Za vedno se znebite papirologije

Anže Podjetja

Ne glede na vaš poklic – od gradbeništva do poslovnega svetovanja, trgovine ali zdravstva – vprašajte se: “Koliko časa porabim za aktivnosti, ki so moja primarna zadolžitev v primerjavi z administrativnim delom?”

Raziskave kažejo, da v povprečju le približno 45 % delovnega časa porabimo za naloge, s katerimi ustvarjamo dodano vrednost. Do 55 % časa pa porabimo za administracijo, elektronsko pošto, sestanke in ostale “kradljivce časa”.

Zmotno je pričakovati, da bomo lahko 100 % časa porabili za najpomembnejše naloge, a prvi koraki v to smer niso tako zahtevni, kot se morda zdi.

Presenečeni bi bili, če bi lahko opazovali učinke, ki jih ima poenostavitev dela s papirji. Ne le, da vpliva na motivacijo zaposlenih – samo pomislite, kako se počutite, ko vas čaka (vnovična) priprava določenega poročila ali pa izpolnjevanje potnih nalogov,… – prinaša tudi drastične časovne prihranke pri rutinskih administrativnih opravilih.

Pomislimo samo na nakaj nalog:

  • Izdaja računov: Koliko časa vam vzame, da pripravite nov račun? Ste eni izmed tistih, ki v ta namen še vedno uporablja Word ali Excel datoteke? Z uporabo preprostega sistema lahko račun izdate že v 30 sekundah. (Če s poslovanjem šele začenjate oz. izdate do 60 računov letno, je program AccountingBox za vas povsem brezplačen, brez omejitev funkcionalnosti. V primeru večjega števila izdanih računov pa se cena mesečnega najema prilagaja obsegu vašega poslovanja.)
  • Sprejemanje, potrjevanje in arhiviranje prejete pošte: Mora prejeti račun pred plačilom potrditi še tretja oseba v podjetju? Še vedno vodite knjigo pošte v dobesednem pomenu – kot fizično “knjigo” (ali mapo), ki jo prenašate po podjetju od osebe do osebe? Digitalna knjiga pošte vam zagotavlja 100 % sledljivost vhodnih dokumentov, (certificirano) potrjevanje in varen arhiv vse prejete dokumentacije.
  • Potni nalogi: Ste kdaj merili, koliko časa traja, da izpolnite en potni nalog? Včasih se zdi, da nam ta administracija vzame več časa, kot dejanska službena pot… Z uporabo sodobnih rešitev ta proces bistveno pohitrite, saj se lahko zanesete na avtomatski izračun dolžine poti, kilometrine, itd. (Tudi v brezplačnem paketu AccountingBox – Startup je izdelava do 30 potnih nalogov mesečno popolnoma brezplačna!)

Danes resnično ni več razlogov, da bi se utapljali v papirju. Čas, ki ga bi sicer namenili iskanju in urejanju papirne dokumentacije, lahko veliko koristneje porabite za pomembnejše naloge. Podjetje bo zato bolje poslovalo, hvaležne pa vam bodo tudi stranke.

Za vas smo pripravili preprost vodič s 7 koraki do uvedbe e-poslovanja v vaše podjetje. Hvaležni si boste, če o poenostavitvi dela s papirji začnete razmišljati že danes!

Prenesi vodič