Marsikatero podjetje najde številne razloge, da jih ne opravlja, druga jih izvajajo izključno zato, ker jih “morajo”. Vseeno pa gre za orodje, ki je vodjem na voljo in jih lahko izkoristijo tudi za izboljšanje počutja zaposlenih na delovnem mestu – in posledično njihove motivacije.
Čeprav ob ob besedi “letni razgovor” pomislimo na ocenjevanje in kritiko, pa temu ni nujno tako. Dobro voden letni razgovor je v prvi vrsti pogovor. Zaposleni naj torej ne le posluša, pač pa vsaj 50% časa tudi govori.
Pomembno je zaupanje, saj mora zaposleni resnično verjeti, da mu podjetje želi pomagati, da verjame v njegove sposobnosti in možnosti za izboljšave. Verjetno se strinjamo, da tudi vi želite zaposlene, ki jih motivira želja po razvoju in čim večjem prispevku k skupnem cilju.
Nekaj preprostih načel in nasvetov
Zaposleni o pozitivnih in negativnih vidikih svojega dela ne sme prvič slišati na letnem razgovoru. Povratna informacija o tem mora bit stvar dnevne in tedenske izmenjave informacij; razgovor jih zgolj povzema in poudarja.
Ključen sestavni del razgovora je postavljanje ciljev. Zaposleni namreč mora vedeti, kaj se od njega pričakuje, hkrati pa tudi kako bodo cilji merjeni in s kakšnim kriterijem bodo ocenjevani.
Pri pogovoru se ne osredotočajte le na najbolj sveže dogodke, saj to lahko zamegli širšo sliko dela v celotnem obdobju od zadnjega razgovora.
Na razgovor z zaposlenim se dobro pripravite. Ne zamudite priložnosti za odkrito podajanje povratnih informacij in možnosti za izboljšavo dela.
Na srečanju več pozornosti namenite pozitivnim vidikom dela zaposlenega.
Pri pomankljivostih uporabite resen ton in bodite direktni, sicer lahko tvegate, da sogovornik kritike ne bo vzel resno. A pri tem bodite korektni in predvsem konkretni – uporabljajte primere, hkrati pa podajte tudi nasvete za ravnanje v podobnih situacijah v prihodnosti.
Agendo in format sestanka zaposlenim posredujte nekaj dni vnaprej, da se bodo lahko ustrezno pripravili. Tako boste izkoristili še en pomemben vidik letnih razgovorov – samoocenjevanje zaposlenih. Na ta način jih boste spodbudili k razmisleku o prihodnosti njihove vloge in podjetja hkrati pa si zagotovili njihovo aktivno sodelovanje v pogovoru. Spoznali boste njihove želje po novih znanjih in veščinah, smeri napredovanja, interesih in interni motivaciji.
O čem se pogovarjati na letnem razgovoru z zaposlenim?
Opis nalog:
- Česa iz svojega opisa nalog ne delaš več, ali pa danes zahteva več časa?
- Kaj trenutno delaš, kar presega opis tvojih nalog?
- Kaj ti je najbolj všeč pri trenutnem delu?
- Kaj bi pri svojem delu rad spremenil? Česa ne bi rad več delal? Ali ti določene naloge preprečujejo, da bi maksimalno prispeval k uspehu podjetja?
- Ali bi katere od tvojih veščin in znanj bolj prišle do izraza na katerem drugem področju ali oddelku?
- Prilagodi svoj opis nalog, da bo bolje odražal tvoje dejansko delo.
Dosežki:
- Opiši cilje, odgovornosti in izzive od zadnjega pogovora. Kaj od tega je zahtevalo prispevek sodelavcev pri odločajnu, odgovornosti in nadzoru?
- Kateri so tvoji najpomembnejši dosežki in prispevki od zadnjega razgovora? Na kaj si najbolj ponosen?
- Kaj si želel doseči od zadnjega razgovora, pa ti ni uspelo? Zakaj?
Poslovni cilji:
- Katere cilje bi rad dosegel?
- Kateri cilj pričajuješ, da bo največji izziv v naslednjem obdobju?
- Kje ti lahko pomagam pri doseganju teh ciljev? Kakšno pomoč ti lahko nudi podjetje?
- Kako sem ti lahko boljši vodja?
- Kakšen urnik in sistem poročanja lahko vzpostavimo, da ne boš imel občutka nadzora, hkrati pa bo vodstvo seznanjeno z napredkom na tvojih projektih?
Osebni razvoj:
- Na kakšen način bi se rad razvijal? Na katerih pordočjih bi se rad izboljšal?
- Kako ti lahko pri tem pomaga podjetje?
- Kateri profesionalni in osebni cilji ti bodo pomagali šri še boljšem opravljanju svojega dela?
Ni potrebno, da tovrstni pogovori z zaposlenimi potekajo v formalnem okolju. Včasih je za sproščen in odkrit pogovor bolje, če zamenjamo okolje – to lahko pomeni kosilo v dobri restavraciji, kava ali pivo v bližnjem baru, ali pa sprehod.
Naslednji korak: Najuspešnejša podjetja ugotavljajo, da je pogovor z zaposlenim 1x na leto premalo za učinkovito komunikacijo. Poslužujejo se razgovorov v vsakem kvartalu, tj. štirikrat letno. Dvakrat pozornost namenjajo oceni dela in načrtovanju za naslednje obdobje, dvakrat pa se pogovarjajo o profesionalnem razvoju in karieri zaposlenih.
Orodje za lažjo izvedbo razgovorov
Predvsem podjetja z večjim številom zaposlenih se lahko hitro znajdejo pred izzivom organizacije in izvedbe razgovorov. Probleme na tem področju lahko enostavno rešijo z uporabo orodij, ki so temu namenjena.
Tudi AccountingBox poleg sistema za vodenje kadrov in upravljane s človeškimi viri vključuje poseben modul, ki je namenjen priprav, izvedbi, analizi in evidenci razgovorov z zaposlenimi v okviru podjetja ali zavoda. Rešitev vključuje več dobrih praks vodenja letnih razgovorov, t.j. teorija priprave in vodenja letnih razgovorov.
Omogoča generiranje prilagojenih obrazcev letnih razgovorov na ravni organizacijske enote ali celotnega podjetja, pri tem pa imata zaposleni in vodja v fazi prepriprav na razgovor omogočen ločen vnos. Po zaključku razgovora obe strani prejmeta vsebino obrazca dogovorov po elektronski pošti. Pomemben del za vodstvo podjetja pa je tudi pregled in priprava statistike letnih razgovorov, npr. po zaposlenih, po letih, statusu, organizacijski enoti, ipd.
Vodenje razgovorov z zaposlenimi je kompleksen proces, ki na eni strani zahteva sistematičen pristop in transparentnost, na drugi pa občutek za posameznikovo psihologijo, vrednote in motivacijo. Zato je dobrodošla vsakršna pomoč v obliki orodij, ki celoten postopek olajšajo tako za izvajalca, kot tudi za intervjuvanca.
Skrivnosti motivirane ekipe
Motivirani zaposleni so eden bistvenih pogojev za uspešnost podjetja. Povzemamo 6 najpogostejših razlogov za nizko motiviranost in 8 pristopov za izboljšanje motivacije. Temu smo dodali še poglavje o team buildingu ter posebno poglavje o letnih razgovorih z zaposlenimi. Vse skupaj pa opremili s konkretnimi in praktičnimi predlogi.
