Kako visoko med oblake ste pripravljeni odleteti?

kristina Podjetja, Računovodje

Časi se hitro spreminjajo. Zagotovo. Nekateri še živeči se spomnijo časov brez televizije, telefona in avtomobilov. Danes so mobilni telefoni resničnost in hiter tempo življenja mantra, ki jo vsi ponavljamo. S hitrim tempom pa prihajajo tudi dobre spremembe in novosti, ki nam pomagajo optimizirati rutinske naloge, s čimer povečamo koristnost in vrednost dela, predvsem pa prihranimo čas.

Vsi smo že vpeljali avtomatizacijo nekaterih procesov:

  • imamo pralne, pomivalne in sušilne stroje;
  • uporabljamo pametne telefone z opomniki in dodatnim prostorom za shranjevanje slik v oblak;
  • verjetno smo že kupili robotski sesalec (ali pa se z njim spogledujemo).

Se tudi vi veselite samovozečega avtomobila?

Če smo v vsakdanje življenje vpeljali avtomatizirane procese, je smiselno o njih razmišljati tudi pri poslu, še zlasti pri rutinskih opravilih, povezanih z zlaganjem in urejanjem dokumentacije. Je šelestenje papirja res tako nostalgično? Je brskanje med kupi dokumentacije meditativno?

Varnost je nekaj, kar se zgodi med tvojimi ušesi in ne nekaj, kar bi lahko držal v roki.Jeff Cooper

Zmanjšajmo količine papirja in povečajmo učinkovitost iskanja podatkov

Danes stvari potekajo nekako takole: odpremo računalnik, napišemo dopis ali račun (nek dokument), ga natisnemo, opremimo z ovojnico in znamko ter odpošljemo. Medtem morda pošljemo še e-poštno sporočilo, v katerem sporočamo osebi, da je račun na poti. Na drugi strani pa se postopek ponovi v obratnem vrstnem redu.


  • To zveni podobno kot že legendarna šala o Muju in Hasu; Mujo kliče po telefonu Hasa: “Haso, pridi na balkon, da ti nekaj povem!”

Zakaj tega ne bi počeli drugače: natipkamo, shranimo v oblak in omogočimo dostop pooblaščeni osebi. S tem vzpostavimo nadzor nad dokumenti in zagotovimo, da se vsi pogovarjamo o pravi različici. Dokumenti, dostopni na eni lokaciji, zmanjšujejo stres zaradi iskanja in nepotrebnega spraševanja: “Kje se nahaja? Ali imam pravo različico?”.


  • Ste si v zadnjih dneh morda kdaj zaželeli, da bi imela vaša omara z registratorji gumb »Išči«, ki bi vam pomagal najti želeni dokument?

Ali je poslovanje v oblaku varno?

Ali je varneje leteti z letalom ali se voziti z avtomobilom? Čeprav so letalske nesreče odmevnejše, je statistično veliko večja verjetnost, da boste udeleženi v prometni nesreči. Med oblaki je torej varnejše kot na tleh.

Poslovanje v oblaku je v svetu že postalo standard. In nove tehnologije, ki nam jih prinaša razvoj, nas postavljajo tudi pred dejstvo, da podatke in informacije zaupamo oblakom. Če za prebiranje pošte uporabljamo račun Gmail, če shranjujemo slike v DropBox, GoogleDrive, Apple Store ali OneDrive, zaupamo oblaku. Tudi IP-telefonija deluje na enaki osnovi.

Pri vprašanju, ali zaupati varnosti podatkov, shranjenih v oblaku, ali imeti podatke raje shranjene lokalno, gre predvsem za lažni občutek nadzora. Podatki v oblaku so nekje daleč, kar daje občutek, da do njih lahko dostopa kdorkoli in kadarkoli. Vendar sistemi, ki omogočajo tovrstno shranjevanje, sledijo vsem varnostnim standardom, poleg tega pa zagotavljajo kopije podatkov, zaradi česar je verjetnost izgube minimalna. Vsak dostop je zabeležen, kar še dodatno povečuje nadzor.

Podatkov, shranjenih na lokalnem strežniku, na računalniku ali celo prenosniku, pa ob morebitni kraji ni mogoče povrniti.

V razmislek: Dokumenti, ki jih shranjujemo v omari, v zaklenjeni pisarni, se morda zdijo varni. Vendar ali lahko z gotovostjo trdimo, kdo je zadnji odprl omaro in brskal po registratorjih? Tveganje, da nepoklicana oseba pogleda v dokumente, vsekakor obstaja. Shranjeni v oblaku pa so manj ranljivi, saj so zabeleženi vsi dostopi in vidne vse aktivnosti.

Možnost napak se zmanjša

Če se vam je kdaj zgodilo, da ste vsebino v ovojnici poslali napačni osebi ali pa je e-poštno sporočilo doseglo nepravega naslovnika, se verjetno zavedate, da tovrstni način posredovanja podatkov ni najbolj varen. Souporaba dokumentov (sharing) oziroma omogočanje dostopa z uporabniškim imenom in geslom do točno izbranih dokumentov sta veliko bolj varna.
To vsekakor velja tudi za računovodstvo. Kaj bi se zgodilo, če bi zaupne podatke nekega podjetja pomotoma poslali drugemu? Sicer gre za preprosto administrativno napako, a vendar so posledice lahko hujše. Napake se dogajajo, zato je smiselno izbrati načine, s katerimi jih lahko zmanjšamo.

Kako lahko poslovanje v oblaku pomaga računovodstvu

Računovodstvo, še bolj pa njegov knjigovodski del, je močno podvrženo rutinskim opravilom, kot je vnašanje in pretipkavanje računov. Pri tej dokumentaciji sta vedno problematični dve stvari:

  • oseba mora račune pretipkati v sistem, kar jemlje čas in povečuje možnost napak;
  • papirni računi se hranijo v računovodstvu in kdorkoli želi ponovni vpogled, mora zanj zaprositi svojega računovodjo.

Zato je smiselna uvedba sistema, ki na enem mestu omogoča vpogled v dokumentacijo in nadzor nad tem, kdo je do nje dostopal. Vse to je mogoče, če dokumente digitaliziramo in jih shranimo v oblak.

V računovodstvu je največ dela prav z vnašanjem oziroma prepisovanjem podatkov. Vendar se že nekaj let uveljavljajo t. i. OCR-sistemi, po možnosti v povezavi z umetno inteligenco (AI), ki podatke z dokumentov preberejo in jih pravilno prepišejo. Podobno kot robotski sesalec posesa stanovanje, medtem ko smo mi na sprehodu.

Izkoristimo pravo moč sodobnih sredstev komunikacije

Zanimivo je, da se z novimi generacijami neposredna uporaba e-pošte kot sredstva komunikacije izgublja ter se seli na družbena omrežja in podobne kanale. Čeprav bo e-pošta še vedno pomemben element komunikacije, lahko danes, tudi v razmerju podjetnik−računovodja, zelo učinkovito uporabljamo sodobno tehnologijo za varen in hiter prenos podatkov:

  • s pomočjo brezplačnih aplikacij posredujemo skenirane dokumente računovodji (kjer jih umetna inteligenca prebere in samodejno zabeleži v računovodski program);
  • bančne izpiske in plačilne naloge lahko posredujemo neposredno v program, brez nepotrebnih “up-loadov” ali “down-loadov”;
  • z enim klikom (brez tiskanja ali pisanja in dodajanja priponk e-poštnemu sporočilu) pošljemo račun kupcu, ki ga prejme v ustrezni obliki.

Svetla prihodnost bo “oblačna” in avtomatizirana

Drugače ne more biti. Nove generacije ne razmišljajo več o varnosti podatkov v oblaku, saj je ta samoumevna. S pametnim telefonom si odpirajo vrata v svet, med prijatelje in do poslovnih informacij. Kar ni dosegljivo s telefonom in ni na spletu, ne obstaja.
V katerem delu te zgodbe pa se vidite vi?

Več si lahko preberete v dokumentu Kaj vse mora zagotavljati dober poslovno-računovodski sistem?

Katerih 7 vprašanj si moram zastaviti pred izbiro poslovno-računovodskega sistema?