Kako pogledati v prihodnost?

kristina Podjetja

Neprestano stremimo in hlepimo po tem, da bi videli prihodnost. Kdo si ne želi magične krogle, ki bi napovedala našo prihodnost; najsi bo doma ali v pisarni?

Vsak dan čakamo napoved prihodnosti v obliki vremenske napovedi. In velikokrat na tej podlagi sprejemamo odločitve o tem, kaj bomo počeli naslednji dan. Na prejeto informacijo se čustveno odzovemo. V nas vzbudi občutek priložnosti (sonce – lahko gremo na morje, v hribe) ali nevarnosti (sonce – spet bo požgalo vso zelenjavo na vrtu). Vremenski napovedi zaupamo tudi, ko pripravljamo dogodke, srečanja in življenjske prelomnice. Skratka, ko načrtujemo.

Čeprav se prihodnost zdi oddaljena, se pravzaprav ravnokar začenja.Mattie Stepanek

In kaj ima to opraviti s podjetništvom in računovodstvom?

Velika večina podjetnikov meni, da je glavna naloga računovodstva vnašanje preteklih dogodkov v sistem, in računovodjem ne zaupajo napovedovanja prihodnosti, temveč se oklepajo preteklosti in informacij, ki jim za pogled v prihodnost ne koristijo prav dosti.

A vendar ima prav računovodstvo tisto magično kroglo, ki (lahko) napoveduje prihodnost v podjetju. Velika podjetja so svoje računovodsko finančne službe že dobro opremila z znanjem in spretnostmi načrtovanja. Mali podjetniki, ki svoje računovodstvo zaupajo zunanjim računovodjem, pa na to pozabljajo in večinoma (žal) še vedno enačijo knjigovodenje z računovodenjem. Vendar je med njima bistvena razlika.

Računovodenje je več kot knjigovodenje

Računovodenje je sestavljeno iz štirih glavnih procesov, ki so:

  • knjigovodenje,
  • predračunavanje,
  • analiziranje,
  • nadziranje.

Osredotočimo se le na prva dva od štirih, ki sestavljajo celoten proces računovodenja.

Knjigovodenje je obravnavanje podatkov o preteklosti

Zajema zbiranje in obdelavo podatkov, knjiženje sprememb ter izkazovanje in pojasnjevanje končnega stanja knjigovodskih podatkov. Vendar predstavlja le en segment celotnega procesa. V tujini imajo zato izrazito ločena podjetja, ki se ukvarjajo le s knjigovodenjem in se tudi imenujejo »knjigovodski servisi« (bookeeping services).
Proces knjigovodenja zajema naslednje korake:

  • zbiranje knjigovodskih listin,
  • urejanje knjigovodskih listin,
  • knjiženje,
  • vodenje poslovnih knjig,
  • priprava knjigovodskih izkazov,
  • prikazovanje knjigovodskih podatkov,
  • arhiviranje knjigovodskih podatkov.

Knjigovodenje je začetek procesa računovodenja kot celote, s tem pa tudi njegov temelj in izhodišče za ostale procese.

Predračunavanje je priprava vnaprejšnjih informacij, koristnih za odločanje

Predračunavanje je proces, v katerem se deloma skriva tudi magična krogla prihodnosti in ki ga podjetniki premalokrat zahtevajo od svojih računovodij. Je priprava računovodskih predračunov kot pomembne oblike vnaprejšnjih informacij. Predračunavanje zajema zbiranje podatkov in njihovo obdelavo, predvidevanje sprememb, izdelavo predračunov ter izkazovanje in pojasnjevanje računovodskih predračunov. Nujno je, da informacije, ki jih prejemate od računovodstva, v vas vzbudijo enega od dveh občutkov: priložnost ali nevarnost.

Vprašanje: Ali je zadnja informacija, ki ste jo prejeli od računovodstva, v vas vzbudila občutek nevarnosti (nekaj moramo ukreniti, to predstavlja nevarnost za naše podjetje) ali priložnosti (dobra priložnost za razvoj podjetja). Informacije, ki vam jih posreduje računovodja, morajo biti koristne in pravočasne.

Katere dejavnike je treba upoštevati, da je predračunavanje lahko uspešno?

  • Poslovodstvo podjetja se mora zavedati pomembnosti predračunavanja.
  • Cilji, kaj želimo s predračunom doseči, morajo biti jasni in sprejemljivi.
  • Predračunski cilji morajo odražati odgovornost poslovodij.
  • Potrebna je trdna povezava med dolgoročnimi načrti in letnimi predračuni poslovanja.
  • Odmik med predračunskimi cilji in uresničenimi rezultati je treba skrbno preučiti in analizirati.

Plačujete knjigovodjo ali računovodjo?

Tu je prisotna dilema. Ali boste plačevali svojega računovodjo za vnašanje prejetih in izdanih računov (danes je to že avtomatizirano) ter prikazovanje polpreteklih rezultatov, za katere že sami veste, da so dobri ali slabi, ali je bolj smiselno, da vam računovodja predstavi možne scenarije poslovanja (predračune), s pomočjo katerih boste sprejeli prave poslovne odločitve? Sploh pa, ali ste najeli knjigovodske ali računovodske storitve?

Z uporabo pravih programov, ki imajo vgrajene avtomatizme in omogočajo dnevno izmenjavo informacij med podjetnikom in računovodjo, lahko prejemate tudi kakovostna dnevna/tedenska/mesečna poročila, kot je na primer tole?

Danes avtomatizacija omogoča hiter in preprost zajem prejetih in izdanih računov, digitalni arhivi pa pregledno in zakonsko skladno shranjevanje dokumentov. Odgovornost vsakega podjetnika je, da od svojega računovodje zahteva predračune in analize za notranje poročanje in spremljanje podjetja. Zahtevajte jih zaradi hitrejšega odzivanja na nevarnosti in priložnosti, ki se vam ponujajo. Dovolite svojim računovodjem, da vam podajo »vremensko napoved« vašega poslovanja, vi pa se odločite, ali se boste odpravili na izlet ali zaščitili zelenjavo.

Kako dobro vaš računovodja pozna vizijo vašega podjetja?

Če vas zanima, kako lahko z dobrim sodelovanjem med računovodjem in podjetnikom bistveno izboljšamo tudi kakovost informacij, vas vabimo na kavo, kjer vam bomo predstavili, kako stvari delujejo.

Dogovorimo se za pogovor ob kavi

Vas zanima primer dnevnega poročila?