4 najpogostejše napake pri digitalizaciji

Anže Računovodje

Naj roko dvigne tisti, ki je lani tak čas upal napovedati tovrsten razplet leta 2020. Veliko sprememb nas je doletelo, v vsakodnevnem življenju, pa tudi v poslu. In tudi računovodstvo se je znašlo pred številnimi izzivi – vlada je sprejemala pakete pomoči za podjetja, delila subvencije, podjetja pa so delavce pošiljala na čakanje. Ne bi pretiravali, če bi rekli, da ste računovodje dobesedno iz danes na jutri morali spreminjati pristope. Med vsem tem pa pravočasno in pravilno obračunati plače, upoštevati bolniške in odrejene karantene, ipd.

Morda nezavedno ste računovodje prevzemali vse več nalog in odgovornosti, predvsem v želji, da bi strankam karseda pomagali. Vse skupaj pa je spremljal tudi strah pred napakami (in inšpektorskimi pregledi) ter zahteve strank po informacijah – čeprav stvari zakonsko sploh še niso bile potrjene in sprejete.

Pospešene spremembe

Elektronsko poslovanje in izmenjava dokumentov še morda lani prepričala le najbolj napredno razmišljujoče podjetnike in računovodje, a letos je to realnost vseh nas. Nežen uvod in uvajanje strank na elektronsko delo, ki smo mu bili priča še pred kratkim, je zamenjal državni “ukaz” za delo od doma.

Če poskušamo poiskati pozitivne posledice novega koronavirusa – za optimizacijo in digitalizacijo poslovanja je naredil več, kot skoraj desetletje okroglih miz, konferenc, predavanj, člankov in knjig.

Poslanstvo računovodij

Poleg sledenja in beleženje zgodovine poslovanja je glavna (in pomembnejša?) naloga računovodstva tudi pomoč pri sprejemanju odločitev v prihodnosti. Tako predstavlja izredno pomembno podporno službo, ključno za uspeh podjetij.

Računovodje torej pomagate reševati težave in če se pojavi problem, boste svojo pozornost namenili temu. Da pa bi si lahko vzeli oz. privoščili čas za pomoč, pa morate imeti vzpostavljen sistem, ki take spremembe vzdrži – poraba časa mora biti torej učinkovita, kar pomeni, da je ne ovira investicija v rutinska in ponavljajoča opravila. Ta je namreč mogoče avtomatizirati.

Morda smo še pred kratkim mislili, da je bil največji šok, ki nas lahko doleti v računovodstvu, menjava valute v evro leta 2007. Pa se je izkazalo, da temu vseeno ni povsem tako. Zato ne ponovimo napake – prihodnosti morda ni mogoče napovedati, lahko pa se nanjo pripravimo.

Računovodja po COVID-19

Z avtomatizacijo računovodja nič ne izgubi, saj je še vedno v ospredju njegovo znanje, strokovnost, zanesljivost in prijaznost. Avtomatizacija zgolj zagotavlja čas, da vse to lažje pride do izraza.

Fokus na interne procese pa omogoča, da se ustrezno odzovemo na spremembe, ki se dogajajo izven naših podjetij.

Delo računovodij se (tudi po zaslugi s-strani-koronavirusa-pospešene digitalizacije) spreminja. Pretipkavanje računov v računovodski program je izguba časa in avtomatizacija, ki jo uporablja številna konkurenca, pomeni, da se razlike med računovodstvi na trgu zgolj povečujejo.

Tehnologija, ki to omogoča, je sicer že dlje časa na voljo, pravi razcvet pa doživlja prav letos ob “novi normalnosti”, v kateri smo se znašli. Dobrodošlo je tudi dejstvo, da ne zahteva drastičnih sprememb pri orodjih, ki jih uporabljate že danes.

Najpogostejše napake pri vpeljavi tehnologije v delovni proces

Marsikatero podjetje sicer sprejme idejo in razume nujnost sodobnih pristopov, a se v postopku uvedbe sreča s težavami, ki jih ne zna rešiti. Najpogostejše napake (računovodstev in ostalih podjetij) na tem področju so:

  1. Preveč in prehitro. Pri uvedbi tehnologije je potrebno pozornost nameniti tudi velikosti podjetja. In potem to dejstvo tudi upoštevati pri projektu. Enostavno se je namreč ujeti v past popolne prenove poslovanja, pri tem pa spregledati vse najboljše prakse in izkušnje, ki pričajo o pomembnosti postopnega pristopa in definiranja posameznih korakov do popolne digitalizacije.
  2. Premalo pozornosti pri izbiri partnerjev. Tudi najsodobnejša in najdražja tehnologija bo izgubila svojo vrednost, če vam pri uvedbi ne pomagajo pravi strokovnjaki, ki razumejo naravo vašega poslovanja. Strokovnjaki vas bodo znali opozoriti na napake, s svojimi izkušnjami pa predlagali tudi rešitve, na katere sicer sami ne bi pomislili.
  3. Zanemarjanje usposabljanja. Zakaj bi kupili najnovejši štedilnik za več tisoč evrov, če ga potem uporabljamo le zato, da zavremo vodo za kavo? Enako velja tudi pri uvedbi moderne tehnologije v poslovanje – če bomo znali uporabljati zgolj najosnovnejše funkcije, potem smo denar vrgli stran. Zato pri projektu ne spreglejte tudi izobraževanja, ki vam bo omogočilo napredno uporabo in še večje koristi.
  4. Le delna uporaba v praksi. Čeprav je to morda privlačna ideja, pa digitalizacije ni pametno omejevati zgolj na nekatera področja. Npr. računovodstvo posluje povsem brezpapirno, nabavna služba pa temu ni namenila nobene pozornosti. To namreč vodi v nepovezan in neoptimiziran delovni proces. Zato v projekt vključite vsa področja poslovanja – morda ne v prvi fazi, a vsekakor kot končni cilj.

Tudi v poslu obstaja “cepivo” za COVID-19

Pri svojem delu govorimo z računovodji v najrazličnejših situacijah in večini smo lahko pomagali pri optimizaciji delovnih procesov in dosegu večje učinkovitosti. Z veseljem si vzamemo čas, da se tudi z vami pogovorimo o specifikah vašega poslovanja in vaše poslovanje pripravimo na izzive, ki čakajo v prihodnosti. Izpolnite obrazec na tej povezavi in dogovorili se bomo za pogovor ali (online) srečanje.

Pa še to: V vsej norišnici, ki jo prinaša zaključek leta pa ne pozabite pozornosti nameniti tudi svojemu počutju, nivoju stresa in simptomih, ki jih ta lahko kaže. Vzemite si čas tudi za počitek, zadostno mero gibanja, zdravo prehrano, sončne žarke in svež zrak.

Vedno pomislite, če lahko na določeno situacijo vplivate. Če lahko, potem pač naredite, kar je v vaši moči. Če pa ne morete vplivati, pa situacijo sprejmite in se ji prilagodite. Je manj stresno, končni rezultat pa enak. Vzponi in padci so sestavni del življenja, v tako turbulentnih časih pa še toliko bolj pogosti. Dokler se poberemo večkrat, kot pademo, bo vse v redu.

Priporočeno branje

Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.

Brezplačen prenos dokumenta

Najnovejši prispevki