Sestava potnega naloga – kaj mora vsebovati?
- Zaporedna številka in datum izdaje potnega naloga: Podatki zagotavljajo, da evidenca službenih potovanj upošteva kronološki vrstni red ter da so bili potni nalogi ustvarjeni sproti in da se zapisi niso kasneje brisali oz. drugače spreminjali.
- Podatki zaposlenega, ki se odpravlja na službeno pot: Poleg imena in priimka je potrebno zabeležiti tudi delovno mesto in stalno prebivališče zaposlenega.
- Destinacija in namen poti oz. opis naloge: Zabeležiti je potrebno kam gre oseba ter s kakšnim namenom. Če je krajev na poti več, se navede vse postanke.
- Uporabljena prevozna sredstva: Gre za osebno ali službeno vozilo (navesti je potrebno tudi registrsko številko), javni prevoz?
- Opredelitev plačnika stroškov, nastalih na službeni poti: Praviloma stroške krije podjetje.
- Točen čas začetka in konca poti: Kdaj ste se na pot odpravili in kdaj vrnili.
- Podatki o ostalih stroških (npr. dnevnica, parkirnina, ipd.): Prav tako mora biti na potnem nalogu opredeljena tudi višina predplačila, če se le-to za službeno pot izplača.
- Podpis odredbodajalca: Podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog (najpogosteje je to direktor).
- Dokazila: Priloge potnemu nalogu so dokazila, da je bila službena pot dejansko izvedena. Na podlagi tega se nato priznajo in izplačajo nastali stroški. Dokazila o nastanku poti so lahko parkirni listki, računi, potrditev sestanka in zapisniki, pogodbe, ipd.
Najpogostejše napake, ki nastanejo pri evidenci potnih nalogov
Pri izpolnjevanju potnih nalogov bodite še posebej pozorni na področja, kjer prihaja do največ nepravilnosti. To so tudi prve stvari, ki jih bodo v primeru pregleda iskali inšpektorji …
- napake pri datumih in številčenju potnih nalogov,
- napačen izračun kilometrine (ki je lahko tudi posledica neustrezno evidentiranih destinacij),
- pomanjkanje oz. neustreznost prilog in dokazil o službeni poti,
- odsotnost overitve, tj. podpisa in žiga (v primeru, da podjetje z njim posluje).
Kako hitro in učinkovito do ustrezne evidence potnih nalogov?
Jasno je torej, da skrbna evidenca tovrstne dokumentacije zahteva veliko pozornosti. Če hkrati želimo biti pri pripravi in izdaji (ter računovodski obravnavi) potnih nalogov tudi hitri, za to potrebujemo namensko rešitev. To torej ni predloga v Microsoft Word-u.
Nedolgo nazaj smo pripravili kratek spleten seminar na temo potnih nalogov. Spodaj prilagamo posnetek. Tu boste na zanimiv in pregleden način izvedeli kako si pripravite okolje, da bo priprava potnih nalogov hitra in učinkovita.
Za brezplačen 30 dnevni preizkus AccountingBox potnih nalogov se lahko registrirate na tej povezavi.
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
