A do Ž spletnega računovodstva

A kot Avtomatizacija

Je ena izmed glavnih posledic in koristi digitalizacije. Uporaba avtomatiziranih procesov se v praksi lahko pokaže kot prihranek časa, zmanjšanje števila napak, izboljšanje kvalitete storitve, izboljšan fokus in osredo- točenje na najpomembnejše dejavnosti, itd.

Povedano drugače – avtomatizacija omogoča odpravo večjega dela rutinskih opravil in povečanega zado- voljstva strank, saj se lahko osredotočite na opravila, ki imajo za njih največjo dodano vrednost. Vse skupaj pa torej vodi tudi do večjih prihodkov.

B kot Brezpapirno poslovanje

Papir že tisoče let služi kot medij za prenos podatkov. S pojavom interneta in možnosti digitalizacije, pa se papir ne izkaže več kot najučinkovitejše sredstvo. Z spremembo papirnih dokumentov v elektronsko obliko pridobimo na hitrosti, sledljivosti in varnosti pri delu z njimi.

Poleg tega pa elektronsko poslovanje pomeni tudi nezanemarljive prihranke, tako pri prejetih, kot tudi izdanih računih oz. dokumentih. O tem smo že pisali v prispevku Manj papirja, več denarja.

C kot Cena

Odločitev za računovodski program v oblaku ne predstavlja začetnega stroška nakupa licenc. V pri- meru nakupa aplikacij, ki jih namestite na računalnik, je najpogosteje govora o začetni investiciji od nekaj sto, pa do več tisoč evrov – ob predpostavki, da že imate kupljeno ustrezno strojno opremo. Dodatne stroške predstavljajo tudi nadgradnje in posodobitve računa-lniškega programa.

V primeru računovodskega programa v oblaku pa podobnih stroškov ni – plačujete zgolj mesečni najem aplikacije, ki pa že vključuje vse posodobitve in tehnično podporo. Zato so tovrstne rešitve najboljše v primeru, da z vodenjem računovodstva šele začenjate, ali pa če želite obstoječi program menjati, a ne želite investirati tisoče evrov za moderno rešitev.

Č kot Čas

Je najpomembnejša dobrina, česar se pogosto ne zavedamo. Vsi se pritožujemo, da ga imamo premalo, z njim pa ravnamo, kot da ga nikoli ne more zmanjkati.

A vedno znova nas strezni življenje, ko se zaradi pomanjkanja časa moramo odrekati stvarem, ki so nam pomembne. Kolikokrat smo zaradi službenih obveznosti, ki so se zavlekle v pozno popoldne, zamudili čas z družino?

Moderne rešitve (predvsem z avtomatizacijo) omogo-čajo ogromne prihranke časa, ki pa ga lahko porabite po želji – za prevzem večjega števila strank in povečanje prihodkov, izobraževanje, ali pa več časa z najbližjimi.

D kot Dodana vrednost

Podjetniki 21. stoletja se v marsičem razlikujejo od svojih starejših kolegov. V podjetniških vodah se pojavljajo milenijci, ki so odraščali s tehnologijo, internetom in takojšnim dostopom do želenih informacij.

Hitrost in dostopnost zahtevajo tudi v poslu. Za sprejemanje poslovnih odločitev potrebujejo ažurne informacije, zato od računovodskih servisov zahtevajo hitro odzivnost in sprotno delo. Vrednosti računovodstva ne vidijo v knjiženju poslovnih dogodkov, ampak iščejo uporabne nasvete in svetovanje. Hkrati tudi sami želijo vpogled v poslovne izkaze – kjerkoli in kadarkoli.

To je dodana vrednost, ki jo boste z uporabo računovodskega programa v oblaku svojim strankam lahko ponudili.

E kot Enostavna uporaba

Spletna tehnologija omogoča hitrejše nadgradnje. V večini primerov gre za nove funkcionalnosti ali spremembe v skladu z zakonodajo. Občasno pa lahko ponudniki aplikaciji tudi prilagodijo uporabniški vmesnik (glede na povratne informacije uporabnikov), kar še dodatno poenostavi delo z rešitvijo.
Hkrati pa rešitve spremljajo izčrpna navodila, pogosto tudi v obliki video posnetkov prikaza dela.

F kot Fleksibilnost

Izkoristite lahko neznanske sinergije, če s svojimi strankami uporabljate isto poslovno rešitev. V praksi to pomeni, da vse njihove izdane račune v sistemu vidite isti moment, kot jih je stranka izdala (torej ni treba, da vam jih ročno dostavljajo).

Večina računovodskih programov v oblaku ponuja različice tudi za vaše stranke – torej z moduli, ki jih potrebujejo (npr. izdaja računov, potni nalogi, davčna blagajna, ipd.). Proces dodajanja (ali odstranjevanja) strank je hiter in enostaven, kar pomeni da lahko z delom začnete takoj.

G kot Garancija

Poslovni model najema pomeni, da uporabnik ne kupi licenc, ampak mesečno plačuje “naročnino” (ki vključuje nadgradnje in tehnično podporo). Za uporabo torej ni potrebne večje začetne investicije.

Predstavljajte si, da ste za rešitev odšteli 2.000 €, vendar z njo po treh mesecih uporabe niste zadovoljni. Ker ste jo drago plačali, obstaja veliko večja verjetnost, da boste kljub nezadovoljstvu z uporabo vztrajali. Če pa bi se odločili za program v oblaku, bi v treh mesecih uporabe porabili približno 10x manj (!) denarja in posledično na rešitev ne bi bili tako vezani.

Na na način si uporabnik lahko bistveno zmanjša tveganje ob odločitvi za računovodski program oz. si vzpostavi garancijo, da bo ga bo iskanje prave rešitve stalo veliko manj.

H kot Hitrost

V primerjavi s spletnimi računovodskimi programi, so lahko tradicionalne rešitve veliko počasnejše. Z leti se namreč nabere velika količina podatkov, ki jih program težko (oz. počasi) obdeluje.

Računovodske rešitve v oblaku pa ponudniki pogosto optimizirajo, tako da je delo lahko hitrejše in nemoteno. Če ob vsakem kliku prihranite samo sekundo svojega časa, se tovrstnih sekundnih prihrankov v enem letu nabere ogromno in hitro lahko govorimo o celih dnevih prihranjenega časa.

I kot Informacije

Hiter in nemoten pretok informacij je v današnjih časih (ko govorimo o t.i. četrti industrijski revoluciji) bistvenega pomena.

Podjetja so primorana v sprejemanje hitrih in pomembnih odločitev, zato je ključnega pomena, da imajo pri tem na voljo vse informacije, ki so v danem trenutku dosegljive.

Točnost, ažurnost in hitrost so le nekatere od nujnih lastnosti informacij v 21. stoletju. Z uporabo najmodernejših računovodskih programov lahko zagotovite informirane poslovne odločitve za svoje podjetje in vaše stranke.

J kot Jasen pregled

Pogoj, da govorimo o “informaciji” je njena uporabnost (sicer govorimo zgolj o “podatku”). Zgolj dejstvo, da podatek nekje obstaja, še ne zagotavlja njegove uporabnosti. Pomembno je, da je informacija na voljo takrat, ko ga potrebujemo in da je ažurna – odločanje na podlagi zastarelih podatkov je lahko zelo nevarno.

Pri izbiri računovodskega programa torej nikar ne spreglejte pomembnosti (prednastavljenih in/ali prilagodljivih) poročil ter poslovnih kazalnikov. Slednji so na voljo že na sami delovni tabli, ki uporabnika pričaka ob prijavi. To pomeni, da ključne podatke (informacije!) vidi takoj, brez, da bi moral klikati po aplikaciji.

K kot Konkurenčnost

Znano je dejstvo, da je v Sloveniji na trgu veliko preveč računovodskih servisov (približno 3x toliko je ponu- dnikov, kot je povpraševanja). To pomeni, da se marsikateri servis v iskanju strank poslužuje nižanja cen – to pa posledično vpliva na celoten trg.

Da ponudnik ostane konkurenčen, se torej lahko posluži enake taktike (konkuriranja s cenami), ali pa svojo prednost išče drugje – npr. s strokovnostjo, sve- tovanjem, učinkovitosti, ipd.

Obilica dela računovodjem pogosto preprečuje, da bi konkurenčno prednost utemeljevali s poglobljenim svetovanjem. Rešitev je v optimizaciji delovnih proce- sov, ki se kaže v prihranku časa, posledično pa prilo-žnosti za izboljšanje konkurenčnosti na trgu.

L kot Likvidatura

Interno potrjevanje dokumentov (npr. prejetih računov) je pogosto eden glavnih razlogov, da le-ti v računovodstvo prispejo (pre)pozno. Moderne spletne rešitve s pomočjo digitalizacije omogočajo hitrejši in elegantnejši proces likvidature.

Dokument se pretvori v elektronsko obliko in potem kot tak potuje od enega do drugega potrjevalca (npr. od tajnice, preko vodje nabave, do direktorja). Ko je dokončno potrjen pa se v istem trenutku znajde pri računovodji, da ga lahko ustrezno obdela. Originalen papirnat dokument se v celem procesu ne premakne in odpade vsakršna bojazen, da bi se v določeni fazi založil.

M kot Mobilnost

Računovodje ste v svojem delu pogosto vezani na delovno mesto, saj številne naloge nastopijo v točno določenem obdobju v mesecu – obračun plač, oddaja DDV, ipd.

Tradicionalni računovodski programi imajo računovodje nameščene na računalnik, kar pomeni, da lahko delo opravljajo samo iz točno določene delovne postaje. Če ne govorimo o prenosniku, to pomeni, da je bistveno omejena tudi njihova mobilnost.

Z uporabo spletnih računovodskih programov pa za delo potrebujete zgolj uporabniško ime in geslo, do aplikacije in podatkov pa lahko dostopate od kjerkoli in s katere koli naprave. S tem se bistveno poveča tudi mobilnost računovodij, saj ni več potrebe, da so ves čas v pisarni, pač pa lahko kakšne nujne naloge opravijo tudi od doma ali celo z dopusta.

N kot Nišna usmerjenost

Najhitreje rastoča (in uspešna podjetja) svoje storitve oblikujejo na podlagi konkretnih in specifičnih potreb določenih strank. Pomislite – vsa nova podjetja so načeloma zelo nišno usmerjena. Splošni oz. širši trg poskušajo pokrivati zgolj uveljavljena in večja podjetja, ki si to lahko privoščijo.

Morda ste že ujeli angleško frazo: “The riches are in the niches” – bogastvo se skriva v tržnih nišah

O pomembnosti specializacije smo že pisali – gre za najpomembnejšo skrivnost uspešnih računovodskih servisov.

O kot Oblak

Tehnološki napredek je pogosto glavno gonilo sprememb. Obstajajo argumenti za trditev, da je pojav interneta povzročil največje spremembe, kar smo jih kadarkoli srečali. Omogoča takojšno izmenjavo informacij, ne glede na to, kje se nahajamo – in to ob nižjih stroških v primerjavi s starejšimi tehnologijami.

O tem kaj oblak sploh je, kakšne vrste oblakov poznamo, stroških in varnosti oblaka ter izbiri ponudnika si lahko preberete v dokumentu Vse o poslovanju v oblaku, ki smo ga pripravili za vas.

P kot Poročila

Ena pogostejših prošenj ali zahtev, s katerimi se srečujejo računovodje, so najrazličnejša poročila. Za svoje stranke (ali pa direktorje) pripravljajo Excelove tabele s pregledom obveznosti, odprtih terjatev, ipd.

Sodobne tehnologije lahko na tem področju pomagajo na več načinov – dostop do vseh informacij, izpisov in grafičnih prikazov omogočajo vsakomur, ki jih potrebuje (in ima ustrezna pooblastila) in to neposredno v sami rešitvi, brez prepisovanj in kopiranj. Lahko pa se oblikuje tudi avtomatizirano poročilo, ki podjetnika vsako jutro pričaka na elektronski pošti. Tako bo lahko sprejel bolj informirane odločitve, računovodja pa je prihranil na času in energiji, saj ni bilo potrebno (spet) pripravljati istega poslovnega poročila.

R kot Računovodstvo v 21. stoletju

Minili so časi, ko je bila glavna naloga računovodskih servisov knjigovodenje. Verjetno ste opazili, da danes podjetja zahtevajo mnogo več – še posebej, če so na začetku svoje poti. Mladi podjetniki in direktorji startup podjetij prepogosto računovodstvo vidijo zgolj kot nepotreben a nujen strošek…

A dobri računovodje vedo, da temu še zdaleč ni tako. Računovodstvo je eno pomembnejših področij, saj lahko v vsakem trenutku ugotovi “krvno sliko” podjetja, na podlagi preteklih rezultatov zagotovi informacije za sprejemanje boljših poslovnih odločitev ter z znanjem, izkušnjami in pravimi analizami celo pogleda v prihodnost.

S kot Sodelovanje

Dejstvo, da lahko tako podjetnik, kot tudi računovodja dostopata do iste baze podatkov (brez dvojnih evidenc in podvajanja) pomeni, da se izboljša njuna komu- nikacija – v vsakem trenutku namreč gledata iste podatke ali dokumente.

Čas torej lahko porabita za bolj poglobljene poslovne pogovore, ne zgolj usklajevanje podatkov. Na ta način gradita odnos, s poznavanjem strankinega razmi-šljanja, pristopov in poslovanja pa se povečuje dodana vrednost računovodje. Posledično je veliko manj pogovorov o ceni, saj stranka razume, da je računovodski servis več kot zgolj priprava bilance in arhiv dokumentov.

Š kot Štirje koraki

1. Vzemite račun, ki ga imate pri roki.
2. Slikajte ga s telefonom ali ga poskenirajte.
3. Sliko računa pošljite na e-naslov racun@accbox.net.
4. V nekaj trenutkih boste prejeli obvestilo o prejemu vašega dokumenta. Ko pa bo vaš račun uspešno zajet in obdelan pa še obvestilo s povezavo, kjer si boste dokument lahko ogledali.

T kot Transformacija

Če se ozremo čez mejo, lahko ugotovimo, da so očitno poslovnemu modelu, ki je zaračunaval porabljen čas, šteti dnevi. Vse več računovodskih servisov se odloča za zaračunavanje fiksne mesečne cene. Tudi pri nas. Raziskave trga v tujini so pokazale, da 58 % računovodskih servisov ocenjuje, da se jim s fiksnimi cenami povečuje ugled. V ZDA je imelo že leta 2012 kar 75 % računovodskih servisov fiksno ceno.

Čeprav na področju cene po sami definiciji obstaja konflikt interesov (stranka želi čim več za čim nižjo ceno, ponudnik pa želi zaračunati čim višjo ceno za čim manj vložka), lahko ugotovimo, da s fiksnim cenovnim modelom obstajajo določene koristi za obe strani – stranke ob fiksnih stroških lažje planirajo svoje stroške, računovodski servis pa prihodke. Še več, na ta način lahko prihranite tudi ogromno časa in denarja.

U kot Umetna inteligenca

Gre za vročo tematiko, s katero smo v stik v zadnjih letih prišli prav vsi. Na telefonih nas spremlja Siri ali Google Now, pozabljamo pa na pomembnost in koristnost umetne inteligence tudi v poslovnem življenju.

Z uporabo posebnih algoritmov lahko v poslovnih aplikacijah (tudi računovodskih programih) pridemo do optimizacije delovnih procesov in ogromnih prihrankov časa.

V AccountingBox-u se najnovejše tehnologije kažejo v storitvi DocumentBox, inteligentnem sistemu za zajem podatkov z dokumentov, in virtualnem robotu Zdenki, ki uporabnikom omogoča komunikacijo z aplikacijo v naravnem jeziku.

V kot Varnost

Ko je govora o spletnih rešitvah, je eden glavnih (a pogosto neizrečenih) pomislekov vezan na varnost podatkov, ki se hranijo o oblaku. O tem smo napisali že kar nekaj prispevkov in člankov. Nekatere izmed njih si lahko preberete tukaj:

• Vse o poslovanju v oblaku
• Kako vem, če je rešitev v oblaku prava zame?

Kratek povzetek: Uporaba spletnih tehnologij in rešitev v oblaku je bolj varno od alternativnih možnosti, poleg tega pa je tudi cenejše in bolj fleksibilno.

Z kot Zajem podatkov

Vsaka veriga je močna zgolj toliko, kot je močen njen najšibkejši člen. Enako velja tudi za poslovne procese. Tudi, če se odločite in implementirate povsem elektronsko poslovanje, boste določene dokumente še vedno prejemali v papirni obliki.

Če je brezpapirno poslovanje vaš cilj ali ne, je bistvenega pomena, da vsak dokument čim hitreje po tem, ko ga prejmete, spremenite v elektronsko obliko. Sodobne tehnologije (npr. DocumentBox, glej črko Š) omogočajo zajem podatkov z dokumentov in takojšen prenos v vaš računovodski program. Nič več pretipkavanja vsakega slehernega prejetega računa!

Ž kot Želja po napredku

Spreminjati se je težko. Od nas zahteva, da zapustimo cono udobja in se podamo na področja, ki nam niso znana, rezultati pa niso točno določeni. Kljub temu (oziroma ravno zaradi tega) ugotavljamo, da so najuspešnejši računovodski servisi prav tisti, ki z enim očesom vedno gledajo naprej – spremljajo trg, razmišljajo o potrebnih prilagoditvah, razvijajo svojo željo po napredku in izboljšavah.

Dejstvo je, da je v tem trenutku digitalizacija tisto področje, ki bo v naslednjih letih prineslo največ koristi. Zavračanje novega načina dela bo za marsikoga pomenilo soočanje s situacijo na trgu, kjer ne bo možnosti za zmago.

Zato menimo, da je še toliko bolj pomembno, da obstajajo možnosti in rešitve, ki omogočajo preprost prvi korak proti digitalizaciji.

Prvi korak proti uvedbi e-poslovanja lahko naredite že danes. V posebnem hitrem vodiču smo zbrali 7 korakov, ki vas bodo pripeljali do modernega načina poslovanja. Brezplačno ga lahko prenesete z izpolnitvijo spodnjega obrazca.