Kako izbrati kakovostnega izvajalca računovodskih storitev?

Potrebujete predvsem koristne in pravočasne informacije, na podlagi katerih se boste lažje odločali, zato izpostavljamo še nekaj ključnih vprašanj, ki si jih je smiselno zastaviti pred najemom izvajalca računovodskih storitev.

In vendar se dogaja, da tako pomembno dejavnost znotraj podjetja zaupamo nepreverjenim osebam ali premalo usposobljenemu računovodskemu servisu. Toda kako izbrati pravega med tistimi, ki ponujajo računovodske storitve? Pri tem so vam lahko v pomoč vaši odgovori na nekaj ključnih vprašanj, ki si jih je pametno zastaviti pred končno odločitvijo za računovodski servis.

Katera so tista vprašanja, ki si jih morate podjetniki zastaviti?

Upamo, da vam bodo spodnji nasveti pomagali pri pravi odločitvi (oz. izboljšanju odnosa z obstoječim računovodjem).

1. Kaj vaše podjetje potrebuje?

Ne pozabite na prvo in najbolj pomembno vprašanje. Iščete knjigovodjo? Nekoga, da preprosto poknjiži pretekle dogodke? Odda poročila državi? Obračuna plače? Deli z vami kakšen davčni nasvet? Na trgu je veliko računovodstev, ki ponujajo različne nivoje storitve. Dobro je, da najprej pri sebi razčistite, kaj od računovodskega servisa pričakujete.

2. Ali so strokovnjaki za storitve, ki jih iščete?

Nekateri računovodski servisi se specializirajo za določena področja ali celo panoge. Sodelovanje z njimi vam lahko prinese številne koristi, saj lahko tovrstni partnerji s svojim poznavanjem in relevantnimi nasveti in napotki bistveno pripomorejo k sprejemanju pravilnih poslovnih odločitev v vašem podjetju.

3. Ali bom imel na razpolago prave informacije?

Danes računovodski servisi večinoma skrbijo za zunanje poročanje, pri čemer poročajo predvsem državi. Te informacije pa so za podjetnike premalo temeljite in jim ne dajejo pravega sporočila o poslovanju podjetja. Zato je koristno, da računovodstvo pripravlja tudi taka poročila, ki opozarjajo na nevarnosti ali priložnosti.

4. Kako izkušeni so?

In predvsem, kako pomembno vam je, da imajo izkušnje dela z vam podobnim podjetjem? Je mogoče, da so se v sodelovanju s primerljivo organizacijo naučili kakšne pomembne lekcije, ki bo pomagala tudi vam?

5. Ali me bo računovodja opozarjal na napake v poslovanju?

Če želite biti zares zadovoljni s storitvami izbranega računovodje, mu dovolite, da spremlja vaše poslovanje. Naj (zares) pregleda vaše izdane in prejete račune ter vam svetuje, kako in na kakšen način lahko (v prihodnje) optimizirate poslovanje; tudi z vidika davčnih olajšav. Smiselno je, da vas računovodstvo na napake sproti opozarja.

6. Kje se nahajajo? Vam je lokacija pomembna?

S pojavom sodobnih tehnologij (predvsem računalništva v oblaku) je lokacija računovodskega servisa postala veliko manj pomembna. Nekatere programske rešitve omogočajo celo digitalno dostavo prejetih dokumentov (npr. računov) v servis, kar pomeni nič več mesečnih izletov in osebne dostave.

7. Kako ugledni so?

Jih priporoča kdo od prijateljev? Kaj vam lahko povejo o njih? Kaj si o računovodskem servisu mislijo drugi? Koliko strank in koliko referenc imajo? Kakšna je njihova spletna prisotnost?

8. Kakšen prvi vtis so naredili na sestanku?

So profesionalni? So zastavljali dovolj vprašanj in vas poskušali bolje spoznati? So v vas vzbudili občutek zaupanja?

9. Na kakšen način in kako pogosto bo potekala komunikacija?

Ali jim boste morali prejete račune dostavljati v fizični obliki, ali vam omogočajo, da jim pošljete elektronsko? Ali vam omogočajo dostop do (ažurnih) podatkov o poslovanju vašega podjetja? So vam na voljo za morebitna vprašanja, pojasnila in nasvete?

10. Ali bom imel vpogled v svoje podatke? Tudi izven pisarne?

Podjetniki pogosto najamejo izvajalca računovodskih storitev, ki jim sicer korektno vnese vse podatke (prejete in izdane račune) v računovodski program ter jih decembra ali pozneje obvesti o tem, koliko davka bo moralo podjetje plačati v naslednjem letu. Če računovodstvo ne pošilja rednih poročil, direktorji nimajo stalnega vpogleda v poslovanje podjetja, vsako medletno bilanco pa jim računovodski servis (verjetno) zaračuna.

Moderni in fleksibilni podjetniki se vse bolj zavedajo pomena nenehnega dostopa do informacij prek telefona ali tabličnega računalnika – toliko bolj, če veliko potujejo ali pogosto opravljajo delo izven pisarne. Če spadate med take, preverite, ali računovodski sistem izbranega računovodstva to omogoča.

11. Kakšno ekipo imajo?

Je zaposlenih več ljudi? Boste imeli svojega skrbnika? Ali pa je zaposlena samo ena oseba? Koliko časa vam bodo lahko namenili? Kako proaktivni so? Se bodo potrudili in naredili kaj več kot zgolj nujno potrebno?

12. Kaj veste o njih?

Kako dolgo se ukvarjajo z računovodstvom? Zakaj so začeli? Kakšne so njihove poslovne ambicije? Želijo rasti? Kakšna je struktura njihovih strank? Kakšne certifikate imajo? Ali se aktivno in nenehno izobražujejo?

13. Kakšno računovodsko rešitev uporabljajo?

Koliko se zanašajo na strojno opremo? Ali odpoved njihovega lastnega strežnika pomeni ogroženost vaših podatkov? Ali pa uporabljajo spletno rešitev? Vam na ta način omogočajo tudi dostop in vpogled v vaše podatke?

14. Ali so moji podatki varno shranjeni?

Računovodstvu zaupate občutljive podatke o poslovanju, zato je zelo pomembno, da vprašate naslednje: kakšen program za obdelavo podatkov uporablja, na kakšen način mu jih boste dostavljali in kako poskrbi za njihovo varnost.

T.i. »peš sistemi« omogočajo le en varen dokumentni sistem in to je kovinski, protivlomen in požarno varen zabojnik. Preverite, ali ga imajo! Elegantnejša različica je računovodsko-poslovni program, ki omogoča varno elektronsko shranjevanje podatkov. V takem primeru (lahko) originalne dokumente hranite pri sebi, lahko pa jih ima računovodja, vendar mora zagotoviti varno shranjevanje na strežniku in v oblaku, do katerega imate dostop tudi vi.

In nenazadnje…

15. Koliko bodo računali?

Se v njihovi ponudbi skrivajo kakšni nepričakovani stroški? Ali fakture izdajajo na podlagi ur dela, ki so ga porabili za vas? Morda računajo celo po opravljeni knjižbi? Ali pa mesečno obračunajo fiksni znesek (ki ga lahko točno pričakujete)?

Kako lahko podjetnik podpre izvajanje računovodskih storitev?

• Izda račun s pomočjo namenskega programa (ne v Microsoft Word ali Excel) in se posledično zapiše neposredno v sistem.
• Zajame dokument s skenerjem ali telefonom in ga pošlje v sistem, računovodja pa račun le poknjiži, brez ročnega pretipkavanja.
• Dejavnosti izvaja sproti in tako dobi takojšen vpogled v svoje poslovanje.

Na trgu obstajajo računovodsko-poslovni programi, ki omogočajo hitro in učinkovito opravljanje rutinskih del. Podjetniki lahko s pravim programom in lastno proaktivnostjo računovodstvu prihranijo veliko knjigovodskega dela in mu tako omogočijo, da se raje posveti analizi poslovanja in svetovanju, kar je tudi njegova glavna naloga.

Torej …

Naredite svojo domačo nalogo, pozanimajte se o svojih bodočih partnerjih, zastavljajte dovolj vprašanj, hkrati pa zaupajte tudi svoji intuiciji.

Dobri računovodje vam bodo pomagali pri rasti podjetja in doseganju vaših poslovnih ciljev!

Vas zanima kako bi vam lahko pomagali pri optimizaciji poslovanja? Izpolnite obrazec in kmalu vas pokličemo za kratek in neobvezujoč pogovor!