Nov zakon zahteva evidentiranje podrobnejših podatkov o delovnem času, vključno s časom prihoda in odhoda z dela, koriščenjem odmorov, urami v posebnih razmerah in neenakomerno razporejenem delovnem času ipd. Uvaja tudi obvezne elektronske evidence za kršitelje. Vodenje evidence delovnega časa je sicer obvezno že zdaj, po novem pa bo treba beležiti še podrobnejše podatke.
Kaj je evidenca delovnega časa in kakšne so njene koristi?
Evidentiranje delovnega časa je postopek beleženja časa, ki ga zaposleni porabijo za delo. To lahko vključuje čas, porabljen za posebne naloge in projekte, kot tudi skupno število opravljenih ur vsak dan ali teden.
Izboljšajte svojo poslovno učinkovitost
Kakovostno evidentiranje delovnega časa je za podjetje pomembno iz več razlogov. Eden glavnih razlogov je ta, da podjetjem omogoča natančno spremljanje časa, ki ga zaposleni porabijo za različne naloge in projekte. Te informacije se lahko uporabijo za izboljšanje učinkovitosti, identifikacijo področij, kjer je mogoče povečati produktivnost, in zagotovitev, da zaposleni prejmejo pošteno plačilo za čas, ki ga porabijo za delo.
Pravilno začrtano upravljanje odsotnosti zaposlenih lahko pomaga zmanjšati vpliv absentizma na organizacijo. Odsotnost zaposlenih lahko pomembno vpliva na produktivnost, zlasti če so ključni zaposleni odsotni dlje časa. Čim boljše upravljanje odsotnosti je pomembno tudi za obvladovanje stroškov. Odsotnost z dela je lahko za podjetje zelo draga, zlasti če morajo plačati začasno osebje ali nadure za pokrivanje odsotnosti.
Možnost natančnega izplačila glede na obseg opravljenega dela
Kakovostno evidentiranje delovnega časa je podjetjem v pomoč tudi pri korektnem plačilu zaposlenih. Če ne primer delavec opravlja nadure, je upravičen do dodatkov, medtem ko je z natančnim evidentiranjem delovnega časa mogoče hitro ugotoviti tudi pomanjkljivosti v delovnem procesu.
Pravilno upravljanje odsotnosti z dela je pomembno tudi za ohranjanje morale in zavzetosti zaposlenih. Zaposleni, ki čutijo podporo, ko so odsotni z dela, se bodo bolj verjetno počutili cenjene in angažirane pri svojem delu. To lahko pozitivno vpliva na njihovo produktivnost, saj jih podporno okolje pozitivno stimulira. Poleg tega je tudi večja verjetnost, da bodo zaposleni ostali v podjetju, ki jih ceni in podpira.
Zadostitev zakonodajnim predpisom
Evidentiranje delovnega časa je za podjetja pomembno tudi z vidika spoštovanja delovne zakonodaje in predpisov. Številne države, tudi Slovenija, imajo zakone, ki od podjetij zahtevajo, da vodijo natančne evidence o opravljenih urah svojih zaposlenih. Neupoštevanje teh zakonov ima lahko za posledico globe in kazni ter lahko vodi celo do sodnega postopka.
Kaj se spremeni s 20. 11. 2023?
- Natančno evidentiranje: Pričakovano je natančno beleženje časa prihoda in izhoda za vse tipe ur.
- Deljen delovnik: Delovnik bo razdeljen na obdobja (od-do, od-do).
- Konec zaokroževanja ur: Ur ne bo več mogoče zaokroževati. Beležiti bo potrebno natančne ure, razen če interni akt podjetja določa drugače.
- Vse velja za vse delavce: Ni pomembno ali ste zaposleni ali direktor.
- Evidentiranje odmorov: Potrebno bo beležiti odmore, vključno z malicami.
- Izpis ur skupaj s plačilno listo: Če delavec nima dostopa do svojih ur, bo poleg plačilne liste potreben tudi izpis ur za vsak mesec.
Štiri ključne komponente učinkovitega upravljanja odsotnosti
Jasna politika podjetja in postopki
Organizacije bi morale imeti jasno določeno politiko in postopke za upravljanje odsotnosti zaposlenih. Ti pravilniki morajo opisati korake, ki naj bi jih zaposleni sprejeli, ko si morajo vzeti dopust, ter postopek za upravljanje odsotnosti in vrnitev na delo.
Učinkovita komunikacija
Učinkovita komunikacija je ključna za dobro upravljanje odsotnosti. Organizacije bi morale svoje politike in postopke upravljanja odsotnosti jasno sporočiti zaposlenim. Prav tako bi morale redno komunicirati z zaposlenimi, ki so odsotni, da zagotovijo, da se počutijo podprte in cenjene.
Podporna kultura
Podporna kultura je bistvena za učinkovito upravljanje odsotnosti. Organizacije bi morale ustvariti kulturo, v kateri se zaposleni počutijo udobno. Zagotoviti bi morale, da si lahko vzamejo dopust, ko ga potrebujejo, in da se počutijo podprte, ko so odsotni z dela.
Programi za vrnitev na delo
Programi za vrnitev na delo so lahko učinkoviti pri pomoči zaposlenim, da se po odsotnosti vrnejo na delo. Ti programi lahko vključujejo načrte postopne vrnitve na delo, pa tudi podporo zaposlenim, ki se vračajo na delo po daljši odsotnosti.
Spletni seminar o EDČ
Ker je nova evidenca delovnega časa ob prihajajočem roku za uvedbo izredno aktualna tema, smo pripravili brezplačni spletni seminar, na katerem smo govorili o zakonskih spremembah, delili kakšen uporaben nasvet iz prakse in pokazali, kakšno bo življenje po 20. novembru.
Pridružil se nam je tudi mag. Peter Zupančič iz podjetja 1A Internet, ki so z aplikacijo MojeUre eden vodilnih ponudnikov EDČ in imajo na tem področju ogromno praktičnih izkušenj.
AccountingBox je sicer združljiv z več programskimi rešitvami za evidenco delovnega časa, za mala in srednje velika podjetja pa priporočamo prav spletno rešitev, ki smo jo predstavili na webinarju.
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
