11 nasvetov za iskanje računovodskega kadra (in kako jih vpeljati v delo)

Da bi še kdo lahko učil iz naših izkušenj, smo zbrali nekaj idej in predlogov, ki so se nam pokazali kot najbolj učinkoviti.

Kako najti dobre zaposlene?

• Vedeti morate, kje lahko najdete dober kader. Možne opcije vključujejo: srednje šole in fakultete, manjša podjetja in samostojni podjetniki (ki jih lahko prevzamete), pa tudi konkurenčna podjetja.
• Pri iskanju si pomagajte s tehnologijo. Kandidate iščite na LinkedIn, portalih kot je MojeDelo.com, spletnih forumih, ipd. Lahko pa iskanje prepustite zunanjim izvajalcem oz. kadrovskim agencijam.
• Bodite pozorni na jezik, ki ga uporabljate v zaposlitvenem oglasu. To je vaša priložnost, da prikažete svoje podjetje v pravi luči. Ste razgiban in sproščen kolektiv, ki se rad zabava, ali pa cenite predvsem disciplino, trdo delo in točnost? Obe opciji sta povsem sprejemljivi, le zavedajte se, da to s potencialnimi kandidati komunicirate tudi preko oglasa.
• Na dobre kandidate morate biti pozorni nenehno, ne le v času, ko imate odprto delovno mesto in aktivno iščete nove sodelavce.
• Pomislite, kje ste našli trenutne najboljše zaposlene? Kaj se lahko naučite iz tega? Imajo oni kakšna priporočila ali poznanstva? Izkoristite mrežo svojih obstoječih zaposlenih (in tudi strank) – naj bodo ambasadorji vašega podjetja in vam pomagajo pri iskanju ustreznih kandidatov.
• Iščite lastnosti in vrednote, ne veščin. V košarki obstaja izraz, da je “nemogoče natrenirati višino”. Osredotočite se na tisto, kar je prirojeno. Glavni kriteriji pri iskanju novih članov ekipe naj bodo torej vezani na njihov karakter – vse ostalo jih lahko naučite.
• Lov na nove člane ekipe je prodaja – sposobni morate biti predstaviti svoje podjetje in delo v njem na način, ki bo privlačil želen profil kandidatov.
• Ljudje si morajo želeti delati za vas. To dosežete z vzpostavitvijo ustrezne kulture v podjetju. Pomaga tudi, če občasno anketirate in preverjate zadovoljstvo zaposlenih, različni certifikati pa vaše vrednote kažejo tudi zunanjim opazovalcem (npr. certifikat Družini prijazno podjetje).
• Poznati morate želje in pričakovanja kandidatov glede na delovno mesto, ki ga ponujate, hkrati pa ne pozabite tudi na lastne zahteve. Osebna urejenost, točnost, doslednost, proaktivnost, … – to so lastnosti, ki bi morale biti osnoven pogoj za kvalifikacijo ustreznih kandidatov. Če je to primerno, lahko računovodsko znanje preverite s praktičnimi nalogami.
• Preverite sposobnost pisnega izražanja potencialnih kandidatov – jasno pisanje pomeni jasno razmišljanje.
• Ključna je transparentnost. Dobri kandidati imajo veliko možnosti in ponudb, zato niso pripravljeni opraviti štirih razgovorov, preden boste pripravljeni razkriti informacijo o višini plače. Ponudite tudi zanimive in privlačne bonuse, npr. fleksibilnost delovnika in možnost (vsaj občasnega) dela od doma, nagrade, dopuste, izobraževanja, teambuildinge, ipd.
• Na razgovore se ustrezno pripravite. Ne iščite izključno strokovnosti in izkušenj, ampak bodite pozorni tudi na osebnost in ujemanje z obstoječo ekipo.

Sodelovanje z novimi generacijami

Sestava delovne sile se ves čas spreminja – in z demografsko sestavo se spreminjajo tudi njene lastnosti. Generacija Y (oz. t.i. “Milenijci”, rojeni med leti 1981 in 1996) so že globoko v svoji karierni poti, prve korake na delovnih mestih pa počasi opravljajo tudi pripadniki Generacije Z (rojeni 1997-2012).

Značilnost teh generacij je v tem, da so odraščale ob prisotnosti računalnikov in interneta. Kar pa pušča svoje posledice 🙂 Nenazadnje so 2-3 leta svojega izobraževanja opravili na daljavo – tovrsten način dela jim je torej nekaj povsem običajnega in sprejemljivega.

Doživljenjska zvestoba enemu podjetju in žrtvovanje za napredovanje kariere so lastnosti, ki so v večji meri ostale pri starejših generacijah. Novi val zaposlenih ceni druge stvari:

• Fleksibilnost: Raje kot 10-20 % povišico imajo felksibilen delovnik – še več, sprejeli bi 20 % nižjo plačo v zameno za 4-dnevni delovni teden. Omogočanje večje fleksibilnosti pri delu (in zdravo ravnovesje med službo in prostim časom) torej pomeni bolj motivirane in produktivne mlade zaposlene.
• Delo do doma: Fleksibilnost pa ni vezana zgolj na čas, ampak tudi na lokacijo. Covid epidemija je pospešila sprejemanje te oblike dela (in nas prisilila, da smo si tudi doma uredili delovne kotičke) in predvsem mlada generacija se nerada v polnem obsegu vrača nazaj v pisarne. Raziskave kažejo, da omogočanje dela od doma fluktuacijo v podjetju zmanjša do 25 %.
• Osebna in profesionalna rast: Mladi računovodje iščejo možnost izobraževanja in napredka, izziv in različne odgovornosti. Pogost razlog za menjavo službe je prav v tem, da se pri delu dolgočasijo. Pomembno pa je tudi izobraževanje vodij v podjetju, da znajo delati z novo generacijo zaposlenih.
• Sproščeno delovno okolje: Vključuje način komunikacije v podjetju, druženje in povezanost med zaposlenimi, pa tudi kodeks oblačenja na delovnem mestu – morda srajice in kostimi niso obvezna, če na programu ni sestankov s strankami?
• Močna kultura podjetja: Zgraditi morate občutek pripadnosti, opaziti in pohvaliti rpispevke in dosežke ekipe, voditi z zgledom. Skratka, ustvariti okolje, kjer se zaposleni počutijo cenjene, vključene, razumljene. Pri tem lahko pomagajo teambuildingi in ostale skupne aktivnosti. Nove generacije so izredno pozorne na skladnost vrednot – kakšne vrednote ima vaše podjetje in ali se skladajo z njihovimi?
• Ustrezna kompenzacija: Pošteno plačilo za opravljeno delo je osnovni pogoj za zadovoljstvo na delovnem mestu. To pomeni (vsaj) primerljivo plačo ponudbo pri konkurenci, možnost nagrad in napredovanja, pa tudi različne druge (nematerialne) nagrade – izobraževanja, možnost dela od doma, masaže na delovnem mestu, zdrava malica, ki jo zagotovi podjetje, ipd.

Kako novega zaposlenega uspešno vključiti v ekipo?

Močno se lahko opečemo, če se ujamemo v prepričanje, da je najtežji del naloge opravljen, ko smo podpisali pogodbo z novim zaposlenim. Enako pozornost moramo namreč posvetiti tudi procesu uvajanja novega člana ekipe v svoje delovne procese.

Večja podjetja s HR oddelki imajo najpogosteje vnaprej oblikovan in izredno strukturiran pristop k vpeljavi novih sodelavcev (s postopnim spoznavanjem z načinom delovanja in vključevanjem v interno kulturo podjetja), manjše organizacije pa so pri tem običajno bolj spontane. Vseeno pa velja o teh postopkih razmisliti in se na njih ustrezno pripraviti.

Novih zaposlenih ne prepustite samih sebi – predvsem prvi dnevi naj bodo vnaprej načrtovani, vključujejo pa naj vmesne preglede napredka, usmeritve in izmenjavo izkušenj.

Vključitev v ekipo bo veliko učinkovitejša, če zaposlene dobro medsebojno spoznate. Razložite posameznikove zadolžitve in vloge, da vsak dobro ve, na koga se obrniti po nek določen nasvet. Organizirajte tudi kakšno skupinsko druženje, ki ni vezano na posel. Pica odlično povezuje ljudi 😉

Pomembnost mentorstva

Predvsem mladi brez veliko delovnih izkušenj se lahko ustrašijo odgovornosti, zato je nujno potrebno poglobljeno (in dovolj dolgo) obdobje mentorstva. Nobena šola te namreč ne pripravi na resnični svet računovodstva … Razmislite torej o delovnem načrtu mentorstva. To pomeni, da definirate naloge za vsako fazo uvajanja novega zaposlenega. Sledi pa aktivno sledenje procesu (in popravki, če kje na poti zaide).

Lahko se poslužite tudi nekoliko bolj blage oblike mentorstva, ko nov zaposleni sledi in spremlja izkušene zaposlene pri delu. Tako dobi dober vpogled v pristope in potek vsakdanjika v vašem podjetju.

Pazite pa, da jih povsem ne zasujete z informacijami. To lahko hitro ustvari občutek nemoči in nesposobnosti, česar nočemo. Do neke mere morajo novi zaposleni zaplavati sami, postati neodvisni, prevzemati odgovornost in sami prositi za pomoč. Najhitreje se bodo naučili iz prakse (in neuspešnih poskusov).

Pozorni bodite na povratne informacije. Tudi povsem svež član ekipe ima lahko koristne predloge, ker je neobremenjen s preteklostjo in vidi stvari, ki jih sami ne opazite več.

Druga stran enačbe – zadrževanje kvalitetnega kadra

Veliko se govori o stroških ekipe in zahtevah iskalcev zaposlitve – manj pa o stroških, ki jih ima podjetje, ko jih zaposleni zapusti. V splošnem velja, da nas nadomestitev člana ekipe stane vsaj 50-60 % njegove letne plače. Iskanje in kvalificiranje potencialnih kandidatov, začasen upad produktivnosti, prilagoditev, usposabljanje in mentoriranje novega zaposlenega torej ni tako nedolžno, kot se nam morda zdi. Tudi zato je pomembno, da poskušamo ne le pridobiti dober kader – ampak ga tudi dolgoročno zadržati.

To seveda velja tudi v računovodstvu. Ponudba na trgu je pestra, računovodskih servisov je veliko in posledično obstaja tudi huda borba pri iskanju kvalitetnega računovodskega kadra.

Kaj lahko naredite, da zagotovite delovne pogoje, ki bodo to dosegli?

• oblikujte profesionalno delovno okolje, ki je ustrezno opremljeno, organizirano, čisto in prijetno; pri delu uporabljajte moderna okolja; spodbujajte zdravo komunikacijo in proaktivno gradite odnos z vsakim članom ekipe;
• ponudite tudi zadostne možnosti za izobraževanje in razvoj – zaposlene pošljite na konference in delavnice (po njihovi izbiri), pridobijo naj znanja in certifikate, ki jim bodo pomagali pri delu, izobražujejo naj se o najboljših praksah, trendih in zakonskih spremembah;
• bodite pozorni na ravnovesje med službo in prostim časom – zaposleni se želijo izogniti stigme, ki je leta spremljala računovodski poklic, tj. neskončno pretipkavanje in vnašanje podatkov v tabele, delovni vikendi, lovljenje rokov in stres; ponudite jim fleksibilnost, razgibano delo, dovolj dopusta in stimulativno delovno okolje.

Vpliv na organizacijo

V primeru občutnejšega povečanja ekipe (pri nas smo v zadnjem letu ekipo povečali za 30 %) ne gre pozabiti na ustrezno organizacijsko spremembo (tj. določitev novih vodij in oddelkov) ter prilagoditev informacijskega sistema ter organizacijskih predpisov.

Izboljševanje dela zaposlenih pa ni projekt, ki bi se na neki točki končal. Najbolje za njihov dolgoročni razvoj je, da jih vključujete v različna izobraževanja in računovodske dogodke, da nenehno izpopolnjujejo in poglabljajo svoja znanja.

Ne zanašajte se zgolj na dobre prakse, ki jih preberete na spletu. Najbolje bodo zalegli ukrepi, ki bodo prišli s strani vaše ekipe.

Ob vsem tem pa se zavedajte tudi, da zaposlovanje dodatnih ljudi ni vedno edina opcija, ki vam je na voljo. V vaših delovnih procesih se najverjetneje skrivajo določene rezerve, ki jih lahko izkoristite z optimizacijo in avtomatizacijo nekaterih aktivnosti. Morda boste ugotovili, da na ta način lahko naredite več, in dodatnih moči sploh ne potrebujete …

Ne zanemarjajte možnosti, ki jih ponuja tehnologija. Poleg tega pa vsak zaposleni želi delati v modernem okolju s sodobnimi rešitvami in učinkovitimi procesi. Korist tehnologije je torej dvojna 🙂 Če vas zanima, kako lahko vpliva na vaše poslovanje, se z veseljem dogovorimo za pogovor.