Kako se spopasti s problemom, ki pesti 91,4 % podjetij?

Anže Podjetja

Slaba plačilna disciplina ni nič novega, s tem pojavom se srečuje praktično vsako podjetje. A ko naši računi niso plačani pravočasno, si težko pomagamo z dejstvom, da so tudi ostali v podobni situaciji oz. da se je kar 91,4 % podjetij v preteklem letu srečalo z zapoznelimi plačili računov. Naša skrb je zgolj, da bodo naši računi plačani pravočasno…

Za manjša podjetja je izdaja računov zamuden proces, ki jemlje pozornost in čas od ključnih dejavnosti – tistih, ki dejansko prinašajo prihodke.

Tudi, ko so računi dejansko izdani, pa še vedno ni zagotovila, da bodo stranke tudi zares plačale… kaj šele znotraj definiranih plačilnih rokov.

Marsikdo misli, da se problematika začne in konča z dejanjem izdaje računov. Resnica je bližja temu, da so stvari kljub vsemu še vedno v večjem delu v vaših rokah. Za večjo verjetnost pravočasno plačanih računov lahko namreč marsikaj naredite še pred njihovo izdajo, marsikaj pa tudi po tem, ko jih posredujete svojim strankam.

V nadaljevanju predstavljamo 8 nasvetov, ki vam lahko pomagajo pri zagotavljanju pravočasnih plačil vaših računov:

1. Izdaja računov naj bo prioriteta

Podjetja po vsej verjetnosti niste ustanovili zato, da bi izdajali račune in zato se na ta del pogosto pozabi, ali pa se kaj kmalu znajde med opravili z nizko prioriteto.

Prej, ko boste račun poslali, prej bo plačan. Zato s pripravo računa ne odlašajte, ampak ga izstavite takoj po opravljeni storitvi oz. predaji izdelka. Izdan račun je namreč sestavni (in pričakovani) del vaše storitve ali izdelka.

2. Račune imejte dobro organizirane

Pogosto se bo podjetje, ki računa ni plačalo, na vaš opomnik odzvalo s komentarjem, da se je račun verjetno nekje izgubil – in če jim ga lahko posredujete še enkrat. To za vas ne sme biti nikakršen problem ali projekt, ki bi vam vzel več kot 20 sekund.

Račune imejte shranjene na enem mestu, oštevilčene oz. opremljene s podatki, ki vam bodo omogočali hitro iskanje.

3. Ne pozabite na manire

“Prosim” in “hvala” sta čarobni besedi tudi v poslu, ne zgolj, ko učite otroke bontona ob mizi. Vljudnost pomaga pri grajenju odnosa s kupci, dobri odnosi pa pogosto pomenijo tudi čiste račune med partnerji.

4. Pomemben je izgled računa

Profesionalen izgled računa povečuje kredibilnost vašega podjetja, posledično pa si lahko izborite višje mesto na seznamu prejetih računov pri stranki.

Poleg tega ima podoba izdanega računa še nekaj drugih prednosti in koristi – o tem smo pisali tukaj.

5. Uporabljajte namensko rešitev za izdajo računov

Word in Excel sta super orodji, a imata pomembne pomanjkljivosti, če jih želite uporabiti za izdajo računov. Hkrati pomenita, da dokument sicer lahko pripravite, vendar ga morate vseeno ročno številčiti, poslati, slediti plačila, posredovati v računovodski servis, itd. Hitreje pride tudi do napak, postopek priprave računa traja dlje (glej točko 1, posledično bo kasnejše tudi plačilo).

Pomembno je tudi, da strankam karseda poenostavite postopek plačila. Ne obremenjujte jih z birokracijo, ampak jim omogočite, da vam plačajo na način, ki jim najbolj odgovarja.

6. Pošiljajte plačilne opomnike

Pomemben del procesa je pregled izdanih računov – kdo je plačal, kdo ni, in pošiljanje ustreznih opomnikov za plačila. Ali vam poslovna rešitev, ki jo uporabljate omogoča pošiljanje avtomatičnih obvestil? Kako pogosto jih pošiljate?

Eden izmed procesov, ki v praksi prinaša rezultate:

  • 3 dni po zapadlem računu: opomnik za plačilo,
  • 10 dni po zapadlem računu: 2. opomnik za plačilo,
  • 14 dni po zapadlem računu: klic,
  • 30 dni po zapadlem računu: predaja terjatve partnerskemu podjetju za izterjavo.

7. Jasno in opazno komunicirajte plačilne roke

Marsikatero uspešno podjetje že na izdanem računu opozarja na stroške opomina oz. neplačanega računa. Nasploh je v vašem interesu, da (skupaj z računom) kupcu podate čim več informacij, ki jim bodo omogočile pravočasno plačilo.

8. Zaračunavajte vrednost, ne časa

Pred 100 leti se je nekdo odločil, da bo dal vrednost »uri«. To je bil gospod Smith, ki je leta 1919 prvič vpeljal vrednotenje dela po urah. Če bi vam pradedek dal nasvet, kako voziti avto, ali bi ga jemali resno? Je vaša vrednost res zajeta zgolj in samo v obračunani vrednosti »ene ure«?

Zavedajte se svoje strokovnosti in vrednosti, ki jo imate za stranke. Zaračunate jo lahko ne glede na to, ali prodajate izdelke ali storitve. Če boste cenili svoje delo, ga bodo bolj spoštovale tudi stranke.

Upoštevanje zgornjih nasvetov, spoštljiv odnos in vljudnost bodo imeli več pozitivnih posledic, (med drugimi) lahko pričakujete tudi izboljšanje plačilne discipline kupcev. Manj skrbi za odprte terjatve pa pomeni, da se boste bolj osredotočili na tisto, kar je v vašem poslu res pomembno – opravljanju storitve oz. prodaji izdelkov.


Pripravili smo tudi kratek vodič, ki vam bo pomagal identificirati sanjske stranke – tako bo skrb za pravočasno plačane račune bistveno manj izrazita. Brazplačni dokument vsebuje nekaj konkretnih korakov, ki vam bodo pomagali oceniti obstoječe partnerje in praktične nasvete, s katerimi lahko najdete več idealnih strank.

Brezplačno prenesite dokument