Ker so kazni v primeru neupoštevanja določil visoke in vas lahko pošteno udarijo po žepu, smo pripravili pregled enajstih nujnih opravil, ki jih je priporočljivo opraviti čim prej, vsekakor pa pred koncem leta 2015.
1. Pridobite namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne
Za davčno potrjevanje računov pri finančni upravi boste morali zavezanci pridobiti namensko digitalno potrdilo. To je nova vrsta digitalnega potrdila, ki ga boste uporabljali samo za izmenjavo podatkov o
računih in poslovnih prostorih zavezanca. Potrdilo bo vsebovalo naslednje podatke: davčno številko in ime zavezanca, namen uporabe in zaporedno številko potrdila, izdanega posameznemu zavezancu.
Digitalno potrdilo lahko pridobite sami ali pa za to pooblastite svoj računovodski servis.
2. Sprejmite interni akt
Zavezanci morate pred prvo izdajo računa iz davčne blagajne sprejeti tudi interni akt. Ta bo vključeval popis poslovnih prostorov, oznake poslovnih prostorov in pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov. Pripraviti ga boste morali vsi, ki račune izdajate s pomočjo blagajniških sistemov, in tisti, ki uporabljate vezane knjige računov. Glede na specifike poslovanja posamezne organizacije FURS predlaga, da zavezanci akt pripravite sami.
Interni akt je treba pripraviti pred pričetkom izdaje računov, a ga na FURS ni treba pošiljati.
3. Prilagodite vsebino računa, izdanega z elektronsko napravo
Uvedba davčnih blagajn prinaša tudi nov način beleženja računov. Poleg podatkov, ki so že določeni s predpisi, bo moral biti dopolnjen tudi z nekaterimi novimi elementi, kot so:
- nova oblika številčenja računov, ki je sestavljena iz treh delov,
- čas, ko je bil račun izdan (ura in minute),
- oznaka fizične osebe, ki je račun izdala s pomočjo elektronske naprave za izdajo računov,
- zaščitna oznaka izdajatelja računa (ZOI),
- enkratna oznaka računa (EOR),
- QR-koda.
Nova oblika računa je sestavljena iz treh delov: oznake poslovnega prostora zavezanca, oznake elektronske naprave za izdajo računov in zaporedne številke računa.
4. Objavite obvestilo o obveznosti izdaje računa in obveznostih kupca
Zavezanec bo moral v svojem poslovnem prostoru na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun. Zakon veleva, da bo moral zavezanec pri gotovinskem poslovanju izdati račun najpozneje po opravljeni dobavi blaga, ko je prejeto plačilo, kupec pa bo moral račun obvezno prevzeti in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora ter ga v primeru inšpekcijske kontrole na izhodu predložiti pristojni osebi.
Obvestila zavezancem ni treba pripravljati, saj ga je zakonodajalec priložil zakonu, in sicer v prilogi
3 ZDavPR. Zavezanci lahko prilogo natisnejo in na vidnem mestu objavijo v svojem poslovnem prostoru.
5. Pred začetkom izdajanja in davčnega potrjevanja računov pri gotovinskem poslovanju davčnemu organu sporočite podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdajate račune in pri tem uporabljate namensko digitalno potrdilo
Finančni upravi boste morali pred začetkom izdaje računov sporočiti tudi podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdajate račune. Sem sodijo tudi vozila ali prenosne blagajne, če boste račune izdajali na terenu. Zavezanci boste morali narediti popis poslovnih prostorov, ki jih uporabljate za poslovanje, in jim dodeliti oznake v internem aktu. Tisti, ki boste za izdajo računov uporabljali blagajniške sisteme, boste podatke o poslovnih prostorih FURS-u posredovali prek svoje programske opreme, v primeru izdaje iz vezane knjige računov pa boste morali z decembrom 2015 podatke o poslovnih prostorih posredovati prek aplikacije “Mini blagajna” na FURS-ovi spletni strani.
Zavezanec bo lahko v istem poslovnem prostoru hkrati uporabljal le eno od obeh možnosti izdaje računov: bodisi jih bo izdajal z elektronsko napravo za izdajanje računov bodisi s pomočjo potrdila iz vezane knjige
računov.
6. Zagotovite izvajanje postopka potrjevanja računov
Zavezanec, ki bo izdajal račune s pomočjo blagajniških sistemov, bo mo ral za namene izvajanja postopka potrjevanja računov pridobiti namensko digitalno potrdilo, zagotoviti spletno povezavo elektronske naprave
za izdajo računov s centralnim informacijskim sistemom FURS in prek elektronske povezave FURS-u sporočiti podatke o poslovnih prostorih, v katerih bo izdajal račune pri gotovinskem poslovanju.
V primeru, da izvajanja postopka potrjevanja računov ne boste zagotovili, so predpisane visoke kazni, ki dosegajo tudi 150.000 EUR.
7. Izdajajte račune z enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR)
Z uvedbo davčne blagajne bo moral zavezanec vsak račun, preden ga bo lahko izdal kupcu, prek elektronske naprave in spletne povezave najprej posredovati FURS-u, ki bo prejete podatke obdelal in računu dodelil enkratno oznako računa. Zatem bo zavezanec račun natisnil in ga predal kupcu.
Celoten postopek ne bo bistveno vplival na poslovanje in bo predvidoma trajal približno dve sekundi.
8. Uporabljajte napravo, ki omogoča elektronsko podpisovanje podatkov o računu in elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom
Če računov ne boste izdajali s pomočjo vezane knjige, si boste morali priskrbeti ustrezno napravo oziroma blagajniški sistem. V primeru, da pri gotovinskem poslovanju že uporabljate računalniške registrske blagajne, torej osebne ali prenosne računalnike, POS-blagajne, tablice ali pametne telefone z dostopom do interneta, jih boste morali povezati s FURS-om.
Vsi ostali zavezanci, ki računalniških registrskih blagajn ne uporabljate, računov pa prav tako ne bi želeli izdajati ročno, si boste morali priskrbeti ustrezno napravo in program za blagajniško poslovanje.
Elektronska naprava za izdajo računov je lahko tudi navaden računalnik (namizni ali prenosni), tablični računalnik ali pametni telefon z nameščenim programom za blagajniško poslovanje, ki omogoča
izmenjavo podatkov z davčnim organom.
9. Zagotovite nemoteno izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru izpada elektronske povezave in/ali interneta
Ob izpadu internetne povezave ali centralnega informacijskega sistema FURS bo blagajna račun izdala brez povezovanja s sistemom finančne uprave. Račun v tem primeru ne bo imel enkratne identifikacijske oznako
(EOR), ampak le zaščitno oznako izdajatelja (ZOI). Če zavezanec posluje na območju, kjer ni internetne povezave, bo račune moral pisati v vezano knjigo računov (VKR). Podatke o računih bo nato najpozneje v desetih dneh treba pretipkati v FURS-ovo spletno “Mini blagajno“.
Z uvedbo davčne blagajne bodo največje spremembe verjetno občutile tržnice in stojnice oziroma drugi prodajalci na terenu, ki zdaj poslujejo z registrskimi blagajnami ali vezanimi knjigami računov. Tudi ti bodo z uvedbo davčnih blagajn morali pridobiti dostop do podatkovnega prenosa podatkov.
10. Zagotovite nemoteno izvajanje postopka potrjevanja računov v primeru okvare elektronske naprave za izdajo računov
V primeru, da elektronska naprava neha delovati, bo zavezanec moral uporabiti vezano knjigo računov. Podatke iz vezane knjige računov bo zavezanec moral v desetih dneh prepisati v FURS-ovo “Mini blagajno“
Za opravičljive razloge se štejejo utemeljeni razlogi, ki jih zavezanec ni mogel predvideti oziroma odvrniti
in preprečujejo vzpostavitev delovanja elektronske naprave za izdajo računov v predpisanem roku.
11. Pravočasno si priskrbite vezano knjigo računov in jo še pred prvo izdajo računov potrdite na portalu eDavki
Da boste v primeru nedelovanja elektronske naprave račune še vedno lahko izdajali, si že predčasno zagotovite vezano knjigo računov. FURS vam bo za tovrstne primere omogočil brezplačen spletni dostop do davčne blagajne v obliki aplikacije ‘Mini blagajna’ na spletnem portalu eDavki, kamor boste lahko podatke z računa vnesli naknadno.
Zavezanec mora vezano knjigo računov pred prvo izdajo računa potrditi pri davčnem organu (portal eDavki), ki bo vodil evidenco o izdanih vezanih knjigah za vsakega izdajatelja posebej.
Uvedba davčnih blagajn od zavezancev, ki poslujete z gotovino, zahteva veliko predpriprav. Preden 2. januarja 2016 tudi zares stopijo v veljavo, je pred vami še veliko nalog, ki jih boste morali opraviti, da bi si omogočili nemoten prehod na nov način gotovinskega poslovanja in se izognili visokim kaznim, ki jih za kršitve predpisuje davčni urad. Če pri uvajanju davčnih blagajn naletite na težave ali bi radi spoznali še nekaj drugih pomembnih podrobnosti o davčnih blagajnah, smo vam z veseljem na voljo.
Hitri vodič do učinkovitega uvajanja sprememb
“Spremembe so edina stalnica” – to še kako velja tudi v poslu. Preživijo namreč samo tista podjetja, ki so se sposobna hitro in neboleče prilagoditi spremenjenim zahtevam kupcev in trgu. Vemo pa, da to ni enostavno in da dolgoročno uspe le najboljšim.
