Kaj se bo zgodilo z računovodsko storitvijo in vašim servisom, ko bo eRačun obvezen?

Anže Računovodje

Zaradi narave svojega dela govorimo z veliko različnimi računovodskimi servisi, predvsem na temo optimizacije poslovanja in delovnih procesov. Pogosto govorimo o DocumentBox, naši storitvi, ki odpravlja ročno pretipkavanje prejetih računov, ne glede na računovodski program, ki ga uporabljajo.

Občasno naletimo na odgovor, da bo tovrstna storitev kmalu nepotrebna, saj se sigurno bliža obvezna uporaba e-računov za vse poslovne subjekte (kot to že danes velja za proračunske uporabnike).

Kar je seveda res – takrat bo DocumentBox v svoji današnji obliki povsem odveč. Tega se zavedamo in že danes razvijamo nadgradnje, ki bodo uporabnikom koristne tudi, ko se bo to zgodilo.

Vprašanje ki se pojavlja nam in servisom je, kaj se bo takrat dogodilo na trgu z računovodskimi podjetji, ki svojo vrednost gradijo na pretipkavanju računov in knjiženju.

Danes je namreč še mogoča izbira, da računovodje podatke iz dokumenta pretipkajo, a v roku nekaj let te izbire ne bodo imeli več. Digitalizacija bo poskrbela, da bodo vsi računi izmenjani v elektronski obliki in pretipkavanje bo zgolj računovodska preteklost.

DocumentBox je namreč tako pomemben ravno zato, ker vam že danes omogoča način dela, ki ga bodo drugi računovodski servisi prisiljeni sprejeti v prihodnje. Vsi, ki bodo že danes začeli z delom na ta način, se bodo prej osredotočili na grajenje svoje dodane vrednosti. Posel je za njih tekma, kjer so lahko štartali pred svojimi konkurenti.

Računovodstvo je že skozi vso zgodovino močno odvisno od tehnologije in se skupaj z njo razvija. Če vam za vsakdanja opravila primanjkuje časa, je morda pravi trenutek, da začnete k delu pristopati drugače.

Brezplačni prenos dokumenta

Najnovejši prispevki

“Učinek, ki ga opažamo pri podjetjih, kjer smo uvedli digitalizacijo: delo je narejeno hitreje, manj napak, ostane več časa za analiziranje in izdelavo rezultatov in planov – posledično več časa za svetovanje stranki, saj ni več izgubljenega časa z ročnim vnosom dokumentov. Podjetniki to cenijo in jim je sprememba všeč. Posledično med servisom in stranko nastane nova vez, nov odnos.”
BOŽENA STRNAD, direktorica, DAVOS Strnad Božena s.p.

 

Tehnologija kot konkurenčna prednost

Tehnologija je namreč lahko konkurenčna prednost, a le dokler ne postane industrijski standard. Sprejemanje inovacij poteka v več fazah. Začne se z zavedanjem prisotnosti inovacije, sledi faza zanimanja, raziskovanja in ocenjevanja, nadaljuje pa z preizkušanjem in končno posvojitvijo.  

Everett Rogers je pred leti oblikoval model sprejemanja inovacij. Ljudje (podjetja) se razdelimo v različne skupine:  

  • inovatorji (2,5 %) so najmanjša skupina, ki prevzema največja tveganja (in žanje največje koristi), saj iščejo in razvijajo nove pristope, sledijo tehnologiji in jo implicirajo na lastne procese;  
  • zgodnji posvojitelji (13,5 %) so bolj v stiku s trendi od tistih, ki inovacije sprejmejo kasneje, vseeno pa so pri posvojitvi bolj zadržani od inovatorjev in trezno ocenijo vpliv sprememb na njihovo poslovanje; 
  • zgodnja večina (34 %) inovacije sprejme veliko kasneje od inovatorjev in zgodnjih posvojitevljev, čeprav so z njimi pogosto v kontaktu; 
  • pozna večina (34 %) je do inovacij skeptična in jih sprejme šele potem, ko to naredi tudi večina ostalih; 
  • zaostankarji (16 %) pa so spremembam povsem nenaklonjeni, zato so zadnji, ki inovacije sprejmejo. 
“Tehnologija je torej lahko prednost le dokler jo uporablja manjšina. Ko postane splošno sprejeta, je pogoj.”

Odprava pretipkavanja je trenutno še vedno v fazi, ko predstavlja konkurenčno prednost. Večina se bo namreč s tem soočila šele, ko bo to zakonsko predpisano. Z “zgodnjo posvojitvijo” tovrstnega načina dela si dajete priložnost, da svoj nov poslovni model zgradite pred ostalimi.  

Zato v naših zapisih lahko pogosto berete o pomembnosti osredotočanja na aktivnost z višjo dodano vrednostjo – kmalu glede tega ne bo več izbire. 

Kaj je DocumentBox … in kaj ni?

DocumentBox je v zadnjem času postal storitev v kateri koristi prepozna marsikateri računovodski servis. Občasno pa še vedno naletimo na sogovornika, ki ni povsem prepričan, kaj DocumentBox pravzaprav je… in kaj ni. 

Gre za inteligentni sistem, ki vam poenostavi zajem podatkov in odpravi potrebo po pretipkavanju. Prejete dokumente enostavno poslikate ali poskenirate (ali pa to naredi vaša stranka) in jih pošljete na določen email naslov, ti pa vas bodo pričakali v vašem računovodskem programu, brez da bi karkoli pretipkavali.  

Pripravili smo tudi kratek predstavitveni video, ki na simpatičen način v 1 minuti razloži njegovo delovanje. 

 

“Ročni sistem prepisovanja podatkov iz računov v računovodski program smo v računovodski družbi NUCLEUS PLUS d.o.o. zamenjali s sistemom DocumentBox. Račune sedaj samo poskeniramo, podatki iz računa pa se nam avtomatsko evidentirajo v računovodskem programu. Tako prihranimo čas in zmanjšamo možnost napak.”
KSENIJA PROSEN, direktorica, Nucleus Plus, d.o.o.

 

Kaj DocumentBox ni?

  • Ni strojna oprema, saj za uporabo ne potrebujete nobene posebne naprave. Dovolj je že pametni telefon ali naprava za skeniranje. Bistvo DocumentBox-a se namreč skriva v posebnih algoritmih, ki omogočajo prepoznavo in zajem podatkov z dokumentov.  
  • Ni elektronski arhiv… no, vsaj ne nujno. DocumentBox lahko uporabljate v kombinaciji z modulom Dokumentni sistem, kar pomeni, da se vsak zajeti dokument tudi shrani v poseben arhiv, kjer vam je kadarkoli na voljo. Dostop do arhiva pa lahko omogočite tudi strankam in na tak način preprosto vzpostavite enotno bazo dokumentacije, brez podvajanja in možnosti, da bi se kakšen dokument založil.  
  • Ni računovoski program, pač pa storitev, ki jo lahko uporabljate ne glede na svoj program – naloga DocumentBox-a je predvsem v tem, da vam prihrani zamudno pretipkavanje računov v aplikacijo. Ta je lahko AccountingBox, ali pa kateri od številnih ostalih povezanih računovodskih programov. Tukaj lahko preverite, če lahko DocumentBox uporabljate tudi v svojem programu. 
  •  Ni kompleksna rešitev, ki bi jo bilo težko implementirati, saj gre za storitev, ki se jo vzpostavi z nastavitvijo le nekaj podatkov, dobesedno naslednji dan pa lahko začnete z novim, modernim načinom dela. Omogočamo tudi brezplačni preizkus, tako da nam javite, če bi želeli iz prve roke preveriti delovanje.  
  • Ni dodaten strošek, saj vas DocumentBox nadomešča pri delu, ki ga sedaj opravljate ročno. Ker vam ni treba več pretipkavati podatkov v računovodski program, vam dejansko prihrani čas, ki ga sedaj lahko porabite za aktivnosti z večjo dodano vrednostjo. 

Kaj je pomembno pri izbiri tovrstnega sistema?

  • Primerjajte primerljive rešitve. Občasno naletimo na odgovor “to že imamo”, nakar se izkaže, da stranke sicer res skenirajo svoje prejete račune, a jih nato v PDF obliki pošiljajo v računovodstvo – kjer pa jih računovodja ročno pretipka v računovodski program.  
  • Pravilnost podatkov je pomembnejša od hitrosti. Podatkom morate zaupati. Nobenega smisla nima, da prebran dokument v svoj program dobite v nekaj sekundah, če morate nato vsak podatek ročno kontrolirati in izpolnjevati manjkajoča polja. Ta prihranek časa boste torej izničili z lastnim delom. Podatkom morate zaupate enako, kot bi jim zaupali, če bi jih vnesli sami (ali pa vaša sodelavka) – verjetno v tem primeru ne preverjate še enkrat? DocumentBox odlikuje trinivojska verifikacija podatkov, kar zagotavlja pravilnost prebranih dokumentov. 
  • Je povezljiv z vašim računovodskim programom in ne zahteva namestitve kakršnega koli programa na vaš računalnik. Storitev boste uporabljali predvsem v primeru, če za to ne bo potrebna menjava vašega programa (ali dodatno delo pri vzpostavitvi sistema). DocumentBox je povezljiv z največ programi, z izpolnitvijo obrazca na tej povezavi pa lahko preverite, če tudi z vašim. 

Predlagamo vam, da že danes začnete razmišljati o prihodnosti svojega podjetja in da sprejemate odločitve, ki vas bodo v primerjavi s konkurenco postavile v boljši položaj. Uporaba moderne tehnologije to omogoča in DocumentBox je najenostavnejši korak v to smer. Za več informacij nam pišite na info@accbox.net ali pa izpolnite obrazec na spodnji povezavi.