“Dokumentni sistem” (DMS, angl. document management system) pomeni sistem, ki hrani in omogoča dostop do dokumentov – lahko na papirju, lahko pa digitalno. Vsako podjetje torej ima nek dokumentni sistem, tudi če ni povezan z informacijsko tehnologijo. Tudi omare s fascikli so dokumentni sistem – le najbolj učinkovit ni.
V izogib podvajanju definicij, bomo v nadaljevanju pod kratico DMS smatrali, da gre za elektronski dokumentni sistem, ki je prilagojen poslovnim procesom.
Problemi in nevarnosti
Prvo vprašanje, ki je pomembno je: “Kje vse se dokumenti lahko nahajajo?” So tiskani na mizah zaposlenih, v fasciklih v omari, pri sodelavcu, na lokalnem disku, v e-poštnem predalu, … ?
Povprečno podjetje je nenehno v stiku s tisoči dokumentov, hkrati pa je za učinkovito poslovanje pomembno, da iskanje kateregakoli dokumenta ne traja več kot 10 sekund. Kar pa lahko predstavlja izziv, še posebej, če upoštevamo vse bolj razširjeno delo od doma in fleksibilne delovnike.
Zaposleni porabijo ogromno časa za iskanje dokumentov, da ne govorimo o strošku, ki ga povzroči vsak izgubljeni dokument. Ta se meri predvsem v času in energiji, če pa založite “pravi” dokument, pa lahko tudi v obliki finančnih sankcij. Drag pa je tudi prostor, ki ga hranjenje dokumentov najpogosteje zahteva. Marsikatera pisarna bi bila lahko manjša, če ne bi gostila tudi omar, polnih fasciklov z različnimi računi, pogodbami in ostalimi dokumenti.
Zakaj digitalni dokumentni sistem?
Raziskave ugotavljajo, da je produktivnost podjetij približno 21 % nižja v primeru, da se ukvarjajo pretežno z dokumenti na papirju (v primerjavi z digitalnimi dokumenti).
V primerjavi s papirjem so dokumenti v DMS bolj varni, hitreje dostopni, zavzamejo manj prostora, so lažje prenosljivi med udeleženci v procesu, bolj sledljivi in omogočajo bolj pregledne komentarje.
Hkrati delo z dokumenti na papirju pomeni neučinkovit proces ročnega odobritve in podpisovanja dokumentov, ki zahteva zamudno prenašanje med odgovornimi osebami in komplicirano organizacijo (kdo skrbi za prenos med njimi, kje se dokument trenutno nahaja, kdaj bo pripravljen, ipd.).
Elektronski dokumentni sistem pa ne pomeni zgolj digitalnega odložišča dokumentov. To namreč še ne rešuje problemov – in nekatere celo ustvari. Odpira vrata za nekonsistentno poimenovanje dokumentov, izgubo časa z iskanjem založenih dokumentov, vprašanje varnosti, … V primerjavi s tem so DMS bolj prilagojeni poslovnim procesom (nekaj kar deluje za hrambo slik z oddiha na morju, ni nujno najboljše tudi za pogodbe in račune) in zaradi boljše organiziranosti omogočajo veliko lažje iskanje dokumentov.
Pravi DMS uporabnikom zagotovi učinkovitost dela tudi s tem, da vsem omogoča delo z zadnjo različico dokumenta, z revizijsko sledjo beleži spremembe, z omejitvijo pravic pa nadzoruje dostop do različnih dokumentov.
Bistvo DMS je torej, da dokument ne potuje med deležniki v procesu, temveč ga postavimo v središče procesa, vsi vpleteni pa do dokumenta samo dostopajo (z različnimi avtorizacijami).
Prednosti uporabe sodobnega dokumentnega sistema
Hitrejše delo in manj napak
V vsakem podjetju se skriva kup administrativnih opravil, ki so v prvi vrsti kradljivci časa in ne dodajajo velike vrednosti za samo poslovanje. Zato je še toliko bolj pomembno dejstvo, da DMS lahko z avtomatizacijo nekaterih rutinskih nalog bistveno pohitri delo in zmanjša možnost napak.
Vpliv na odnose s strankami
Svet se premika vse hitreje in vsi pričakujemo hitre odzive, točne informacije, pri tem pa tudi osebno obdelavo – predpogoj, da to strankam lahko ponudimo je zadostna hitrost pretoka informacij, ki pa jo je brez DMS težko doseči.
Varnost
V primerjavi z digitalnimi dokumenti v DMS je papirnate dokumente veliko težje zaščititi pred nepooblaščenim dostopom, hkrati pa so tudi veliko bolj občutljivi in ranljivi (v primeru nesreč – od polite kave do poplav in požarov).
Centralizacija
Pomembno je, da za vsak dokument veste, kje ga iskati – nič več razmišljanja o pisalnih mizah, fasciklih in omarah. Urejeno mora biti tudi vprašanje sočasnega dela na dokumentih, verzioniranje, ipd.
Povečanje fleksibilnosti
Dostop do dokumentov ne sme biti pogojen s fizično bližino – informacije morajo biti dostopne vedno in povsod.
Arhiviranje
Poleg vseh omenjenih dejavnikov pri učinkovitem shranjevanju dokumentov pa pomemben vidik predstavljajo tudi zakonske uredbe shranjevanja dokumentacije – kvaliteten DMS pokriva tudi ta del.
Trajnostno oz. ekološko poslovanje
Nekaj časa je trajalo, vendar marsikatero podjetje pri izbiri načina dela končno v premislek vzame tudi vpliv na okolje. Kar 35 % vseh posekanih dreves se uporabi za izdelavo papirja, po drugi strani pa papir predstavlja 70 % odpadkov, ki jih pridelajo podjetja. Na to žalostno statistiko lahko neposredno vplivate, če pri poslovanju zmanjšate porabo papirja.
Tipi dokumentnih sistemov
Tudi, če se odločite za elektronsko delo z dokumenti, pa obstaja nekaj področij in odločitev, ki jih morate sprejeti. Za začetek lahko teče na vaših strežnikih, ali pa v oblaku zunanjega ponudnika. Oba scenarija imata nekaj prednosti in koristi.
Lokalna postavitev pri vas:
- dober pregled kje in kako so dokumenti hranjeni
- offline dostop do dokumentov
- visoki stroški investicije in skriti stroški vzdrževanja
- omejen oddaljen dostop
- slabša varnost (nepooblaščen dostop, naravne nesreče, ipd.)
Oblak:
- enostavna vzpostavitev in vzdrževanje
- transparentni stroški in planiranje stroškov
- podpora oddaljenim dostopom in fleksibilnemu delu
- dobra varnost
- strojna oprema ni v vaši lasti
- za dostop potrebujete internetno povezavo
V splošnem velja, da je za povprečno (malo in srednje veliko) podjetje boljša izbira DMS v oblaku. Že zaradi samega dejstva, da z najemom storitve ne potrebujejo lastnih strokovnjakov in informatikov, pač pa to prepustijo zunanjim izvajalcem – sami pa se lahko osredotočijo na opravljanje posla.
Kako se lotiti implementacije dokumentnega sistema?
Kljub temu, da je DMS ključen korak in pogoj za brezpapirno poslovanje, pa je dobra novica, da je sistem dokaj enostaven za implementacijo.
Ko so izpolnjene tehnične zahteve po delovanju dokumentnih sistemov, na vrsto pride zaupanje uporabnikov vanje. Ključno pri tem je, da lahko zaupajo točnosti informacij, ki so jim na voljo prek sistema, in so hkrati lahko prepričani, da imajo pred seboj najnovejšo verzijo dokumenta.
Kot ob vsakih spremembah v načinu dela je tudi ob uvedbi dokumentnega sistema najpomembneje, da pri končnih uporabnikih ne naletimo na odpor. Ta bo večji, če so spremembe bolj korenite, saj se uporabniki bojijo, da bo njihovo delo manj pomembno, celo nadomestljivo. Bojazni so nemalokrat odveč, sprejetje nove rešitve pa je mogoče spodbuditi z dobrim obveščanjem in predvsem treningom zaposlenih, hkrati pa mora biti sistem razumljiv in uporaben za končne uporabnike z različnimi stopnjami informacijske pismenosti.
Sam proces implementacije dokumentnega sistema je sestavljen iz več korakov, ki pa se bistveno ne razlikujejo od uvedbe večine ostalih programskih rešitev v podjetju.
V grobem lahko govorimo o naslednjih sedmih korakih:
- Postavite si cilje
- Pridobite soglasje ekipe
- Raziščite tehnične potrebe
- Izberite ponudnika
- Usposobite uporabnike za delo s sistemom
- Izvedite prehod na nov sistem
- Nenehno izboljšujte procese
Za enostavnejšo uvedbo e-poslovanja (vključno z dokumentnim sistemom) smo pripravili tudi hitri vodič, ki ga lahko brezplačno prenesete na tej povezavi, ali pa se dogovorimo za pogovor o vaši specifični situaciji.
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
