S svojo zgodovino poslovanja, kvaliteto ponudbe in širino prodaje je KZ Metlika, z.o.o., danes največja zadruga v Sloveniji. Organizirani smo v 4 samostojne enote-programe in skupno upravo:
- program GASTRO – oskrba v gostinstvu, ustvari večino prometa v zadrugi
- program VINO zajema vinsko klet s polnilnico in podprogram vinogradništvo
- program MESNINE zajema klavnico in mesni diskont ter tehnološko mesnico
- program TRGOVINA sestavljajo maloprodajne trgovine
- uprava in skupne službe
Glavni steber zadruge je oskrba gostinstva, preko katerega poskušamo prodati čim več lastne proizvodnje. V KZ Metlika lahko vedno vsak najde nekaj zase, saj naš bogat asortiment izdelkov zadovolji želje gurmanov, poznavalcev vin, gostincev, trgovcev, podjetnikov, kmetov, vinogradnikov ali vrtičkarjev. Želeni asortiment izdelkov lahko stranke naročijo telefonsko, preko e-pošte, preko spleta ali pa v naših prodajalnah, mesnicah in prodajnih centrih po celi Sloveniji.
Izziv
Cilj nam je širiti asortima pri obstoječih kupcih, pridobivati nove kupce in nove trge, kjer še nismo prisotni in postati vodilni in najsodobnejši trgovec oskrbe gostinstva. To želimo doseči z digitalizacijo poslovanja, spremembo načina dela z našimi kupci, dobavitelji in drugimi deležniki, z namenom zagotovitve trajne konkurenčnosti.
Glavni izziv je bil neučinkovit način dela. Različne procese je opravljalo veliko število ljudi, hkrati pa ti procesi med seboj niso bili povezani. Tako je prihajalo do podvajanja dela in netransparentnosti pri opravljenih opravilih, kar je prispevalo tudi k slabšemu poslovanju podjetja. Poseben izziv je bil tudi del starejše ekipe, ki se je upiral vsem spremembam v smislu digitalizacije in poenostavitve procesov.
Razlogi
Ob iskanju ponudnikov, ki bi nam pomagali pri digitalizaciji in vpeljavi novih rešitev (dokumentni sistem, e-hramba dokumentov, e-naročilnice, …) smo želeli poslovnega partnerja, ki ima za nas primerne programske rešitve, profesionalen kader, dovolj veliko ekipo za zagotavljanje uspešne implementacije in podpore uporabnikom ter bo ob tem še finančno konkurenčen ostalim ponudbam. Prav tako smo se zavedali, da si bomo v bližnji prihodnosti želeli še dodatne digitalizacije in vpeljave novih rešitev, zato nam je bilo pomembno, da ima izbrani partner vizijo za naprej, da nam lahko svetuje in nas usmerja na naši poti digitalizacije z dodatnimi predlogi. Želeli smo, da je prav tako sposoben obstoječe rešitve prilagoditi našim potrebam in, v kolikor se po tem pojavi potreba, za nas razviti nove programske rešitve. Vse to smo našli v podjetju PRONET, Kranj, d.o.o.
Potrebe
V KZ Metlika smo imeli več področij, na katerih smo se želeli digitalizirati:
- Vpeljava dokumentnega sistema in e-hrambe
- Omogočanje spletnega kreiranja računov za naše dobavitelje, ki še ne poslujejo v e-obliki
- Razširitev dokumentnega sistema na nam prilagojen sistem za zajem, shranjevanje in pregled pogodb podjetja
- Razvoj specializiranega poštnega nabiralnika, ki je namenjem prejemanju e-dokumentov
- E-likvidacija oz. avtomatiziranje likvidacije računov preko dokumentnega sistema
- Razvoj vmesnikov in izmenjav podatkov z našim ERPom
- Vpeljava e-naročilnic in e-dobavnic in povezava z računi
- B2B, B2C, CRM
Rezultat
Rezultat projekta je centralni dokumentni sistem z elektronskim potrjevanjem računov ter sistem za oddajo naročil dobaviteljem (ter povezava s prejetimi računi).
Sedaj naročanje dobaviteljem izvajamo izredno transparentno, saj se naročilo kreira avtomatično in je takoj vidno tudi nadrejenim v procesu. Ob prispetju prejetega računa, se preverijo podatki naročilnice in stroškovnega mesta, tako pa lahko oseba, ki je naročilo oddala enostavno in elektronsko potrdi pravilnost računa glede na naročilo.
Podatki so avtomatsko preneseni tudi v finančno-računovodski del podjetja, kjer jim ni več potrebno iskati povezav med naročili, prejetimi računi, stroškovnimi mesti … Torej je tudi sam postopek knjiženja prejetih računov bistveno hitrejši.
V kombinaciji z dokumentnim sistemom smo posebej dodelali klasifikacijo delovnih mest in s tem dosegli, da vidijo dotični oddelki ali dotične osebe izključno dokumente, ki pripadajo njim (skladno z definiranimi pravicami oz. dostopi).
Sam dokumentni sistem nam omogoča hitro in učinkovito iskanje vseh shranjenih dokumentov, celoten sistem pa je povezan tudi z našo izbran ERP rešitvijo..
