I. DEL – SPLOŠNE DOLOČBE

1. Člen – Namen in predmet Splošnih pogojev

(1) Ti Splošni pogoji uporabe poslovne platforme AccountingBox (v nadaljevanju: Splošni pogoji) urejajo pogoje uporabe spletne rešitve AccountingBox (v nadaljevanju: AccountingBox), razmerja med podjetjem PRONET, Kranj, d.o.o., Ljubljanska cesta 24b, 4000 Kranj, matična številka 5548586000, davčna številka SI35884193 (v nadaljevanju: Pronet ali ponudnik) ter uporabniki in naročniki AccountingBox-a.

(2) Splošni pogoji določajo predvsem:

• pogoje uporabe licenc AccountingBox-a,
• pravice in obveznosti naročnikov in uporabnikov,
• pogoje plačevanja in prekinitve licenčnega razmerja,
• delovanje, vzdrževanje in omejitve AccountingBox-a,
• obveznosti glede informacijske varnosti in zaščite sistema,
• pogoje hrambe in arhiviranja podatkov,
• obdelavo osebnih podatkov v AccountingBox-u,
• pravice posameznikov in obveznosti družbe Pronet kot upravljavca in obdelovalca,
• določila Pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (DPA),
• tehnične in organizacijske ukrepe (TOM).

(3) AccountingBox je spletna SaaS (Software-as-a-Service) rešitev, namenjena podpori poslovnim in računovodskim procesom organizacij, ki najemajo licenco za uporabo sistema.

2. Člen – Definicije pojmov

V teh Splošnih pogojih imajo uporabljeni pojmi naslednji pomen:

• Uporabnik je fizična oseba, ki uporablja AccountingBox s svojim uporabniškim imenom in geslom ali drugim načinom identifikacije, in ki sprejme te Splošne pogoje.
• Naročnik je pravna ali fizična oseba, ki sklene licenčno pogodbo s Pronetom in je zavezana k plačilu licenčne naročnine.
• Pooblaščena oseba naročnika je oseba, ki jo določi naročnik in ki v njegovem imenu komunicira s Pronetom v povezavi z uporabniškimi licencami, dostopi in nastavitvami v AccountingBox-u.
• Administrator: pooblaščeno osebje na strani Proneta, ki na zahtevo pooblaščene osebe naročnika izvaja sistemske nastavitve na spletni platformi AccountingBox.
• Licenca je pravica do uporabe AccountingBox-a za enega ali več uporabnikov oziroma organizacij, v obsegu, določenem s tipom licence in temi Splošnimi pogoji.
• Vrsta licence je predpisani sklop funkcionalnosti/modulov, obseg uporabnikov ali drugih omejitev uporabe AccountingBox-a.
• Organizacija je poslovni subjekt, za katerega naročnik uporablja funkcionalnosti AccountingBox-a.
• Podpora uporabnikom (Helpdesk) pomeni komunikacijo uporabnikov z družbo Pronet zaradi pomoči in svetovanja pri uporabi sistema.
• AccountingBox funkcionalnost je posamezen modul oziroma sklop funkcij znotraj AccountingBox-a (npr. obračun plač, odprte postavke, dnevni iztržek ipd.).
• Naročniška pogodba je pogodba, s katero Pronet naročniku prenese pravico do uporabe AccountingBox licence.

3. Člen – Soglasje
(1) Uporabnik s podpisom Naročniške pogodbe sprejme tudi te Splošne pogoje.

4. Člen – Tehnični pogoji uporabe

(1) Vsak uporabnik mora izpolnjevati tehnične in dejanske pogoje, ki so potrebni za učinkovito in varno uporabo AccountingBox-a ter zagotoviti vsaj:

• dostop do interneta,
• ustrezno računalniško ali mobilno opremo,
• posodobljene brskalnike in klienta za elektronsko pošto,
• dodatno programsko opremo, kjer je to potrebno za posamezne funkcionalnosti,
• ustrezna identifikacijska sredstva za uporabo AccountingBox-a.

(2) Pronet ne odgovarja za nepravilno delovanje sistema, če uporabnik ne izpolnjuje zgoraj navedenih pogojev.

(3) Prijava v sistem poteka z uporabniškim imenom in geslom. Priporočljivo je vključiti dvostopenjsko avtentikacijo.

(4) Za optimalno izkušnjo uporabe AccountingBox priporočamo uporabo zadnjih verzij operacijskih sistemov in brskalnikov Google Chrome, Mozilla Firefox ali Safari.

5. Člen – Odgovornost uporabnika za lastno opremo

(1) Uporabnik sam zagotavlja delovanje svoje opreme in internetne povezave.

(2) Pronet ne prevzema odgovornosti za tehnične napake uporabnikove opreme, prekinjen dostop do interneta in delovanje programske opreme uporabnika.

II. DEL – UPORABA ACCOUNTINGBOX-A

6. Člen – Sklenitev licenčne pogodbe in uporaba licence

(1) Naročnik pridobi licenco za uporabo AccountingBox-a, ko pooblaščena oseba naročnika izbere ustrezno vrsto AccountingBox licence, sprejme te Splošne pogoje in podpiše naročniško pogodbo. V naročniški pogodbi so podrobneje opredeljeni plačilni pogoji, opisane storitve ter predstavljeni vsi morebitni dodatni stroški in pogoji uporabe. Naročnik pridobi licenco za uporabo AccountingBox-a, ko pooblaščena oseba naročnika izbere ustrezno vrsto AccountingBox licence oziroma ko Pronet na podlagi predloga ali naročila naročnika, posredovanega preko elektronske pošte, obrazca, podpore ali drugega komunikacijskega kanala, aktivira ustrezno licenco, pri čemer mora naročnik v obeh primerih sprejeti te Splošne pogoje in podpisati naročniško pogodbo.

(2) Naročnik pridobi pravico do uporabe AccountingBox-a z dnem podpisa naročniške pogodbe. Naročniška pogodba je ločen dokument, v katerem so podrobneje opredeljeni plačilni pogoji, opisane storitve ter predstavljeni vsi morebitni dodatni stroški. Naročniška pogodba in ti Splošni pogoji skupaj tvorijo celovit pogodbeni dogovor med Pronetom in naročnikom glede uporabe AccountingBox-a.

(3) Naročniška pogodba je sklenjena za obdobje 12 mesecev in velja v skladu s splošnimi pogoji, vendar najdalj za obdobje, v katerem sme PRONET Kranj d.o.o. v skladu z veljavnimi predpisi opravljati navedene storitve.

(4) Naročnik lahko pogodbo predčasno odpove, vendar je v tem primeru dolžan plačati vse preostale mesečne obroke do izteka pogodbenega obdobja.

(5) V kolikor nobena od pogodbenih strank najmanj 15 dni pred iztekom veljavnosti pogodbe ne sporoči spremembe, se šteje, da se pogodba po izteku avtomatično podaljšuje za naslednjih 12 mesecev.

(6) Pronet lahko na predlog osebe, ki zastopa naročnika, zamenja ali dodeli nove uporabnike.

7. Člen – Uporaba licenc za več organizacij

(1) Pooblaščena oseba naročnika lahko pri administratorju odda zahtevek za dodatek ene ali več organizacij (poslovnih subjektov), za katere naročnik uporablja funkcionalnosti AccountingBox-a.

(2) Za vsako organizacijo lahko administrator določi različne uporabnike in jim omogoči dostop do podatkov zgolj te organizacije.

(3) Dostopi uporabnikov se lahko razlikujejo po vlogah, pravicah in omejitvah.

8. Člen – Primopredaja

(1) Storitev, ki jo podrobneje opredeljuje naročniška pogodba, se obravnava kot opravljena s podpisom primopredajnega zapisnika, s katerim stranka potrdi realizacijo storitve, oz. navede morebitna neujemanja s funkcionalnostmi, navedenimi po tej ponudbi/pogodbi.

(2) Zapisnik mora biti podpisan s strani izvajalca in naročnika najkasneje 5 delovnih dni po namestitvi funkcionalnosti na sistem naročnika, v nasprotnem se oba partnerja strinjata, da se storitev obravnava kot izvedena.

9. Člen – Vklop storitve in administracija uporabniških računov/podjetij

(1) Sestavni del začetne aktivnosti izvajalca je tudi vklop storitve. Ta pomeni začetno nastavitev podjetja in uporabniškega računa (brez storitev šolanja, prenosa podatkov ali ostalih storitev implementacije).

(2) V primeru dodatne administracije uporabniških računov ali podjetij, se storitev obračuna dodatno skladno s trenutno veljavnim cenikom izvajalca.

10. Člen – Plačilo in naročniška razmerja

(1) Uporaba AccountingBox-a je plačljiva.

(2) Naročnik se zavezuje plačevati mesečno naročnino glede na paket, ki ga izbere, pri čemer je višina naročnine določena v vsakokrat veljavnem ceniku ponudnika.

(3) Pronet lahko spremeni cenik ob upoštevanju tržnih razmer. Spremembe veljajo 30 dni po objavi.

(4) V primeru prekoračitve obsega uporabe storitve, t.j. elektronske hrambe dokumentov in podatkov v sistemu ali generiranja prejetih in izdanih računov, se cena mesečnega najema storitve ali izbranega paketa storitve prilagodi dejanskemu stanju po ceniku ponudnika https://accbox.net/podjetja/cenik/.

(5) Vrednost nadomestila za storitve najema in vzdrževanja produkta ali paketa, se letno usklajuje z rastjo indeksa cen življenjskih stroškov.

11. Člen – Neplačilo in omejitev dostopa

(1) Če naročnik zamuja s plačilom več kot 30 dni od datuma zapadlosti računa, lahko Pronet:

• onemogoči uporabo AccountingBox-a kateremukoli (tudi vsem) uporabniku naročnika,
• omeji dostop do funkcionalnosti,
• omeji dostop do izvozov ali izpisov podatkov.

(2) Po poravnavi vseh zapadlih obveznosti lahko Pronet ponovno omogoči dostop.

(3) Pronet lahko zaračuna strošek ponovne aktivacije v skladu s cenikom.

(4) Pronet naročniku obračuna uporabo storitve tudi za obdobje, v katerem mu je bila zaradi zamujanja s plačilom, storitev začasno onemogočena.

12. Člen – Reklamacije računov

(1) Pooblaščena oseba naročnika lahko v imenu naročnika vloži reklamacijo računa v roku 8 dni od prejema računa.

(2) Reklamacija se vloži preko sistema podpore »Pošlji sporočilo« ali na e-naslov: podpora@pronet-kr.si.

(3) Pronet odgovori na reklamacijo najkasneje v 15 dneh.

13. Člen – Prepovedane uporabe AccountingBox-a

(1) Naročniki in Uporabniki lahko uporabljajo AccountingBox samo za vodenje poslovnih in računovodskih podatkov poslovnih subjektov. Vsak drugačen namen uporabe AccountingBox-a je prepovedan.

(2) Pronet ima pravico uporabniku, za katerega obstaja utemeljen sum, da se iz njegovega priključka izvajajo mrežne aktivnosti, katerih namen je zasičenje omrežne povezave in/ali preobremenitev internetnega omrežja ali rešitve ter ogrožajo varnost in/ali delovanje računalnikov oz. opreme ponudnika ali računalnikov tretje osebe, nemudoma in brez predhodnega opozorila, prekiniti povezavo in onemogočiti dostop do rešitve, dokler kršitev ni odpravljena – ne glede, ali je uporabnik s temi aktivnostmi seznanjen, oz. jih opravlja sam ali tretja oseba z njegovo opremo.

(3) Uporabniki in naročniki ne smejo zlasti:

• onemogočati ali ovirati druge uporabnike pri njihovi uporabi AccountingBox-a;
• objavljati, prenašati ali razpošiljati kakršnekoli informacije ali gradiva, ki so nezakonita, lažna, nespodobna, žaljiva, opolzka ali kakršnokoli drugo nestrpnost;
• objavljati kakršnakoli drugačna oglasna obvestila;
• zlorabljati, ogrožati ali kako drugače kršiti pravice drugih;
• prenašati drugim vsebine AccountingBox-a, zaščitene s pravicami intelektualne lastnine, ali kako drugače omogočati dostop do teh vsebin, razen če je takšno prenašanje ustrezno dogovorjeno s Pronet;
• uporabljati vsebine, ki so na voljo prek AccountingBox-a, na način, ki kakorkoli krši avtorske pravice, blagovne znamke, patente, poslovne skrivnosti ali druge pravice Pronet, drugih pridobiteljev licence, uporabnikov ali tretjih oseb;
• prenašati v sistem AccountingBox datoteke in druge vsebine, ki vsebujejo viruse, trojanske konje, črve, časovne bombe, pokvarjene datoteke ali drugo podobno programsko opremo ali podatke, ki lahko škodujejo delovanju AccountingBox-a, opremi, na kateri ali s pomočjo katere deluje sistem AccountingBox ali opremi uporabnikov;
• namerno ali nenamerno na kakršenkoli način škodovati sistemu AccountingBox;
• iz AccountingBox-a na različne načine zbirati informacije o naročnikih, organizacijah in/ali uporabnikih;
• ustvarjati ali uporabljati lažne identitete za namene zavajanja drugih, predvsem Pronet in podpore uporabnikom;
• uporabljati, prenašati ali drugače kopirati in ponujati (za plačilo ali brezplačno) drugim osebam imenike ali kakršnekoli druge podatke o naročnikih, organizacijah in/ali uporabnikih ali podatke o uporabi AccountingBox-a;
• brez pisnega dovoljenja Pronet zbirati informacije ali uporabljati informacije o uporabljeni tehnologiji, izvedenih zamislih, uporabljenih pristopih in kakršnihkoli drugih vsebinah AccountingBox-a.

(4) Tudi v zgoraj naštetih primerih Pronet uporabniku nemudoma in brez predhodnega opozorila, prekine povezavo in onemogoči dostop do rešitve, dokler kršitev ni odpravljena – ne glede, ali je uporabnik s temi aktivnostmi seznanjen, oz. jih opravlja sam ali tretja oseba z njegovo opremo oz. jih opravlja sam ali tretja oseba z njegovo opremo.

14. Člen – Zaščita pred preobremenitvijo in zagotavljanje kakovosti

(1) Z namenom zagotavljanja nemotenega delovanja AccountingBox-a in kakovosti storitev se vsak naročnik oziroma uporabnik zavezuje uporabljati AccountingBox in njegove funkcionalnosti na način, ki ne povzroča prekomernih obremenitev in ne onemogoča kakovostne uporabe drugim naročnikom oziroma uporabnikom.

(2) Pronet je upravičen za svoje potrebe voditi statistiko dostopov in uporabe rešitve.

(3) Pronet je AccountingBox zasnoval tako, da povprečnemu naročniku oziroma uporabniku omogoča količinsko neomejeno uporabo storitev v posameznem (mesečnem) licenčnem obdobju.

(4) Če uporaba AccountingBox-a s strani posameznega naročnika oziroma uporabnika v določenem obdobju bistveno odstopa od običajnih vzorcev uporabe ali če Pronet oceni, da uporaba ni skladna z namenom sistema, si Pronet zaradi zaščite kakovosti storitev in preprečevanja preobremenitev pridržuje pravico omejiti uporabo AccountingBox-a oziroma njegovih funkcionalnosti v obsegu, ki je potreben za zagotovitev nemotenega delovanja za ostale naročnike oziroma uporabnike.

(5) Pronet lahko naročniku oziroma uporabniku, ki s svojo uporabo povzroča okrnjeno delovanje AccountingBox-a za druge naročnike oziroma uporabnike, uporabo AccountingBox-a začasno ali trajno omeji.

(6) Pred uvedbo omejitve bo Pronet naročnika oziroma uporabnika pisno pozval, naj v roku 60 dni preneha s takšno uporabo oziroma omeji obseg uporabe na raven, določeno v pozivu. Če naročnik oziroma uporabnik tega ne stori, lahko Pronet uvede ustrezno začasno ali trajno omejitev uporabe AccountingBox-a. V primeru omejitve uporabe AccountingBox-a zaradi neprimerne uporabe naročnik ni upravičen do vračila sorazmernega dela licenčnine.

(7) V primeru omejitve uporabe AccountingBox-a lahko Pronet naročniku predlaga uporabo druge programske rešitve.

III. DEL – PODPORA, DELOVANJE SISTEMA, HRAMBA IN UPRAVLJANJE PODATKOV

15. Člen – Podpora uporabnikom

(1) Uporabniki, ki uporabljajo licenco naročnika, imajo pravico do podpore pri uporabi AccountingBox-a v obsegu, ki ga določa naročniška pogodba..

(2) Pronet zagotavlja podporo uporabnikom prek vgrajenega sistema podpornih zahtevkov »Pošlji sporočilo« med delavniki od 7:30 do 15:30.

(3) Komunikacija med uporabnikom in podporo poteka izključno preko sistema za podporo z namenom zagotavljanja sledljivosti, kakovosti in varnostnih standardov.

(4) Pronet uporabnikom nudi telefonsko podporo v obsegu, kot je definiran v pogodbi.

16. Člen – Odprava napak in odzivni časi

(1) Pronet se obvezuje odpraviti napake, ki uporabnikom onemogočajo uporabo ključnih funkcionalnosti sistema.

(2) Pronet odgovori na prejete zahteve glede napak najkasneje v 8 delovnih urah, pri čemer se upošteva čas v okviru delovnih ur Pronetove podpore.

17. Člen – Delovanje AccountingBox-a

(1) Pronet zagotavlja stabilno in varno delovanje sistema, razen v primerih:

• težav na strani uporabnika (oprema, nastavitve, internet),
• rednih in izrednih vzdrževalnih del,
• nadgradenj programske ali strojne opreme,
• izpadov internetnih storitev,
• višje sile (požar, poplava, potres, izpad elektrike, vojna, hekerski napadi večjega obsega).

(2) O predvidenih vzdrževanjih bo Pronet uporabnike praviloma obvestil najmanj 6 ur pred začetkom posega. Pronet se zaveže predvidene posega opravljati v delovnih dneh med 20.00 uro in 6.00 uro in v nedelovnih dneh 16.00 uro in 8.00 uro.

18. Člen – Zagotavljanje skladnosti AccountingBox-a z zakonodajo

(1) Pronet se obvezuje vzdrževati AccountingBox v skladu z veljavno slovensko zakonodajo za primere uporabe, ki jih podpira oziroma predvideva.

(2) Pronet se zaveže spremljati predpise in nadgrajevati funkcije sistema spremembam predpisov.

19. Člen – Hramba podatkov v sistemu in arhiv

(1) Pronet bo uporabil vse razumne ukrepe za zaščito podatkov, shranjenih v AccountingBox-u, pred nedovoljenim dostopom tretjih oseb. Podatki se hranijo na ustrezno varovanih lokacijah, kjer je zagotovljeno tehnično in fizično varovanje pred dostopom nepooblaščenih oseb. Pronet zagotavlja redundantno hrambo podatkov ter se v primeru izpada zavezuje vzpostaviti delovno okolje s podatki, ki so obstajali največ 24 ur pred izpadom.

(2) Pronet lahko podatke o uporabniku ali naročniku, shranjene v AccountingBox-u, razkrije le na podlagi sodne odločbe ali pisne zahteve državnega organa, ki ima za vpogled v podatke ustrezno pravno podlago.

(3) Uporabnik lahko prenese podatke iz AccountingBox-a v obsegu in obliki, ki jo omogočajo funkcionalnosti AccountingBox-a. Na zahtevo administratorja naročnika ali zakonitega zastopnika naročnika lahko prenos podatkov poslovnega subjekta iz AccountingBox-a izvede Pronet proti plačilu storitve skladno z veljavnim cenikom.

(4) Podatki se v AccountingBox-u hranijo do 30 dni od preteka odpovednega roka po prekinitvi naročnine ali izbrisa organizacije.

20. Člen – Brezplačno testno obdobje

(1) AccountingBox je mogoče preizkusiti brezplačno v 30-dnevnem testnem obdobju.

(2) Podatki, vneseni v testno okolje, ostanejo na voljo 30 dni od registracije. Naročnik lahko ohrani podatke do 60 dni po registraciji, če v tem času sklene licenčno pogodbo.

(3) Najkasneje po 90 dneh od registracije Pronet trajno izbriše vse testne podatke, če licenčna pogodba ni sklenjena.

(4) Uporabnikom priporočamo, da v času brezplačnega 30-dnevnega testnega obdobja uporabljajo izmišljene podatke, ki ne predstavljajo osebnih podatkov.

21. Člen – Kršitve Splošnih pogojev

(1) Če uporabnik krši te splošne pogoje, ga Pronet o kršitvi predhodno pisno opozori in mu določi primeren rok za prenehanje kršitve oziroma odpravo njenih posledic. Če uporabnik kršitve v roku, določenem v opozorilu, ne odpravi, lahko Pronet glede na naravo in težo kršitve začasno ali trajno onemogoči uporabo AccountingBox-a. Onemogočenje uporabe ne vpliva na obveznost naročnika za plačilo storitev v skladu s sklenjeno pogodbo.

(2) Če naročnik, organizacija, administrator naročnika ali katerikoli uporabnik, ki uporablja licenco naročnika, krši te splošne pogoje, Pronet naročnika oziroma administratorja naročnika o kršitvi predhodno pisno opozori in mu določi primeren rok za odpravo kršitve. Če kršitev v roku iz opozorila ni odpravljena, lahko Pronet glede na naravo in težo kršitve naročniku začasno ali trajno onemogoči uporabo AccountingBox-a oziroma z naročnikom enostransko in brez odpovednega roka prekine licenčno pogodbo. Obveznost plačila storitev do dneva prenehanja licenčne pogodbe ostaja v celoti v veljavi.

22. Člen – Odstop in prenehanje licenčne pogodbe

(1) Vsaka stranka lahko odpove licenčno pogodbo z 1-mesečnim odpovednim rokom, pri čemer odpoved ne vpliva na obveznost naročnika, da plača vse preostale mesečne obroke do izteka pogodbenega obdobja, v skladu s 6. členom teh Splošnih pogojev.

(2) Pooblaščena oseba naročnika lahko licenčno pogodbo pisno odpove. V primeru odstopa od licenčne pogodbe s strani Pronet bo naročnik o tem pisno obveščen.

(3) V primeru odpovedi licenčne pogodbe uporabnik po prenehanju njene veljavnosti ne more več uporabljati funkcionalnosti AccountingBox-a, ki jih je uporabljal na podlagi licence naročnika.

(4) Pronet bo po prenehanju veljavnosti naročniške pogodbe v roku 30 dni nepovratno izbrisal vse podatke naročnika in njegovih organizacij v skladu z veljavno zakonodajo. V tem roku ima naročnik nemoten dostop do sistema in lahko poskrbi za izvoz podatkov.

IV. DEL – POGODBA O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV (DPA)

(ta del predstavlja pogodbo o obdelavi osebnih podatkov v smislu člena 28 GDPR in je sestavni del Splošnih pogojev uporabe AccountingBox)

23. Člen – Uvodne določbe in opredelitev vlog po GDPR

(1) Namen tega dela splošnih pogojev je uskladitev pogodbenega razmerja med naročnikom kot upravljavcem osebnih podatkov in družbo Pronet, Kranj, d.o.o. kot pogodbenim obdelovalcem v smislu člena 28 Splošne uredba o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679) (v nadaljevanju »GDPR«).

(2) Pronet (obdelovalec) bo osebne podatke obdeloval le v imenu in za račun naročnika (upravljavec) in le v okviru in obsegu potrebnem za izvajanje nalog iz teh Splošnih pogojev v skladu GDPR in nacionalnimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov ter drugih nalog, ki mu jih bo naročil naročnik.

(3) Uporabljeni izrazi imajo enak pomen, kot v GDPR. Kot upravljavec se v okviru tega poglavja izrecno šteje tudi morebitno tretje podjetje za katerega naročnik uporablja storitve iz te pogodbe in zanj deluje kot glavni obdelovalec, ne glede na to, ali je Pronet v okviru pogodbe med naročnikom in tretjim podjetjem izrecno naveden kot podobdelovalec ali ne.

(4) Vzdrževanje praviloma pomeni oddaljen dostop za potrebe distribucije lastnih programskih rešitev ali druge vrste pogodbenega vzdrževanja informacijskega sistema pogodbenega partnerja.

24. Člen – Predmet in namen obdelave

(1) Namen obdelave je:

• omogočanje računovodskih, poslovnih in administrativnih funkcionalnosti,
• izvajanje vsebinske in tehnične podpore naročniku,
• shranjevanje podatkov, ki jih vnese naročnik,
• zagotavljanje varnosti, sledljivosti in zakonitosti obdelave in
• vzdrževanje programske opreme.

25. Člen – Trajanje obdelave

(1) Izvajalec bo osebne podatke naročnika obdeloval le v času veljavnosti te pogodbe in jih bo po prenehanju veljavnosti te pogodbe v razumnem času, vendar ne kasneje kot v roku 30 dni, vrnil naročniku ali nepovratno uničil vse morebitne kopije.

26. Člen – Vrste osebnih podatkov in kategorije posameznikov

(1) Pronet ima dostop do osebnih podatkov, ki jih naročnik vnese v AccountingBox in morebitnih drugih podatkov, s katerimi se obdelovalec nenamerno sreča pri opravljanju pogodbenih storitev.

(2) Tipične zbirke osebnih podatkov vključujejo zlasti:

27. Člen – Varnost obdelave osebnih podatkov

(1) Obdelovalec se zavezuje, da bo v skladu s členom 32 GDPR sprejel in vzdrževal ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev ravni varnosti, ki ustreza tveganjem, vključno, kjer je ustrezno:

• psevdonimizacijo in šifriranje osebnih podatkov,
• zmožnostjo zagotavljanja stalne zaupnosti, celovitosti, razpoložljivosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo,
• zmožnostjo pravočasne obnove razpoložljivosti in dostopa do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta,
• postopki za redno testiranje, ocenjevanje in vrednotenje učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.

(2) Obdelovalec zagotavlja, da so ti ukrepi ustrezni glede na tveganja, vključno s tveganji nenamernega ali nezakonitega uničenja, izgube, spremembe, nepooblaščenega razkritja osebnih podatkov ali dostopa do njih.

(3) Obdelovalec mora te ukrepe dokumentirati in jih na zahtevo upravljavca posredovati v pregled, vključno s poročili o izvajanju varnostnih testov in notranjih revizij.

28. Člen – Zagotavljanje informacijske varnosti in skladnosti

(1) Upravljavec in Obdelovalec sta vsak posebej v svojih organizacijah sprejela, pri svojem delovanju pa dosledno izvajata ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, ki zagotavljajo varovanje osebnih podatkov in uresničevanje pravic v povezavi z njimi skladno z GDPR (člena 28 in 32).

(2) Minimalni tehnični in organizacijski ukrepi, ki preprečujejo nenamerno ali namerno nepooblaščeno spreminjanje, uničevanje, izgubo ali nepooblaščeno obdelavo osebnih podatkov, vključujejo:

• fizično, tehnično in logično varovanje prostorov, strojne opreme in sistemske programske opreme, vključno z vhodno-izhodnimi enotami IKT;
• tehnično in logično varovanje uporabniške programske opreme;
• tehnično in logično preprečevanje nepooblaščenih dostopov do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih;
• učinkovite načine blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov, ko je izpolnjen namen, za katerega so bili zbrani;
• zagotavljanje revizijskih sledi, ki so namenjene poznejšemu ugotavljanju, časov vnosa posameznih podatkov v evidenco osebnih podatkov, uporabe, posredovanj, vpogledov ali drugačnih obdelav in ugotavljanje izvajalcev teh aktivnosti (vodenje evidenc o obdelavi in posredovanju osebnih podatkov);
• pisne zaveze oseb, ki pooblaščeno izvajajo obdelave osebnih podatkov, k varovanju zaupnosti;
• druge ustrezne ukrepe, ki jih določa GDPR (člen 32).

(3) Upravljavec in obdelovalec vsak zase jamčita, da pri izvajanju pogodbenih storitev upoštevata in izpolnjujeta vsa določila, zahteve in standarde, ki jih v povezavi z varnostjo osebnih podatkov opredeljujejo njuni medsebojni dogovori, GDPR in dobre prakse v informacijski varnosti.

(4) Upravljavec in obdelovalec izpolnjujeta tudi vsa določila GDPR in dobrih praks informacijske varnosti v povezavi z oblikovanjem in s hrambo revizijskih sledi.

(5) Upravljavec in obdelovalec vsak zase jamčita, da lahko stalno in v vsakem trenutku celovito izpolnjujeta zahteve posameznikov, kot jih v zvezi z njihovimi pravicami opredeljuje GDPR.

(6) Obdelovalec zagotavlja, da pri opravljanju storitev ter predvsem pri razvoju in vzdrževanju programske opreme za upravljavca, upošteva vsa določila in zahteve, ki jih v zvezi z varstvom osebnih podatkov opredeljujejo GDPR in dobre prakse v informacijski varnosti.

(7) Obdelovalec zagotavlja, da njegova programska oprema upravljavcu v vsakem trenutku nudi funkcionalnosti, ki omogočajo izvedbo aktivnosti in postopkov, ki so potrebne za izpolnjevanje zahtev in pravic, kot jih v zvezi z varstvom osebnih podatkov opredeljuje GDPR.

29, Člen – Obveznosti in pravice upravljavca

(1) Upravljavec vse osebne in z njimi povezane podatke, ki so predmet obdelav oz. izvajanja pogodbenih storitev, pridobiva zakonito in na način, skladen z določili GDPR.

(2) Upravljavec je dolžen vse zahtevke in navodila, ki so povezana z opravljanjem pogodbenih storitev, posredovati obdelovalcu v pisni obliki.

(3) Upravljavec vsem posameznikom v povezavi z njihovimi osebnimi podatki omogoča uresničevanje vseh pravic, navedenih v členih od 12 do 22 in 46 (5) GDPR.

(4) Upravljavec sme v vsakem trenutku na lastne stroške in s pomočjo neodvisnega presojevalca pri obdelovalcu preveriti izvajanje pogodbenih storitev ter predvsem izvajanje ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov, ki zagotavljajo informacijsko varnost in varnost osebnih podatkov ter skladnost z GDPR in dobrimi praksami v informacijski varnosti.

30. Člen – Druge obveznosti in pravice obdelovalca

(1) Obdelovalec z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, v okviru svojih zmožnosti, pomaga upravljavcu pri izpolnjevanju njegovih obveznosti v zvezi z uresničevanjem pravic posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, zlasti mu pomaga:

• pri oblikovanju resničnih in preglednih informacij in sporočil v zvezi z obdelavo osebnih podatkov (12., 13. in 14. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do dostopa do podatkov, ki se nanašajo nanj (15. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do popravka (16. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do izbrisa oziroma t. i. pozabe (17. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do omejitve obdelave (18. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do prenosljivosti podatkov (20. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravice posameznika do ugovora (21. člen GDPR);
• pri uresničevanju pravic posameznika v zvezi z avtomatiziranim odločanjem na podlagi profila (22. člen GDPR).

(2) Obdelovalec ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so mu dostopne, pomaga Upravljavcu pri izpolnjevanju naslednjih obveznosti:

• pri izvajanju ustreznih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov (32. člen GDPR);
• pri uradnem obveščanju nadzornega organa o kršitvi varstva osebnih podatkov (33. člen GDPR);
• pri sporočanju, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, posameznikom, na katere se podatki nanašajo (34. člen GDPR);
• pri izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov (35. člen GDPR);
• pri predhodnem posvetovanju z nadzornim organom po opravljeni oceni učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov (36. člen GDPR).

(3) Obdelovalec bo zagotovil beleženje dnevnikov obdelave skladno z 22. členom ZVOP-2.

(4) Obdelovalec sme ob sumu, da bi z izvedbo Upravljavčevega navodila kršil veljavno zakonodajo, do potrditve ali spremembe navodila začasno prekiniti izvajanje pogodbenih storitev. Obdelovalec je dolžen sum kršitve veljavne zakonodaje in namero za prekinitev izvajanja Pogodbenih storitev nemudoma posredovati Upravljavcu.

(5) Obdelovalec bo upravljavcu pomagal tudi pri izpolnjevanju njegovih obveznosti, da odgovori na zahteve za uresničevanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, tako, da mu bo pojasnil logično-tehnične ukrepe za zavarovanje zbirk osebnih podatkov in funkcionalnosti programske opreme za obdelavo podatkov, ki jo zagotavlja upravljavcu v skladu s pogodbo iz 1. člena te pogodbe.

(6) V kolikor posameznik, na katerega se podatki nanašajo, naslovi zahtevo za vpogled, popravek ali izbris neposredno na obdelovalca, ta nemudoma obvesti upravljavca ter počaka na njegova pisna navodila.

(7) Obdelovalec bo skladno z GDPR in dobro prakso v informacijski varnosti stalno izvajal in nadgrajeval vse ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, ki zagotavljajo ustrezno zaščito osebnih in drugih z njimi povezanih podatkov posameznikov in upravljavca, tako da bodo stalno zagotovljeni zaupnost, celovitost, razpoložljivost in odpornost sistemov ter storitev.

(8) Vsi zaposleni in druge osebe, ki sodelujejo pri izvajanju pogodbenih storitev na strani obdelovalca, so zavezani k spoštovanju navodil in standardov, ki jih bodo posredovali upravljavec in GDPR (členi 28, 29, 32).

(9) Vsi zaposleni in druge osebe, ki sodelujejo pri izvajanju pogodbenih storitev na strani obdelovalca, so zavezani k spoštovanju varovanja poslovnih skrivnosti. Obveznost varovanja poslovnih skrivnosti je veljavna tudi po prenehanju zaposlitve ali drugega pogodbenega razmerja ali prekinitvi sodelovanja med upravljavcem in obdelovalcem.

31. Člen – Upravljanje z incidenti

(1) Upravljavec in obdelovalec vsak posebej in vsak zase jamčita, da skladno z Uredbo in dobrimi praksami v informacijski varnosti v njunih organizacijah izvajata vse tehnične in organizacijske ukrepe, ki zagotavljajo upravljanje in izvajanje ustreznih aktivnosti ob sumu ali zaznavi varnostnega incidenta in/ali izgube zaupnosti.

(2) Upravljavec in obdelovalec bosta poleg izvedbe vseh aktivnosti, predvidenih v njunih notranjih predpisih, ob sumu ali zaznavi varnostnega incidenta in/ali izgube zaupnosti o tem nemudoma obvestila drug drugega.

(3) Upravljavec in obdelovalec bosta o analizah vseh okoliščin, povezanih z zaznanimi varnostnimi incidenti in/ali izgubami zaupnosti, obveščala drug drugega, na podlagi teh izsledkov pa bosta izboljševala in nadgrajevala svoje prakse in sisteme.

32. Člen – Podizvajalci obdelave

(1) Naročnik dovoljuje in se strinja, da izvajalec po lastni izbiri najame drugega obdelovalca za izvedbo posameznih nalog obdelave osebnih podatkov v okviru storitev te pogodbe ali dodatnih storitev. Izvajalec bo naročnika o vseh nameravanih angažmajih drugih obdelovalcev obvestil najmanj 15 dni pred prepustitvijo osebnih podatkov v podobdelavo.

(2) Naročnik ima pravico nasprotovati angažmaju izbranega obdelovalca in ima v primeru, če izvajalec vztraja pri angažmaju tega obdelovalca, pravico odpovedati to pogodbo brez odpovednega roka s takojšnjim učinkom. Če naročnik ne izkoristi pravice do odstopa od pogodbe, se šteje, da se z izbranim podobdelovalcem kljub prvotnemu nasprotovanju strinja.

(3) Obdelovalec bo z podizvajalci sklenil ustrezne pogodbe v pisni obliki. Njegova odgovornost je, da bodo podizvajalci zagotavljali najmanj enako raven informacijske varnosti in varovanja osebnih podatkov, kot jo zagotavlja on sam.

(4) Obdelovalec za potrebe izvajanja nalog iz teh splošnih pogojev sodeluje z naslednjimi podobdelovalci:

• Abakus plus d.o.o. – informacijske rešitve;
• Center ERM d.o.o. – informacijske rešitve.

33. Člen – Navodila in sodelovanje v verigi obdelave

(1) Kadar Pronet nastopa kot podobdelovalec osebnih podatkov v smislu člena 28(4) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), obdeluje osebne podatke izključno na podlagi navodil glavnega obdelovalca ter v okviru njegovega pogodbenega razmerja z upravljavcem osebnih podatkov.

(2) Ne glede na prejšnji odstavek se stranki izrecno dogovorita, da lahko upravljavec osebnih podatkov, daje neposredna navodila podobdelovalcu (Pronet). Takšna neposredna navodila upravljavca se štejejo za dopolnilna operativna navodila in ne vplivajo na razmerje med upravljavcem in glavnim obdelovalcem niti ne spreminjajo vloge podobdelovalca, ki ostaja vezan na navodila glavnega obdelovalca.

(3) V primeru, da bi neposredna navodila upravljavca odstopala od navodil glavnega obdelovalca, je Pronet dolžan o tem nemudoma obvestiti glavnega obdelovalca in upravljavca.

34. Člen – Prenos v tretje države ali mednarodne organizacije

(1) Pri izvedbi varnostnega kopiranja podatkov prihaja do prenosa podatkov v Švico na podlagi Odločbe Evropske Komisije o zagotavljanju ustrezne ravni zaščite osebnih podatkov.

V. DEL – ODGOVORNOST IN KONČNE DOLOČBE

35. Člen – Odgovornost in omejitev odgovornosti

(1) Pronet bo pri izpolnjevanju svojih obveznosti po teh Splošnih pogojih ravnal s skrbnostjo dobrega gospodarstvenika. Ne glede na navedeno Pronet ne jamči, da bo uporaba sistema AccountingBox potekala brez prekinitev, napak, izgube podatkov ali drugih motenj.

(2) Uporabniki in naročniki uporabljajo sistem AccountingBox, njegove vsebine in funkcionalnosti izključno na lastno odgovornost. Pronet ne prevzema odgovornosti za pravilnost, točnost ali celovitost podatkov, ki jih v sistem vnesejo uporabniki ali tretje osebe.

(3) Skupna odškodninska odgovornost Proneta za kakršnokoli škodo (vključno z materialno in nematerialno škodo), ki bi nastala v zvezi z uporabo ali nezmožnostjo uporabe sistema AccountingBox, je v vsakem primeru omejena na višino mesečne naročnine, ki jo je naročnik plačal v mesecu, v katerem je bil o škodnem dogodku obveščen.

(4) V največjem obsegu, ki ga dopušča veljavna zakonodaja, Pronet, njegovi zaposleni, pogodbeni partnerji ali podizvajalci ne odgovarjajo za posredno, naključno, posebno, posledično ali kaznovalno škodo (vključno vendar ne omejeno na izgubo dobička, prihodkov, podatkov, poslovnih priložnosti, strank, ugleda ali prekinitve poslovanja), tudi če so bili vnaprej obveščeni o možnosti nastanka takšne škode.

(5) Pronet ne odgovarja za škodo, ki bi nastala zaradi:

• nepravilne, nepopolne ali nepooblaščene uporabe sistema;
• vnosa napačnih ali nepopolnih podatkov s strani naročnika, uporabnika ali tretjih oseb;
• ravnanj ali opustitev tretjih oseb;
• dogodkov, ki pomenijo višjo silo, vključno s tehničnimi izpadi, naravnimi nesrečami, vdori v sistem, zakonskimi spremembami ali drugimi izrednimi okoliščinami, na katere Pronet ne more vplivati.

36. Člen – Povezave na druge spletne strani

(1) Nekatere povezave s spletnih strani Pronet vodijo na druge spletne strani, ki jih Pronet ne upravlja, ne kontrolira niti ne preverja njihove vsebine. Pronet ponuja te povezave uporabniku le kot koristen dodatek.

(2) Navedene povezave na druge spletne strani ne predstavljajo odobravanja izdelkov, storitev ali informacij s strani ponudnika in ne pomenijo nobenih povezav med Pronet in upravljavci teh povezanih spletnih strani.

37. Člen – Izključitev jamstev

(1) Sistem AccountingBox se zagotavlja v stanju »tak kot je« (angl. as is) in »kot je na voljo« (angl. as available), brez kakršnihkoli izrecnih ali implicitnih jamstev s strani Proneta.

(2) Pronet izrecno izključuje vsa jamstva, vključno vendar ne omejeno na jamstva za brezhibno delovanje, ustreznost za določen namen, lastninsko pravico, nekršitev pravic tretjih oseb, varnost, razpoložljivost, točnost ali zanesljivost.

(3) Brez poseganja v splošnost prejšnjega odstavka Pronet ne jamči, da bo sistem AccountingBox:

• deloval brez napak, prekinitev, izgube podatkov ali varnostnih incidentov;
• v celoti ustrezal posebnim zahtevam, procesom ali pričakovanjem naročnika;
• vseboval ali pravočasno posodobil vse spremembe zakonodaje, ki ne sodijo v že vključene in podprte funkcionalnosti sistema.

(4) Naročnik potrjuje, da se zaveda, da je uporaba sistema povezana z določenimi tveganji, ki so mu znana in jih sprejema.

(5) Družba PRONET, Kranj, d.o.o. ni odgovorna za morebitne občasne težave pri delovanju spletne strani www.accbox.net, morebitno netočnost informacij in tudi ne za morebitno škodo, nastalo zaradi uporabe netočnih ali nepopolnih informacij. PRONET, Kranj, d.o.o. si pridržuje pravico do sprememb vsebin, objavljenih na spletni strani www.accbox.net in www.pronet-kr.si.

38. Člen – Avtorske pravice in intelektualna lastnina

(1) Nosilec vseh materialnih avtorskih pravic, intelektualne lastnine, izvorne kode, grafičnih elementov, vsebin, strukture in drugih elementov AccountingBox-a je PRONET, Kranj, d.o.o.

(2) Vse vsebine, objavljene na spletni strani www.accbox.net in pripadajočih podstraneh, so avtorsko varovane in v lasti družbe Pronet. Uporabnikom je dovoljena uporaba vsebin le v nekomercialne namene ter za lastne informativne in izobraževalne namene. Brez predhodnega pisnega dovoljenja družbe Pronet ni dovoljeno vsebin kopirati, razmnoževati, distribuirati, javno objavljati ali jih uporabljati v komercialne namene oziroma na kakršen koli drug način, ki presega običajno uporabo spletne strani.

39. Člen – Varovanje zaupnih informacij

(1) Pogodbeni stranki se zavezujeta, da bosta vse zaupne informacije, s katerimi se seznanita pri izpolnjevanju obveznosti v okviru uporabe sistema AccountingBox, varovali kot poslovno skrivnost in jih ne bosta razkrivali tretjim osebam brez predhodnega pisnega soglasja druge stranke.

(2) Za zaupne informacije se štejejo zlasti (vendar ne izključno):

• podatki o poslovanju, finančni podatki, metode dela, tehnične rešitve, programska oprema, arhitektura sistema, varnostni ukrepi, uporabniški podatki, specifikacije in drugo znanje, ki ni javno dostopno,
• osebni podatki, obdelani v okviru delovanja sistema AccountingBox, vključno s podatki naročnika, uporabnikov in tretjih oseb.

(3) Vsaka stranka lahko razkrije zaupne informacije le osebam, ki neposredno sodelujejo pri izpolnjevanju obveznosti iz pogodbe, in zgolj v obsegu, ki je potreben za izvedbo teh obveznosti. Stranka mora te osebe zavezati k varovanju zaupnosti vsaj v enaki meri, kot to določa ta člen.

(4) Kot neupravičeno razkritje zaupnih informacij se šteje vsaka ustna, pisna, elektronska ali druga oblika razkritja, razmnoževanja ali posredovanja podatkov nepooblaščenim osebam, ne glede na to, ali gre za celotne podatke ali njihov del.

(5) Obveznost varovanja zaupnih informacij ostane v veljavi tudi po prenehanju pogodbenega razmerja, dokler podatki ostajajo zaupni po svoji vsebini ali naravi.

40. Člen – Obvestila in komunikacija

(1) Vsa uradna obvestila, opozorila in druga pomembna sporočila, ki se nanašajo na izvajanje teh Splošnih pogojev, se štejejo za veljavno vročena, če so poslana na elektronski naslov pooblaščene osebe naročnika ali objavljena v AccountingBox-u.

(2) Uporabnik in naročnik se zavezujeta, da bosta skrbela za ažurnost kontaktnih podatkov, zlasti elektronskega naslova za prejem obvestil. Spremembo kontaktnih podatkov morata v roku 8 dni sporočiti Pronet.

41. Člen – Pristojno pravo in sodišče

(1) Za razlago in uporabo teh Splošnih pogojev se uporablja pravo Republike Slovenije.

(2) Stranki se zavezujeta, da bosta morebitne spore, ki izhajajo iz teh Splošnih pogojev ali uporabe sistema AccountingBox, najprej skušali rešiti sporazumno, s pogajanji v dobri veri. Če sporazum v razumnem času ni mogoč, je za rešitev spora izključno pristojno stvarno pristojno sodišče v Kranju, Republika Slovenija.

42. Člen – Veljavnost in spremembe Splošnih pogojev

(1) Ti Splošni pogoji začnejo veljati petnajsti (15.) dan po njihovi objavi na uradni spletni strani www.accbox.net. Z začetkom uporabe sistema AccountingBox uporabnik potrjuje, da je z vsebino Splošnih pogojev seznanjen in se z njimi v celoti strinja.

(2) Veljavni Splošni pogoji so objavljeni na uradni spletni strani: www.accbox.net. Objavljena verzija velja kot zadnja uradna različica.

(3) Pronet lahko Splošne pogoje spremeni.

(4) Spremembe stopijo v veljavo 15 dni po objavi na spletni strani, razen če je določen daljši rok. Uporabniki bodo o bistvenih spremembah obveščeni tudi prek sistema ali na e-poštni naslov, če je na voljo. Če se uporabnik s spremembami ne strinja, lahko v roku 15 dni od objave prekine pogodbeno razmerje s prenehanjem uporabe storitve. Nadaljnja uporaba sistema po tem roku pomeni sprejem sprememb.

(5) Uporabnik ima pravico do vpogleda v tiste različice Splošnih pogojev, ki so veljale od datuma njegove registracije dalje. Pronet zagotavlja tak vpogled na podlagi pisne zahteve uporabnika.

(6) Če se katerakoli določba teh Splošnih pogojev izkaže za nično, neveljavno ali neizvršljivo, to ne vpliva na veljavnost ali izvršljivost preostalih določb. V takem primeru se zadevna določba nadomesti z veljavno določbo, ki je po vsebini in namenu najbližje gospodarskemu učinku prvotne določbe.

Zadnja sprememba splošnih pogojev: 22. 7. 2026