avtor: dr. Živko Bergant, Visoka šola za računovodstvo
Prvo in drugo leto
Prvo leto ti je bilo zagotovo najtežje. Računovodstvo je bilo neurejeno, zamujali smo roke za oddajo zaključnih računov, podatki so bili nezanesljivi, računalniška podpora je bila neprofesionalna, nejasne so bile vloge posameznih sodelavcev. V dveh letih si uredil računovodstvo tako, da je bil zadovoljen zunanji revizor, ki smo ga naročili, čeprav nismo bili zakonsko zavezani k revidiranju računovodskih izkazov.
V tretjem letu je podjetje zrastlo
Tretje leto tvojega delovanja je sovpadalo z razmeroma hitro rastjo podjetja, podvojili so se prihodki od prodaje in povečalo število zaposlencev. Tudi v računovodski službi se je povečalo število delavcev. Opazil pa sem, da se tvoj avtoritativni način vodenja ni spremenil, kar velja še danes. Nedvomno je bil nujen v prvih dveh letih, saj drugače pomembnih sprememb ni bilo mogoče pričakovati. Pri bistveno povečanem obsegu poslovanja in števila sodelavcev pa se pojavljajo zastoji v komunikaciji tako znotraj računovodske službe kot tudi z vodji drugih sektorjev.
Slabo sodelovanje med oddelki
Od zaposlenih v računovodski službi dobivam informacije o omejevanju možnosti strokovnega izpopolnjevanja, neustreznem razporejanju dela in odgovornosti ter preveč opravljenih nadurah. Imam občutek, da je njihova motiviranost padla.
Od vodij poslovnih funkcij (nabave, prodaje, proizvodnje in kadrov) dobivam (sicer neformalne) pritožbe o medsebojnem nerazumevanju, prepočasnem odzivanju na zahteve po informacijah, omejevanju informacij na čiste knjigovodske podatke.
Tudi najino sodelovanje ni več tako, kot je bilo na začetku, ko si imel od mene vso podporo za spremembe v računovodstvu. Danes take podpore več ne potrebuješ v tolikšnem obsegu, zato pa jaz pogrešam več informacij za poslovno odločanje.
Zanemarjeno notranje poročanje
Poročanje zunanjim institucijam je zadovoljivo urejeno, informiranje notranjih uporabnikov pa je omejeno na informacije na ravni podjetja, pa še pri tem pojasnil, ki bi jih razumel tudi računovodsko manj podkovan človek, nismo deležni. Tvoja pogosta odgovora »to je pač skladno z računovodskimi standardi« in »tako mora biti«, notranjih uporabnikov informacij ne zadovoljujeta, povzročata slabo voljo in slabše sodelovanje.
Tvoje letno računovodsko poročilo obsega samo s standardi predpisano vsebino, s katero si kot direktor ne morem veliko pomagati. Pojasnila posameznih tabel so omejena na stavke »ta sredstva ali obveznosti so se povečala ali zmanjšala« ali pa »prihodki ali odhodki so se povečali ali zmanjšali«. To je ponavljanje tistega, kar iz tabel tudi sam vidim, nisi pa pojasnil, zakaj se je nekaj spremenilo, na podlagi česar bi lahko povzel, kaj bi lahko naredili za spremembo negativnih ali zadržanje pozitivnih gibanj.
V zadnjem poglavju poročila so prikazani kazalniki s sicer obetajočimi nazivi, vendar si z njimi ne znam pomagati pri oblikovanju poslovnih ukrepov. Tvoj pogosti odgovor na vprašanje, zakaj se je neki kazalnik poslabšal, je na primer »zaradi povečanja kratkoročnih obveznosti«, s čimer pa si ne morem prav nič pomagati, saj ni jasno kako jih zmanjšati. Prav tako ni jasno, kolikšne naj bodo te kratkoročne obveznosti, oziroma kolikšna je optimalna vrednost posameznega kazalnika. Ne morem verjeti, da v literaturi ni ustreznejših odgovorov.
Kazalniki so prikazani – kaj pa razlaga?
V podobnem položaju sem pri sprejemanju načrtovanih računovodskih izkazov. Kazalniki v zadnjem poglavju letnega načrta ne dajo odgovora, ali smo lahko z načrtovanim finančnim položajem zadovoljni. Prav tako v načrtu ne vidimo posledic morebitnih negativnih vplivov na finančni položaj podjetja oziroma v kakšnem obsegu jih še prenesemo.
Če že opozoriš na previsoke stroške ali na premajhne prihodke, ni jasno, v okviru katere dejavnosti oziroma projekta so nastali in nimamo informacij o donosnosti posameznih poslovnih programov podjetja.
Pravilnik o računovodstvu, ki si ga sestavil ob svojem prihodu, ne opredeljuje stroškovnih mest in stroškovnih nosilcev, na kar se tudi sklicuješ. Zaman pa od tebe pričakujem osnovni predlog sprememb pravilnika, da bi lahko o njem razpravljali. Podobno velja za tok dokumentov, ki je določen s pravilnikom, sodelavci pa imajo nanj kar nekaj pripomb.
Pogosto se spuščaš v razprave z drugimi vodji sektorjev, kaj morajo narediti za računovodstvo, kar se razume, kot da delajo za računovodsko službo oziroma zate. Ni torej jasno, ali je kakšna razlika med računovodstvom in računovodsko službo, tudi ti je do zdaj nisi pojasnil.
Izboljšave v računovodstvu so vedno mogoče in nujne
Imam vtis, da te je začetno urejanje računovodstva izčrpalo in ti pobralo voljo do nadaljnjega razvoja in izboljšav. Tudi sam obiskuješ samo seminarje, ki so neposredno namenjeni izvajanju računovodenja (periodični in zaključni računi), večjega strokovnega poglabljanja in želje po razvoju pa nisem opazil.
Prepričan sem, da bi lahko z novim pravilnikom in načrtnim pristopom k delovanju računovodstva v okviru letnega poslovnega načrta podjetja, izboljšali informacijski sistem ter ustrezno umestili tudi računovodstvo in računovodsko službo. Od tebe pričakujem ustrezne predloge. Nasprotno se bo v podjetju ukoreninilo prepričanje, da je računovodstvo samo “nujno zlo” v podjetju, katerega stroške je treba zniževati. To je že zdaj mogoče začutiti. Menim, da bi moral biti nosilec poslovnih informacij desna roka vsem odločevalcem v podjetju, kar ti do danes še ni uspelo. Pri tem bi moral biti vztrajen in prispevati k povečevanju znanja notranjih uporabnikov, predlagati nove informacije, morda tudi organizacijske spremembe. V vsakem primeru boš užival mojo popolno podporo.
Višja šola za računovodstvo in dosedanja praksa sta ti dali dovolj znanja za obvladovanje knjiženj skladno z računovodskimi standardi, vendar naše podjetje in njegov razvoj zahtevata tudi tvoj nadaljnji strokovni razvoj. Razmisli o nadaljnjem študiju (na primer na Visoki šoli za računovodstvo) in svojem osebnem razvoju, saj imaš še 15 let do upokojitve. Tudi potrebe podjetja se večajo, kar sem ti s tem pismom poskusil pokazati. Na tem temelju pripravi svoje predloge, ki jih bova skupaj obravnavala in se dogovorila, kako naprej.
Tvoj direktor
Avtor zapisa dr. Živko Bergant, je v svoji knjižici Direktor, razrešen si zbral zanimive zgodbe s terena. Zbirka je sestavljena iz 11 zapisov.
Da se podobne zgodbe ne bi dogajale tudi v vašem podjetju, vam svetujemo, da uredite redno in stalno poročanje, ki ga omogoča tudi AccountingBox. Preverite, kako so strukturirana naša poslovna poročila in katere informacije lahko podjetnik prejema na dnevni, tedenski ali mesečni ravni.
Računovodstvo včeraj, danes, jutri
Računovodstvo je že skozi vso zgodovino močno odvisno od tehnologije in se skupaj z njo razvija. Če vam za vsakdanja opravila primanjkuje časa, je morda pravi trenutek, da začnete k delu pristopati drugače.
