega, najde pa ga lahko z iskanjem po kateremkoli od njegovih lastnosti (tip, datum, pravna oseba, znesek, idr.).
Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.
Čas je da začnemo razmišljati o tem, da fascikle pospravimo enkrat za vselej.
Gre za edini pravi način brezpapirnega poslovanja, ki z optimizacijo procesov omogoča prilagoditev 21. stoletju. Hkrati pa tovrsten pristop pomeni veliko dodano vrednost za vaše stranke. Če se kot računovodski servis odločite za certificiran arhiv in upravljanje dokumentacije po potrjenih notranjih pravilih, lahko to storitev ponudite njim. To pa je izrazita konkurenčna prednost, sploh v času, ko prihaja nov val modernih podjetnikov, ki se želi rešiti dela s papirji. Računovodstvo tako za njih postane tudi »arhivar«, medtem ko oni lahko papirno dokumentacijo enostavno vržejo stran!
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
