2 skriti oviri pri uvedbi e-poslovanja

Anže Podjetja

V zadnjem času se je bilo težko izogniti različnih konferenc, srečanj in poslovnih zajtrkov, kjer ne bi bilo govora o digitalizaciji.

Dejstvo je, da je digitalizacija nova realnost (poslovnega) sveta in ko premagamo morebiten začeten odpor do novega in neznanega (npr. »prezahtevno, da bi se tega lotili«, »ni časa za spremembe«, ali »vse je v redu tako kot je«), se lahko srečamo tudi s katero od ovir, o katerih se redkeje govori.

Zavemo se namreč, da digitalizacija poslovnih procesov vključuje tudi poslovne partnerje, torej dobavitelje in stranke.

Ker je relativno enostaven prvi korak k uvedbi e-poslovanja odprava papirnatih računov, se posvetimo obema vidikoma – prejetim in izdanim računom.

Pričakujete lahko predvsem dva izziva:

Strankam želimo začeti pošiljati e-račune, vendar nezanemarljiv del strank zahteva, da jim še naprej pošiljamo račune v papirnati obliki

Brez skrbi, najnaprednejši programi za izdajo računov omogočajo, da poslujete povsem elektronsko, stranke pa še vedno dobivajo račune v obliki, ki jo zahtevajo. Kako je to mogoče?

V aplikaciji lahko za vsakega od partnerjev določite obliko računa, ki naj se mu pošlje – e-račun, PDF, natisnjen račun, ipd. Ko boste za partnerja naslednjič želeli izdati fakturo, zgolj kliknete na gumb in poslala se bo oblika računa, ki ste mu jo določili. Če stranka torej želi račun v papirnati obliki, bo aplikacija račun posredovala v zunanjo storitev tiska, kuvertiranja in pošiljanja. Stranki bo ostalo veselje odpiranja kuverte, vi pa ste poslali papirnati račun – brez, da bi se sploh dotaknili lista papirja!

Celoten proces je zelo enostaven:

  1. Stranko vpišete v program (pri tem vam lahko pomaga tudi povezava z bazo javno dostopnih podatkov – večina polj se vam bo tako izpolnilo samodejno).
  2. V nastavitvah za stranko izberete preferenčni način prejema računa.
  3. Od sedaj naprej pa lahko kadarkoli račun izdate z enim samim klikom, brez, da bi se obremenjevali, če bo račun izdan na način, ki ga posamezna stranka zahteva.

Nekatere od koristi, ki jih lahko pričakujete, so:

  • prihranki, saj se znebite določenih materialnih stroškov (nakup papirja, kuvert, znamk in ostalega pisarniškega materiala) in stroškov dela (čas, ki bi ga porabili za kuvertiranje),
  • ugodili boste zahtevi stranke in tako investirali v boljši in dolgoročnejši odnos,
  • prihranjen čas boste lahko uporabili za aktivnosti, ki prinašajo večjo dodano vrednost (iskanje novih strank, pripravo ponudb, ipd.),
  • imeli boste skrb manj, saj bo za izdajo računov v pravi obliki poskrbela avtomatizacija,
  • porabili boste manj papirja in tako poslovali bolj zeleno.

Kako preprosta je lahko izdaja računa si poglejte v tem kratkem videu.

Dobavitelji nam še vedno pošiljajo papirnate račune

Na določene vidike posla pač ne moremo vplivati in način poslovanja dobaviteljev je pogosto eden izmed njih. Tudi v primeru, da vaše prošnje po prejemanju računov v elektronski obliki ne padejo na plodna tla, situacija še ni izgubljena.

Vse prejete račune namreč lahko skenirate (ali slikate s telefonom) in jih posredujete na določen elektronski naslov. In s tem je vaše delo končano! Računi se bodo avtomatično zavedli v knjigo prejete pošte (kjer jih lahko pregledajo in odobrijo različne osebe v podjetju), se shranili v varen elektronski arhiv, hkrati pa jih bo v svoj program dobil tudi vaš računovodja.

Tudi v tem primeru boste deležni številnih koristi:

  • vsa dokumentacija v podjetju bo na enem mestu in na voljo vsem pooblaščenim osebam,
  • dokumenti bodo vedno na voljo za pregled, ne glede na to kdaj in kje se potreba pojavi,
  • zagotovite sledljivost dokumentov, ki se v podjetju nikoli več ne bodo založili oz. izgubili,
  • odpravite potrebo po ročni dostavi računov v računovodski servis,
  • takojšnja predaja dokumentov računovodji pomeni, da bodo veliko bolj ažurne tudi informacije in poročila o poslovanju podjetja.

Vidimo torej, da argumentov proti uvedbi e-poslovanja hitro zmanjka. Če vas zanima, kako proces izgleda v praksi in kakšen prvi korak vam predlagamo, nam lahko pišete na info@accbox.net ali pa si preko obrazca rezervirate termin za pogovor ob kavi.

Dogovorimo termin srečanja