Hitreje plačani računi (tudi med pandemijo)

Anže Podjetja

Slaba plačilna disciplina ni nič novega, s tem pojavom se srečuje praktično vsako podjetje. A ko naši računi niso plačani pravočasno, si težko pomagamo z dejstvom, da so tudi ostali v podobni situaciji oz. da se je več kot 90 % podjetij v preteklem letu srečalo z zapoznelimi plačili računov.

Problem je še bolj aktualen tudi zaradi posledic in vpliva koronavirusa na gospodarstvo. A naša skrb je seveda zgolj to, da bodo računi plačani pravočasno…

Za manjša podjetja je že sama izdaja računov zamuden proces, ki jemlje pozornost in čas od ključnih dejavnosti – tistih, ki dejansko prinašajo prihodke.

Tudi, ko so računi izdani, pa še vedno ni zagotovila, da bodo stranke zares plačale… kaj šele znotraj definiranih plačilnih rokov.

Marsikdo misli, da se problematika začne in konča z dejanjem izdaje računov. Resnica je bližja temu, da so stvari kljub vsemu še vedno v večjem delu v vaših rokah. Za večjo verjetnost pravočasno plačanih računov lahko namreč marsikaj naredite še pred njihovo izdajo, marsikaj pa tudi po tem, ko jih posredujete svojim strankam.

V nadaljevanju predstavljamo 9 nasvetov, ki vam lahko pomagajo pri zagotavljanju pravočasnih plačil vaših računov.

1. Izdaja računov naj bo prioriteta

Podjetja po vsej verjetnosti niste ustanovili zato, da bi izdajali račune in zato se na ta del pogosto pozabi, ali pa se kaj kmalu znajde med opravili z nizko prioriteto. Prej, ko boste račun poslali, prej bo plačan. Zato s pripravo računa ne odlašajte, ampak ga izstavite takoj po opravljeni storitvi oz. predaji izdelka. Izdan račun je namreč sestavni (in pričakovani) del vaše storitve ali izdelka. Kadar je mogoče, poskusite dogovoriti (vsaj delno) plačilo vnaprej.

V primeru, da delo oz. projekt traja dlje časa, račune izdajajte sproti. Stranke bodo bolj dovzetne za plačilo več manjših računov, kot pa enega velikega zneska ob zaključku projekta. Ob sprotnem izdajanju računov bo tudi manjši časovnih razmak med opravljenim delom in izdanim računom – na ta način pa delo tudi bolj sveže v strankinem spominu.

Večji kot je račun, kasneje bo plačan. In starejši kot je račun, manjša je verjetnost, da bo sploh poravnan.

2. Račune imejte dobro organizirane

Pogosto se bo podjetje, ki računa ni plačalo, na vaš opomnik odzvalo s komentarjem, da se je račun verjetno nekje izgubil – in če jim ga lahko posredujete še enkrat. To za vas ne sme biti nikakršen problem ali projekt, ki bi vam vzel več kot 20 sekund.

Račune imejte shranjene na enem mestu, oštevilčene oz. opremljene s podatki, ki vam bodo omogočali hitro iskanje.

3. Ne pozabite na manire

“Prosim” in “hvala” sta čarobni besedi tudi v poslu, ne zgolj, ko učite otroke bontona ob mizi. Vljudnost pomaga pri grajenju odnosa s kupci, dobri odnosi pa pogosto pomenijo tudi čiste račune med partnerji.

4. Pomemben je izgled računa

Profesionalen izgled računa povečuje kredibilnost vašega podjetja, posledično pa si lahko izborite višje mesto na seznamu prejetih računov pri stranki.

Poleg tega ima podoba izdanega računa še nekaj drugih prednosti in koristi – o tem smo pisali tukaj.

5. Uporabljajte namensko rešitev za izdajo računov

Word in Excel sta super orodji, a imata pomembne pomanjkljivosti, če jih želite uporabiti za izdajo računov. Hkrati pomenita, da dokument sicer lahko pripravite, vendar ga morate vseeno ročno številčiti, poslati, slediti plačila, posredovati v računovodski servis, itd. Hitreje pride tudi do napak, postopek priprave računa traja dlje (glej točko 1, posledično bo kasnejše tudi plačilo).

Pomembno je, da strankam karseda poenostavite postopek plačila. Ne obremenjujte jih z birokracijo, ampak jim omogočite, da vam plačajo na način, ki jim najbolj odgovarja. Brez nepotrebnih ovir in dodatnih korakov. Vsi podatki za izvedbo naj bodo lahko dostopni in jasni.

Čim manj omejujte tudi načine plačila – če bi stranka rada plačala preko PayPal, ji ponudite tudi to možnost. Tudi plačilo ob (visokih) stroških transakcije je boljše od neplačila.

6. Pošiljajte plačilne opomnike

Pomemben del procesa je pregled izdanih računov – kdo je plačal, kdo ni, in pošiljanje ustreznih opomnikov za plačila. Ali vam poslovna rešitev, ki jo uporabljate omogoča pošiljanje avtomatičnih obvestil? Kako pogosto jih pošiljate?

Eden izmed procesov, ki v praksi prinaša rezultate:

  • 3 dni po zapadlem računu: opomnik za plačilo,
  • 10 dni po zapadlem računu: 2. opomnik za plačilo,
  • 14 dni po zapadlem računu: klic,
  • 30 dni po zapadlem računu: predaja terjatve partnerskemu podjetju za izterjavo.

AccountingBox vključuje posebno funkcionalnost, ki omogoča avtomatično pošiljanje opozoril strankam določeno število dni po (ali pa pred) zapadlosti računov. Opozorilo vsebuje vse relevantne podatke (številka, znesek, datum), v prilogi pa vključuje tudi sam račun. Izgovora “računa nismo prejeli” torej ne boste več slišali.

Za še večjo učinkovitost lahko izkoristite tudi možnost obveščanja preko SMS, ki imajo (za razliko od elektronske pošte) več kot 95 % stopnjo prebranosti.

7. Jasno in opazno komunicirajte plačilne roke (in jih skrajšajte)

Marsikatero uspešno podjetje že na izdanem računu opozarja na stroške opomina oz. neplačanega računa. Nasploh je v vašem interesu, da (skupaj z računom) kupcu podate čim več informacij, ki jim bodo omogočile pravočasno plačilo. Če strankam ponudite možnost kasnejšega plačila, jo bodo izkoristile. Krajši rok pomeni, da bo račun plačan prej.

Uvedbe plačljivih opominov ali obresti se sicer razumljivo bojimo – neradi bi se stranki zamerili in si tako zmanjšali možnost za ponovno sodelovanje. A ob jasnih in vnaprej znanih pogojih je to povsem razumljiva poteza.

Še več, vaše podjetje v tem primeru lahko izpade bolj profesionalno. Niste dobrodelna ustanova, ampak morate zagotoviti svoje preživetje in kvaliteten nivo storitve tudi za ostale stranke. Če ste dogovorjeno storitev dobro in pravočasno opravili, si zaslužite tudi plačilo.

Računi, ki ob neplačilu prinašajo posledice, so plačani hitreje od tistih, ki jih ne. Na ta način si torej pri stranki zagotovite prioriteto pri plačilu – če ima pred seboj dva računa, med katerima en prinaša zamudne obresti, drugi pa ne, kateri bo plačan prej?

Vseeno pa pri zaračunavanju obresti ohranite nekaj čuta za situacijo in ne vztrajajte slepo pri plačilu.

8. Zaračunavajte vrednost, ne časa

Pred 100 leti se je nekdo odločil, da bo dal vrednost »uri«. To je bil gospod Reginald Heber Smith, ki je leta 1919 prvič vpeljal vrednotenje dela po urah. Če bi vam pradedek dal nasvet, kako voziti avto, ali bi ga jemali resno? Je vaša vrednost res zajeta zgolj in samo v obračunani vrednosti »ene ure«?

Zavedajte se svoje strokovnosti in vrednosti, ki jo imate za stranke. Zaračunate jo lahko ne glede na to, ali prodajate izdelke ali storitve. Če boste cenili svoje delo, ga bodo bolj spoštovale tudi stranke.

9. Bodite najglasnejši

Kruta realnost marsikaterega podjetja v prihodnosti bo, da sredstev pač ne bo dovolj za plačilo vseh računov. Prvi bodo na vrsto prišli najnujnejši stroški, šele nato se bo začel seznam ostalih dobaviteljev.

Vaš cilj je, da si na seznamu izborite čim višje mesto. To lahko dosežete na različne načine, tudi tako, da svoje stranke vztrajno opozarjate na zapadla plačila. Je pač tako, da si prednost pogosto izbori najglasnejši.


Upoštevanje zgornjih nasvetov, spoštljiv odnos in vljudnost bodo imeli več pozitivnih posledic, (med drugimi) lahko pričakujete tudi izboljšanje plačilne discipline kupcev. Manj skrbi za odprte terjatve pa pomeni, da se boste bolj osredotočili na tisto, kar je v vašem poslu res pomembno – opravljanju storitve oz. prodaji izdelkov.

Pri zagotavljanju pravočasnih plačil vam torej na marsikaterem področju lahko pomaga tudi sodobna rešitev za vodenje poslovanja. AccountingBox lahko brezplačno preizkusite s klikom na to povezavo.

Brezplačno preizkusite AccountingBox