Kako naj vaš računovodja postane superheroj?

kristina Podjetja

Svojega računovodjo verjetno spoštujete. Zaupate mu poslovno dokumentacijo in veste, da bo svoje delo opravil dobro. Ali ste razmišljali kdaj o tem, da bi lahko vaš računovodja za vas naredil veliko več? Da bi vam ponudil kakovostnejše podatke o poslovanju. Verjetno si želite, da bi imeli boljši nadzor nad podatki, manj nepotrebnih usklajevanj in več koristnih nasvetov.

Ali se zavedate, da lahko vaš računovodja, prav z vašo pomočjo, postane vaš superheroj? Kako? Za vas smo zbrali nekaj nasvetov, kako mu lahko pri tem pomagate.

Pogovorita se o optimizaciji računovodskega dela

Zaupajte mu, kako stvari zdaj urejate v svojem podjetju. Kako spremljate dokumentacijo? Preverita sodelovanje in ugotovita v katerih točkah se morda podvajata. Kakšen sistem bi bil za vas primernejši? Danes je sodelovanje na daljavo preprosto – še bolj pa ga poenostavljata avtomatizacija in orodja v oblaku. S pomočjo pametnih telefonov lahko prejeto dokumentacijo takoj poslikate in pošljete v računovodstvo, dokumenti so tako shranjeni na enem mestu v skupnem arhivu. Zakaj bi po nepotrebnem tratili čas za usklajevanja in dogovarjanja? (Več o tem pišemo tudi v dokumentu 7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju)

Prevzemite določene naloge in odgovornosti

Zdaj ste verjetno pomislili: »Pa saj ga plačam zato, da dela zame«. Pomislite ponovno – če bi vi prevzeli del nalog pri katerih vam lahko bistveno pomaga tudi avtomatizacija, računovodjo osvobodite rutinskega dela. S tem pa računovodja pridobi čas, ki ga lahko nameni vam za koristnejši poslovni nasvet. Zakaj ne bi namesto prenašanja dokumentov le-te enostavno poslikali in jih poslali v računovodstvo po e-pošti? Računovodja dobi dokumente digitalizirane, prepisane v sistem in mu preostane le potrjevanje in pregledovanje. Namesto, da računovodja trati svoj čas za ročno pretipkavanje in vnašanje podatkov iz računov, ga sedaj lahko nameni za strokovno svetovanje. Nedvomno boste prav vi s tem največ pridobili.

Poudarek je na sodelovanju

Računovodje so zavezani poročanju, zato je pomembno, da vso dokumentacijo prejmejo pravočasno in ne v »zadnjem trenutku«. Predstavljate si, da bi vsi vaši naročniki na isti dan želeli vašo storitev – bi šlo? Zato sodelujta, pogovorita se, pošljite mu dokumentacijo vnaprej in se seznanite s pomembni datumi. In ni samo 31. marec tisti, ko mora računovodja oddati bilance in poročati.

Seznanite računovodjo s svojimi željami

Zaupajte mu svojo vizijo in kam želite pripeljati svoje podjetje. Ali razmišljate o širitvi na tuje trge, mogoče o novih zaposlenih. Računovodja bo na ta način lahko usmerjal vaše poslovanje in vam svetoval, preden storite naslednji (morda celo nepremišljen) korak. Predstavljajte si takole: Knjigovodja je človek s palico. Če kaj storite narobe, ne more ničesar popraviti (za nazaj), lahko vam jih le pošteno napoje in zažuga: »Tega ne počnite več!«. Računovodja pa lahko včasih v rokah drži “kristalno kroglo“. Če ga le pravočasno obiščete in mu zaupate svoje namere, vam lahko svetuje. Zapomnite si: Dober nasvet vam bo vzbudil ali občutek ogroženosti ali pa občutek priložnosti. Kolikokrat zapuščate svojega računovodjo s takim občutkom?

Vpeljite ga v svojo panogo

Naj računovodja spozna vašo panogo. Četudi prodajate bagre ali lakirate nohte. Naj razume trende na vašem poslovnem področju in spozna vaše partnerje, konkurente. Širše, kot je njegovo razumevanje, bolje bo lahko uporabljal svojo »čarobno kroglo« in vam svetoval pri vašem poslovanju.

Prisluhnite njegovim analizam

Zaupajte mu in dovolite, da vas spozna. Pomagajte mu pri rutinskih delih in pripravil vam bo kakovostne analize, ki bodo zajemale prave informacije za vas. Prisluhnite jim. Skupaj oblikujta odgovore na vprašanja »zakaj«. Ne zadovoljite se s pojasnilom: »…kazalec se je povečal…«. Pomembno je zakaj se je povečal in na kaj njegovo povečanje vpliva? Ali veste, da povečanje denarnega toka sploh ni nujno vedno dobro za podjetje.

Spoznajte besedišče računovodje

Smiselno je, da spoznate tudi strokovne besede. Pogovor je lažji in tudi vaše počutje bo boljše, če boste razumeli, kaj vam računovodja pripoveduje. Tako kot je smiselno, da se on udeleži strokovnega srečanja v vaši panogi, je pomembno, da se vi seznanite s finančnimi vsebinami.

Zaupajte – naj računovodja postane vaš svetovalec

Končni skupni cilj mora biti prav to: da računovodja postane vaš zaupni svetovalec. Oseba, s katerim se boste pogovarjali o prihodnosti in načrtih podjetja in usmeritvah panoge. Na ta način bo njegov pristop do vaših podatkov bistveno drugačen in bodo tudi informacije, ki jih boste prejemali, kakovostnejše.

Jaz sem najbolj moder človek, ker vem eno stvar, in to je, da nič ne vem.Sokrat

Vabimo vas torej, da se srečamo in pogovorimo o vsem, kar bi morali pričakovati od vašega računovodje. Vaša podjetniška naravnanost, proaktivnost in želja po znanju vam bo v veliko pomoč, ko boste računovodje peljali na pot herojstva. A ne bo to tudi nova zmaga?

Kontaktirajte nas, da ne bo prepozno. Mogoče bo vaš računovodja že jutri heroj nekoga drugega!