Dejstvo je, da se neplačil verjetno nikoli ne bomo povsem znebili. Vseeno pa obstaja nekaj (preventivnih in kurativnih) ukrepov, s katerimi jih lahko bistveno zmanjšamo.

Kaj lahko naredimo pred izdajo računa?

1. Izdaja računov naj bo prioriteta

Podjetja po vsej verjetnosti niste ustanovili zato, da bi izdajali račune in zato se na ta del pogosto pozabi, ali pa se kaj kmalu znajde med opravili z nizko prioriteto. Prej, ko boste račun poslali, prej bo plačan. Zato s pripravo računa ne odlašajte, ampak ga izstavite takoj po opravljeni storitvi oz. predaji izdelka. Izdan račun je namreč sestavni (in pričakovani) del vaše storitve ali izdelka. Kadar je mogoče, poskusite dogovoriti (vsaj delno) plačilo vnaprej.

V primeru, da delo oz. projekt traja dlje časa, račune izdajajte sproti. Stranke bodo bolj dovzetne za plačilo več manjših računov, kot pa enega velikega zneska ob zaključku projekta. Ob sprotnem izdajanju računov bo tudi manjši časovnih razmak med opravljenim delom in izdanim računom – na ta način pa delo tudi bolj sveže v strankinem spominu.

Večji kot je račun, kasneje bo plačan. In starejši kot je račun, manjša je verjetnost, da bo sploh poravnan.

2. Spoznajte svoje stranke

Marsikateri neplačani račun lahko preprečite že s tem, da se ne odločite za sodelovanje z določeno stranko. Včasih se preprosto ne vzpostavi pravi odnos, ni prave “kemije”, ali pa začutimo bistveno odstopanje pri vrednotah.

Še najbolj oprijemljiv podatek o morebitnem tveganju pri poslu pa lahko dobite s pomočjo poslovnih imenikov, kot sta npr. Bizi.si in Bisnode Bonitete. Na ta način lahko pridete do številnih podatkov o poslovanju (potencialnih) strank, vključno z indeksi tveganj, plačilno disciplino, ipd.

Dodatne informacije pa lahko dobite tudi skozi pogovor s podjetji, s katerimi vaša potencialna stranka že sodeluje. Kakšne so njihove izkušnje?

Če torej ugotovite, da ima stranka blokirane poslovne račune, ali pa da plačuje s 60 dnevno zamudo … se boste lažje odločili o (ne)sodelovanju.

3. Jasno in opazno komunicirajte pogoje in plačilne roke (in jih skrajšajte)

Transparentnost je ena od ključnih lastnosti uspešnega in dolgoročnega sodelovanja. Začne se že s pogodbo, ki naj bo pregledna in naj jasno definira plačilne pogoje.

Nasploh je v vašem interesu, da (skupaj z računom) kupcu podate čim več informacij, ki jim bodo omogočile pravočasno plačilo. Če strankam ponudite možnost kasnejšega plačila, jo bodo izkoristile. Krajši rok pomeni, da bo račun plačan prej.

V primeru večjih projektov se lahko dogovorite za plačevanje ob doseženih mejnikih. Npr. 20 % ob pripravi specifikacije rešitve, 30 % ob potrjeni grafični zasnovi, 50 % ob zaključku projekta.

4. Spodbudite plačila pred rokom

Dodatno motivacijo lahko ponudite v obliki popustov v primeru plačila pred rokom. Podatki se sicer nekoliko razlikujejo glede na branžo, v splošnem pa velja, da imajo računi, ki ostanejo neporavnani 30-90 dni po datumu zapadlosti, le 40-50 % verjetnost, da sploh bodo plačani. Po 90 dneh pa ta odstotek pade na 20 %.

Terjanje za vas v vsakem primeru pomeni dodaten strošek in izgubo časa, zato se morda bolj splača ponuditi 5 % popusta za plačilo v 7 dneh, kot pa da postanete del omenjene statistike.

5. Pomemben je izgled računa

Profesionalen izgled računa povečuje kredibilnost vašega podjetja, posledično pa si lahko izborite višje mesto na seznamu prejetih računov pri stranki.

Poleg tega ima podoba izdanega računa še nekaj drugih prednosti in koristi – o tem smo pisali tukaj.

6. Uvedite sankcije za zamudnike

Marsikatero podjetje na vsakem izdanem računu opozarja na stroške opomina oz. neplačanega računa.

Uvedbe plačljivih opominov ali obresti se sicer razumljivo bojimo – neradi bi se stranki zamerili in si tako zmanjšali možnost za ponovno sodelovanje. A ob jasnih in vnaprej znanih pogojih z opomini ni nič narobe.

Še več, vaše podjetje v tem primeru lahko izpade bolj profesionalno. Niste dobrodelna ustanova, ampak morate zagotoviti svoje preživetje in kvaliteten nivo storitve tudi za ostale stranke. Če ste dogovorjeno storitev dobro in pravočasno opravili, si zaslužite tudi plačilo.

Računi, ki ob neplačilu prinašajo posledice, so plačani hitreje od tistih, ki jih ne. Na ta način si torej pri stranki zagotovite prioriteto pri plačilu – če ima pred seboj dva računa, med katerima en prinaša zamudne obresti, drugi pa ne, kateri bo plačan prej?

Vseeno pa pri zaračunavanju obresti ohranite nekaj čuta za situacijo in ne vztrajajte slepo pri plačilu.

7. Uporabljajte namensko rešitev za izdajo računov

Word in Excel sta super orodji, a imata pomembne pomanjkljivosti, če jih želite uporabiti za izdajo računov. Hkrati pomenita, da dokument sicer lahko pripravite, vendar ga morate vseeno ročno številčiti, poslati, slediti plačila, posredovati v računovodski servis, itd. Hitreje pride tudi do napak, postopek priprave računa traja dlje (glej točko 1, posledično bo kasnejše tudi plačilo).

Pomembno je, da strankam karseda poenostavite postopek plačila. Ne obremenjujte jih z birokracijo, ampak jim omogočite, da vam plačajo na način, ki jim najbolj odgovarja. Brez nepotrebnih ovir in dodatnih korakov. Vsi podatki za izvedbo naj bodo lahko dostopni in jasni.

Čim manj omejujte tudi načine plačila – če bi stranka rada plačala preko PayPal, ji ponudite tudi to možnost. Tudi plačilo ob (visokih) stroških transakcije je boljše od neplačila.

Sodobne rešitve omogočajo avtomatično pošiljanje opomnikov za plačilo še pred potekom roka. Ta obvestila pa lahko postopoma stopnjujete v primeru, da račun ni plačan – od prijaznih opomnikov, do bolj formalnih obvestil.

Kaj lahko naredimo, ko izdan račun ni plačan?

Za manjša podjetja je že sama izdaja računov zamuden proces, ki jemlje pozornost in čas od ključnih dejavnosti – tistih, ki dejansko prinašajo prihodke.

A tudi, ko so računi izdani, pa še vedno ni zagotovila, da bodo stranke zares plačale … kaj šele znotraj definiranih plačilnih rokov.

1. Račune imejte dobro organizirane

Pogosto se bo podjetje, ki računa ni plačalo, na vaš opomnik odzvalo s komentarjem, da se je račun verjetno nekje izgubil – in če jim ga lahko posredujete še enkrat. To za vas ne sme biti nikakršen problem ali projekt, ki bi vam vzel več kot 20 sekund.

Račune imejte shranjene na enem mestu, oštevilčene oz. opremljene s podatki, ki vam bodo omogočali hitro iskanje.

2. Ne pozabite na manire

Vseeno velja poudariti, da nikar takoj ne sklepajte o najhujšem možnem scenariju (tj. stranka je šla v posel z namenom prevare). Lahko, da so na račun enostavno pozabili, so bili odsotni, ali pa je v zadnjih dneh njihovo pozornost zahtevala neka nujna stvar.

V vsakem primeru se na začetku spodobi in izplača prijaznost – ne pa predvidevanje o razlogih in obtožbe.

“Prosim” in “hvala” sta čarobni besedi tudi v poslu, ne zgolj, ko učite otroke bontona ob mizi. Vljudnost pomaga pri grajenju odnosa s kupci, dobri odnosi pa pogosto pomenijo tudi čiste račune med partnerji.

3. Pošiljajte plačilne opomnike

Pomemben del procesa je pregled izdanih računov – kdo je plačal, kdo ni, in pošiljanje ustreznih opomnikov za plačila. Ali vam poslovna rešitev, ki jo uporabljate omogoča pošiljanje avtomatičnih obvestil? Kako pogosto jih pošiljate?

Eden izmed procesov, ki v praksi prinaša rezultate:

• 3 dni po zapadlem računu: opomnik za plačilo,
• 10 dni po zapadlem računu: 2. opomnik za plačilo,
• 14 dni po zapadlem računu: klic,
• 30 dni po zapadlem računu: predaja terjatve partnerskemu podjetju za izterjavo.

AccountingBox vključuje posebno funkcionalnost, ki omogoča avtomatično pošiljanje opozoril strankam določeno število dni po (ali pa pred) zapadlosti računov. Opozorilo vsebuje vse relevantne podatke (številka, znesek, datum), v prilogi pa vključuje tudi sam račun. Izgovora “računa nismo prejeli” torej ne boste več slišali.

Uporabniki poročajo o ogromnih prihrankih časa pri terjanju, hkrati pa zaznavajo do 75 % povečaje plačil na rok, v le nekaj mesecih uporabe pa so se jim odprte terjatve zmanjšale za več kot 30 %.

4. Bodite najglasnejši

Kruta realnost marsikaterega podjetja v prihodnosti bo, da sredstev pač ne bo dovolj za plačilo vseh računov. Prvi bodo na vrsto prišli najnujnejši stroški, šele nato se bo začel seznam ostalih dobaviteljev.

Vaš cilj je, da si na seznamu izborite čim višje mesto. To lahko dosežete na različne načine, tudi tako, da svoje stranke vztrajno opozarjate na zapadla plačila. Je pač tako, da si prednost pogosto izbori najglasnejši.

Poskusite lahko tudi z menjavo komunikacijskega kanala. Danes se je veliko komunikacije preselilo na socialna omrežja in če ste neuspešni s kontaktov preko epošte, boste morda več sreče našli s sporočilo preko Facebook-a.

5. Prekinite dobavo

Poteza verjetno ne bo naletela na pozitiven odziv pri stranki, a vsako poslovno sodelovanje je sklenjeno ob pričakovanju izpolnjevanja dolžnosti obeh strani. Zakaj bi vi še naprej zagotavljali dobavo svojih izdelkov oz. izvedbo storitev, če se stranka ne drži svojega dela dogovora in ne poravna računov? Ali sploh potrebujete take “stranke”?

Morda vam narava dela ne omogoča tovrstnih ukrepov (npr. storitev je bila že izvedena) – v tem primeru lahko terjatve stopnjujete z obračunavanjem zamudnih obresti, ali pa jih predate v izterjavo tretjemu podjetju, ki se s tem ukvarja.

Vsaka šola nekaj stane

Pomembno pa je, da se iz izkušenj z neplačniki kaj naučite.

• Prvo pravilo je, da ne sodelujte s strankami, ki imajo do vas zapadle obveznosti. Najprej naj poravnajo dolgove, potem se lahko dogovorite za nova naročila. Naj vas ne zaslepi obet posla, bodite dosledni pri izvajanju vseh omenjenih korakov.
• Imejte oblikovan proces, kako ravnate v primeru neplačil – nobene potrebe ni, da vedno znova odkrivate toplo vodo. Marsikateri korak lahko tudi avtomatizirate.
• Pomagajte si s tehnologijo – ne le pri pošiljanju opomnikov, ampak tudi za hitrejšo pripravo in varnejše pošiljanje računov.
• Za stranke, ki večkrat zamujajo s plačili, oblikujte poseben pristop. Postavite jim drugačne plačilne pogoje – od njih zahtevate predplačila, postavite jim krajše roke plačila, ali pa jih umestite na t.i. črno listo s podjetji, s katerimi ne boste sodelovali.
• Dobri odnosi s strankami bodo izboljšali možnosti, da bo vaš nračun pravočasno plačan – če se dobro razumete, bo imel račun višjo prioriteto plačila, saj ne bodo želeli škoditi odnosu ali vas osebno prizadeti.

Upoštevanje zgornjih nasvetov, spoštljiv odnos in vljudnost bodo imeli več pozitivnih posledic, (med drugimi) lahko pričakujete tudi izboljšanje plačilne discipline kupcev. Manj skrbi za odprte terjatve pa pomeni, da se boste bolj osredotočili na tisto, kar je v vašem poslu res pomembno – opravljanju storitve oz. prodaji izdelkov.

Pri zagotavljanju pravočasnih plačil vam torej na marsikaterem področju lahko pomaga tudi sodobna rešitev za vodenje poslovanja. AccountingBox lahko brezplačno preizkusite s klikom na to povezavo.