Se izdaja računov z orodji Word ali Excel izplača?

Word in Excel vsi poznamo in vsem sta nam domača – in ravno to je najpogostejši razlog, da sta tudi avtomatična odločitev za večino podjetnikov, ki želijo izdati račun, poslati dopis, voditi bazo svojih strank in beležiti dogovore z njimi.

A ker to omogočata, to še ne pomeni, da sta za ta namen tudi najprimernejši orodji. Pogosto velja prav nasprotno. Obe orodji bi namreč lahko povzeli z opisom “z njima je mogoče narediti vse, ampak nič odlično”.

V svoji navdušenosti nad tem “kaj vse se lahko z njima naredi”, pogosto ne opazimo, koliko časa nam za to delo porabita. Kar je nenazadnje logično, saj orodji nista optimizirani za vse naloge, ki jim jih naprtimo. Švicarski nož je super, a strinjamo se, da za podiranje dreves, operacije slepiča in popolno narezan pršut pač ni najboljše orodje.

Največje pomanjkljivosti pri uporabi orodij Word in Excel za izdajo računov

Pošljete račun z napako

Kako izgleda proces izdaje računa v Wordu? Na računalniku poiščete zadnji račun, mu popravite nekaj detajlov, kliknete “Shrani kot…” in izberete kam bi ga želeli shraniti, nato pa ga pošljete stranki.

Kaj pa se zgodi, če ste določen podatek pozabili popraviti? Datum, številko računa, dimenzijo izdelka, naziv stranke, morda celo ceno? Vsako napako se da popraviti, a to je čas, ki ga dobesedno vržete stran. Do tega namreč ne bi prišlo, če bi uporabljali primernejšo rešitev za izdajo računov.

Izgubite dokument

Izguba dokumenta v primeru dela z Word in Excel datotekami ni vprašanje “če”, ampak “kdaj”. Vsi smo prepričani, da je naš sistem poimenovanja datotek in shranjevanja na skupni disk odporen za vse vrste napak. Dokler do njih ne pride in dokument se (z napako v imenu) izgubi v neznani mapi. Ali pa odpove kar celoten disk…

Več ljudi, kot je v stiku z dokumenti, hitreje bo do tega prišlo. Morda ste ga že poslali stranki, in ga lahko najdete med poslanimi sporočili v elektronski pošti? Mogoče, ampak na ta način boste težko kogarkoli prepričali, da imate “dokumentacijo pod kontrolo”.

Nezanesljiva poročila

Excel najpogosteje ni povezan z drugimi podpornimi sistemi in tako zahteva ročen vnos podatkov. Kadarkoli jih vpisujete ročno, je to priložnost, da pride do napak. In do njih bo sigurno prišlo.

V primeru, da do napake pride, je pomembno, da jo lahko hitro in učinkovito odpravite. To pomeni, da se popravi zgolj na enem mestu, sprememba pa je takoj vidna v vseh poročilih. To v primeru večih Excel datotek ni mogoče.

Izdaja računov vzame preveč časa

Proces izdaje računov ne bi smelo biti opravilo, ki vzame toliko časa, da ga morate posebej planirati in najti čas zanj. Če to dovolimo, se oblikuje še ostrejša ločnica med opravljanjem bistvenega poslanstva podjetja (reševanje težav strank) in vodenjem organizacije (administracija, kadrovanje, ipd.).

Uporaba namenske rešitve za izdajo računov

Na srečo obstajajo rešitve v izogib številnim pastem, ki jih prinaša “zloraba” neprimernih orodij. S strukturiranimi obrazci, kontrolami vrednosti, šifranti, ipd. zagotavljajo, da do napak pri izdaji računov ne prihaja.

AccountingBox lahko s polno funkcionalnostjo (vključno z izdajo računov) brezplačno preizkušate s prijavo na tej povezavi.