Podjetje OPH Oktal Pharma d.o.o. je bilo ustanovljeno leta 2001 kot podružnica hrvaške Oktal Pharme, ki je danes eden od vodilnih veletrgovcev v zdravstvu v Republiki Hrvaški. Od leta 2007 nastopa na slovenskem tržišču kot samostojni poslovni subjekt. Poglavitna dejavnost podjetja je trženje zdravil, medicinskih pripomočkov, kozmetičnih izdelkov, prehranskih dopolnil, biocidov in drugih izdelkov izbranih poslovnih partnerjev. Podjetje ima v svoji organizacijski sestavi še oddelek, ki opravlja dejavnost prometa z medicinskimi pripomočki ter ostalimi izdelki na debelo.
Izziv
Glavni izzivi, s katerimi se soočajo, so vezani na zamuden proces obdelave in posredovanja naročil izdelkov, ki jih oddajajo stranke. Hkrati želi vodstvo podjetja povečati prisotnost na slovenskem trgu, za kar pa potrebuje ažuren pregled nad poslovanjem in stanjem na tržišču.
Razlogi
Poslujejo z več kot 10.000 različnimi artikli, kar pomeni, da je ob ročnem delu spremljanje, nadzor in vnašanje naročil izjemno zamuden proces.
Kupci naročil ne oddajajo na enak način – nekateri naročila sporočajo po elektronski pošti, drugi pošiljajo Excel tabele, ipd. Predvsem večje stranke pa pogosto niso dovzetne za spremembe in prilagoditve načina komunikacije.
Potrebe in rešitev
Potrebovali so nek sistem, ki bi jim pomagal pri obdelavi naročil – proces, ki bi v čim večji meri avtomatiziral, poenotil način oddaje ter zmanjšal število napak pri vnosu. Z AccountingBox-om so dobili rešitev, ki jo lahko delijo tudi s svojimi strankami – tem dodelijo uporabniške račune za dostop do posebnega modula aplikacije, preko katerega lahko sami oddajajo naročila.
Tiste stranke, ki modula za naročanje ne želijo uporabljati pa še vedno naročajo na enak način, saj na določen e-poštni naslov (ki teče na Microsoft Office 365) pošljejo prilogo, ki jo sistem sam prebere in pretvori v naročilo v sistem, brez ročnega prepisovanja.
Rezultat
- prihranek 1,5 ure dela vsak dan,
- avtomatizacija naročil kupcev, delo je lažje in enostavnejše, saj je glavnina dela prenesena na stranko (ki
- pa dejansko dela enako kot prej, nič več),
- odprava dvojnih vnosov naročil, obenem pa ni pretipkavanja in možnosti za napake,
- lahko pride do ažurnih podatkov o poslovanju, prodaji, evidenc in analiz naročil, vmesnih bilanc, ipd.
