Peter je sicer s svojim računovodjem kar zadovoljivo rešil svoje računovodstvo, a še ni bil povsem zadovoljen. Še vedno je medsebojno sodelovanje zahtevalo veliko »ročnega« dela in prenašanja dokumentacije. Zato se je ob inšpekcijskih nadzorih zadeva velikokrat »ustavila«. Računovodja je moral hiteti, da uredi in poknjiži prejeto dokumentacijo, Peter pa je s svojimi zaposlenimi preverjal vse potrebno.
Zato je iskal sistem, ki bi mu omogočal:
- Preprosto izdajo in izpis plačilnih list v nemškem jeziku (zdaj jih je moral prevajati).
- Izdane račune je želel imeti tudi v nemškem jeziku.
- Pregled nad delavci: kdaj imajo delavci naslednji zdravniški izpit, hiter dostop do pogodb o zaposlitvi ,…
- E-arhiv poslovne dokumentacije: Hiter in učinkovit dostop do vseh podatkov in dokumentov, saj je veliko na poti in se mu papirji kopičijo v raznih mapah v avtomobilu.
- Nadzor nad poslovanjem: Dokumentacija je bila vedno prepozno pri računovodji, zato ni nikoli vedel, kakšna je realna finančna slika poslovanja.
- Nadzor nad orodjem: Imel pa je še dodatno težavo – vsaka ekipa je razpolagala tudi z delovnim orodjem, ki je predmet inšpekcijskih nadzorov ter zakonskih določb. Nad ekipami in orodjem je želel imeti stalen in preprostejši nadzor.
Kako smo Petru pomagali, da se zdaj inšpektorjev ne boji več?
Prehod na AccountingBox
Zaradi neprestane mobilnosti smo mu predlagali, da začne uporabljati sistem, ki deluje v oblaku in bo do vseh informacij dostopal kadarkoli, ne glede na njegovo lokacijo. Zadostoval bo le dostop do interneta. Zato je bila izbira poslovno-računovodske rešitve AccountingBox za Petra preprosta in logična odločitev.
Izdaja računov v nemškem (ali drugem tujem jeziku)
Sistem ima vgrajeno možnost za izdajo računov v izbranem tujem jeziku. Glede na vedno strožje inšpekcijske nadzore je pomembno, da so računi izdani tudi v tujem jeziku. Tako jih inšpektor hitreje pregleda in oceni.
Sodelovanje z računovodjo
Ker oba z računovodjo dostopata do istih podatkov in dokumentov, se je komunikacija poenostavila. Sam ima nadzor nad tem kateri računi so v sistem že vnešeni, katere pa mora še posredovati. AccountingBox omogoča, da Peter vnos prejetih računov prepusti avtomatizaciji. Vsak prejeti račun pošlje na dogovorjen e-mail naslov in od tam se samodejno zabeleži v poslovno-računovodski program AccountingBox. Računovodja ima tako vse potrebne dokumente in podatke takoj pri roki.
Izdelava plačilnih list in vročanje e-plačnih list
V programu AccountingBox je vgrajen tudi modul za obračun plač, ki omogoča izračunavanje plač za samostojne podjetnike ter zavode in javno proračunske uporabnike. Peter in računovodja sta kot najbolj uporabne možnosti ocenila naslednje:
- Priprava plačilnih list v nemškem (ali drugem izbranem tujem) jeziku.
- Neposreden preračun zneskov iz bruto v neto ne glede na tip pogodbe.
- Preprost obračun vseh dodatkov, ki delavcu pripadajo.
- Prenos podatkov iz Excela v sistem za obračun plač.
- Preprosto in varno vročanje plačilnih list tudi preko e-pošte, kar poenostavi dostavo plačilnih list delavcem.
Knjiga pošte omogoča nadzor nad dokumentacijo
Knjiga pošte zagotavlja arhiviranje prejetih in izdanih dokumentov, ki so pregledno zbrani na enem mestu. V njej Peter hrani vso poslovno dokumentacijo:
- prejete račune,
- izdane račune / sistem omogoča izdajo v nemškem oziroma tujem jeziku,
- bančne izpiske,
- pogodbe,
- parkirne listke,
- drugo dokumentacijo, ki prihaja na delovišče.
Dokumentacijo, ki jo prejemajo delavci neposredno, enostavno skenirajo (oz. poslikajo) in pošljejo v sistem preko e-mail naslova. Dokumenti se zbirajo v knjigi pošte, kjer jih Peter potrdi ter vpiše pripombe ali komentarje. Računovodja pa ima tako takoj na razpolago vse potrebne dokumente za knjiženje.
Dostop do poslovne dokumentacije je Petru in računovodji na voljo kadarkoli in od kjerkoli.
Nadzor nad delavci, delovnimi skupinami in opremo
Znotraj AccountingBox-a nam je uspelo smiselno organizirati delovne skupine, ki jih lahko Peter poljubno spreminja ter vodi evidenco, na katerem delovišču so posamezni zaposleni.
Preden oblikuje skupino, mora vsakemu zaposlenemu predati orodje, s katerim opravlja svoje delo. Skladno z nemško zakonodajo mora biti orodje evidentirano in nedvoumno prikazano, kdo od zaposlenih ga uporablja. Ta evidenca je pomembna tako za Petra, kot tudi ob inšpekcijskem nadzoru.
Nemški inšpektor ob pregledu zahteva vpogled v delavčevo kartoteko. Tam mora biti jasno pregledno:
- kdaj je bil posameznik na bolniškem pregledu,
- kdaj bo naslednji pregled,
- kakšen je njegov zdravstveni karton,
- kdaj mora opravljati posamezen strokovni izpit,
- delovni čas, ki ga preživi na delovišču.
Petru smo vse informacije smiselno združili znotraj sistema AccountingBox, tako da ima zdaj tudi sam jasno in celostno sliko o statusu zaposlenega. Ob obisku inšpektorja so tako vse informacije hitro dostopne.
Nadzor nad poslovanjem podjetja
Nov sistem Petru zares omogoča dobro sodelovanje z računovodjem. Svoje sodelovanje sta nadgradila z rednim pošiljanjem prejetih računov, izdane račune izdaja neposredno iz AccountingBox-a. Bančni izpiski se tudi neposredno prenašajo v AccountingBox. Računovodja ima tako večino dokumentacije ažurno na razpolago, ter jo tudi sproti knjiži. Peter ima tako sproten vpogled v svoje poslovanje. Pregleduje lahko celotno sliko ali posamezne oddelke, naročnike, ne nazadnje tudi učinkovitost vsakega zaposlenega.
Peter danes točno ve, kam usmerja svoje podjetje ter se ne boji inšpekcijskega nadzora, ker mu ta ne povzroča več stresa in nepotrebne dodatne obremenitve, zato se bolj zagnano posveča svojemu poslu.
Kaj pa vi? Ste uredili vso dokumentacijo, ki jo zahtevajo inšpektorji izven Slovenije? Želite izvedeti, kako lahko pomagamo vam?
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
